Трудовая книжка — главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. В процессе трудовых отношений часто возникает необходимость передать‚ переправить или выдать этот документ работнику. Это может быть связано с увольнением‚ переходом на электронный формат (ЭТК) или восстановлением утерянного бланка. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно переправить трудовую книжку‚ какие существуют законные способы передачи и как оформить переход на электронный формат.

Способы переправки трудовой книжки

Само понятие «переправить» трудовую книжку подразумевает ее передачу от работодателя к работнику или от одного работодателя к другому. Согласно трудовому законодательству‚ существуют строгие правила выдачи этого документа.

Выдача на руки при увольнении

При увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику на руки в день увольнения (в последний рабочий день). В графе «Подпись владельца» ставится подпись сотрудника‚ подтверждающая получение документа.

Отправка по почте

Если работник отсутствует на рабочем месте в день увольнения или отказывается забрать документ‚ работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте. Переправка документа почтой допускается только с письменного согласия работника. В противном случае пересылка запрещена.

Выдача при переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 1 января 2020 года у граждан появилось право перейти на электронные трудовые книжки. При подаче заявления о таком переходе бумажный бланк выдается сотруднику на руки. Очень важно напомнить работнику‚ чтобы в своем заявлении он обязательно отразил просьбу о выдаче на руки бумажной трудовой книжки. После этого работодатель освобождается от ответственности за ее хранение.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Электронная трудовая книжка (официально — Сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ) стала полноценной альтернативой бумажному формату. Работодатели обязаны вести ЭТК вне зависимости от того‚ есть у сотрудника бумажная версия или нет.

Как оформить переход на ЭТК

Перейти на электронную трудовую книжку работник вправе в любой момент‚ в т.ч. и при приеме на работу в новую компанию. Правила оформления не изменились с 2020 года. Главное для работодателя — соблюсти нужную последовательность действий:

• Получение заявления: Работник пишет заявление с просьбой перейти на ЭТК и выдать бумажный бланк на руки.
• Внесение записи: В бумажную трудовую книжку вносится соответствующая запись о подаче заявления (согласно правилам‚ утвержденным Минтруда).
• Выдача документа: Заполненная бумажная книжка переправляется (выдается) работнику под роспись.
• Передача данных в СФР (бывший ПФР): Работодатель обязан предоставлять данные о трудовой деятельности (прием‚ перевод‚ увольнение) в Социальный фонд России.

Закон не устанавливает жестких требований к срокам подачи заявления и начала ведения книжки в электронном формате‚ но для удобства ведения учета и по согласованию с работником рекомендуется отнести указанный срок к началу соответствующего отчетного периода.

Можно ли вернуться к бумажной трудовой?

Да‚ законодательство (в т.ч. актуальные нормы 2026 года) позволяет работнику перейти обратно с электронной трудовой книжки на бумажную. Для этого сотруднику необходимо подать соответствующее заявление работодателю. Работник также имеет право в любой момент запросить выписку из ЭТК у работодателя‚ в МФЦ‚ в СФР или через портал Госуслуг.

Как восстановить или переправить утерянную трудовую книжку

Часто необходимость «переправить» или восстановить документ возникает при его утере. Здесь важно знать новые правила.

Нельзя просто завести новую!

Обратите внимание: сейчас невозможно просто завести новую трудовую книжку вместо утерянной. Даже если сотрудник устраивается на новое место и говорит‚ что книжка потеряна‚ оформить можно только дубликат и только при наличии подтверждающих документов. Это жестко установлено Приказом Минтруда № 320н.

Пошаговая инструкция по восстановлению:

1. Определение виновника утери: Если книжку потерял работодатель‚ он обязан сам восстановить документ за свой счет. Если работник — он берет это на себя.
2. Сбор подтверждающих документов: Необходимо собрать справки с предыдущих мест работы‚ выписки из архивов‚ договоры‚ приказы и ведомости о зарплате.
3. Запрос в СФР (ПФР) и Госуслуги: Поскольку с 2020 года работодатели подают отчеты в электронном виде‚ часть стажа уже хранится в базе Социального фонда. Выписку оттуда можно использовать для подтверждения стажа.
4. Оформление дубликата: На последнем месте работы на основании собранных документов оформляется дубликат трудовой книжки.

Процесс передачи или переправки трудовой книжки требует строгого соблюдения Трудового кодекса РФ. Будь то выдача документа при увольнении‚ отправка по почте с согласия работника или переход на электронный формат (ЭТК), каждый шаг должен быть документально подтвержден. А в случае утери документа помните: закон разрешает оформить только дубликат на основании подтверждающих документов‚ и никак не чистый новый бланк;