В современной России процесс оформления трудовых отношений претерпел значительные изменения с введением электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако вопрос передачи этого важного документа работодателю остается актуальным для миллионов граждан. В этой статье мы подробно разберем, как правильно передать сведения о трудовой деятельности новому работодателю, в чем разница между бумажным и электронным форматами, и какие юридические нюансы необходимо учитывать обеим сторонам трудового договора.
Электронная трудовая книжка: как передать данные работодателю
С 1 января 2020 года в России действует формат электронной трудовой книжки. Это обеспечивает постоянный и удобный доступ работников к информации о стаже, а работодателям, быстрый способ получения достоверных данных. Если вы перешли на ЭТК или ваш стаж ведется только в электронном виде, процедура передачи информации максимально упрощена.
Для передачи электронного варианта трудовой книжки новому работодателю достаточно выполнить два простых действия:
- Получить выписку. Зайдите в личный кабинет на портале «Госуслуги» или в приложение Пенсионного фонда России (СФР) и закажите выписку о трудовой деятельности (форма СТД-Р или СТД-СФР).
- Направить документ. Скачайте полученный файл (обычно в формате PDF) и отправьте его работодателю любым удобным способом: по электронной почте, через мессенджер или распечатайте для личного вручения.
Важно помнить: при поступлении на работу работник обязан предоставить работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен нее (ч. 3 ст. 66.1 ТК РФ). В случае с ЭТК физическая передача бланка не требуется, так как данные хранятся в государственной информационной системе.
Бумажная трудовая книжка: правила передачи при приеме на работу
Для работников, сохранивших бумажную трудовую книжку (например, тех, кто впервые устроился на работу до 2021 года и не подал заявления о переходе на ЭТК), процедура остается традиционной, но требует внимательности.
Основные шаги передачи:
- Личное вручение. Работник передает оригинал бумажной трудовой книжки в отдел кадров или непосредственному руководителю в день приема на работу или в срок, установленный внутренними правилами компании (обычно в течение первых дней).
- Фиксация факта передачи. Трудовая книжка не просто передается работнику или работодателю — о такой передаче обязательно должны остаться документальные доказательства. Обычно факт приема книжки фиксируется в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
- Ответственность работодателя. После получения документа организация несет полную ответственность за его сохранность. Ваша организация не вправе передавать трудовую книжку работника иным работодателям без официального оформления перевода или увольнения.
Если работник ранее выбрал бумажный формат, но решил перейти на электронный, он должен обратиться к работодателю с письменным заявлением (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от № 439-ФЗ). После этого бумажная книжка выдается работнику на руки, а дальнейшее ведение стажа происходит только в электронном виде.
Передача трудовых книжек внутри организации: Акт приема-передачи
Отдельного внимания заслуживает ситуация, когда меняется ответственное лицо за ведение трудовых книжек внутри самой компании (например, увольняется кадровик или главный бухгалтер). В этом случае составляется Акт о передаче трудовых книжек.
Акт — это протокол, которым фиксируется факт перехода бланков строгой отчетности из-под ответственности одного сотрудника к другому. Содержание таких бумаг разнообразно и зависит от ситуации, но в любом случае оформляются они обязательно.
Что должно быть в Акте:
- Дата и место составления.
- Состав комиссии или список присутствующих.
- Полный перечень передаваемых документов с указанием количества.
- Отметка о фактическом наличии каждой книжки.
- Подписи сдающей и принимающей стороны.
При смене ответственного трудовые книжки и вкладыши передаются строго по акту приема-передачи. Это защищает компанию от претензий в случае утери документов.
Что делать, если трудовая книжка не была получена или утеряна?
Жизненные ситуации бывают разными. Рассмотрим два распространенных сценария:
Сценарий А: Работник не забрал книжку при увольнении
Если работник не получил трудовую книжку после увольнения, он имеет право обратиться к бывшему работодателю с письменным заявлением. Работодатель обязан выдать документ не позднее трех рабочих дней со дня обращения. Также работодатель может направить работнику письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
Сценарий Б: Утеря документа или отсутствие записей
Если трудовая книжка утеряна или записи в ней отсутствуют, подтвердить трудовой стаж можно другими документами:
- Трудовые договоры с предыдущими местами работы.
- Справки, выданные сотрудниками на предыдущих местах работы (о периоде работы и должности).
- Выписки из приказов о приеме и увольнении.
- Архивные справки.
Преимущества электронного формата и советы работникам
Переход на электронные трудовые книжки вызывает массу вопросов, но дает очевидные преимущества:
- Безопасность: Невозможно потерять или испортить документ.
- Доступность: Проверить записи можно в любое время через Госуслуги.
- Скорость: Не нужно носить бумажный оригинал с собой или отправлять почтой при устройстве на удаленную работу.
Совет эксперта: Работникам имеет смысл периодически брать выписку из ЭТК и проверять, какие именно сведения передают в СФР работодатели. Это поможет вовремя обнаружить и исправить возможные ошибки в стаже.
Передача трудовой книжки работодателю — ключевой этап начала трудовых отношений. Будь то физическая передача бумажного бланка с фиксацией в журнале или отправка цифровой выписки через интернет, главное, соблюдать законодательные нормы. Помните, что с 2021 года при приеме на работу новых специалистов кадры заводят только электронные трудовые книжки, однако право на бумажный вариант у многих граждан сохранено. Внимательное отношение к оформлению документов защитит ваш трудовой стаж и права в будущем.