С 2025 года в России действует обязательный переход всех трудовых книжек в электронный формат. Это значит, что бумажную книгу в дальнейшем использовать нельзя – все сведения о трудовой деятельности будут храниться в электронном реестре Пенсионного фонда РФ (ПФР). Ниже вы найдёте подробную пошаговую инструкцию, как самостоятельно оформить перевод и где можно просмотреть электронную трудовую книжку.

Правовые основания перехода

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ – «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
• Федеральный закон № 436-ФЗ – «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и в Федеральный закон «О социальном страховании на случай временной нетрудоспособности»».
• Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, все работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде и передавать их в Социальный фонд России (СФР).

Переход на электронный формат необратим – после его завершения вернуть данные в бумажный вид невозможно.

Кто и как должен перевести трудовую книжку

Перевод осуществляется совместно работником и работодателем. Работодатель подаёт форму ЕФС‑1 (электронная форма сведений о трудовой деятельности) в ПФР, а работник подтверждает согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде через портал Госуслуги.

В 2025 году уже переведено более 24 млн работников. Это подтверждает, что система полностью функционирует и доступна каждому гражданину.

Как перевести трудовую книжку через портал Госуслуги

Подготовка

• Наличие учётной записи в системе Госуслуг (логин и пароль).
• Подтверждение статуса работника (обычно это автоматически определяется системой по данным ПФР).
• Согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде – это обязательный пункт, который необходимо подтвердить в личном кабинете.

Пошаговая инструкция

1. Перейдите на сайт Госуслуги и авторизуйтесь по своей учётной записи.
2. В главном меню выберите раздел «Электронные услуги и сервисы».
3. Найдите и кликните по пункту «Электронная трудовая книжка».
4. На открывшейся странице нажмите кнопку «Запросить перевод трудовой книжки в электронный вид».
5. Заполните форму, подтвердив согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде. При необходимости приложите копию паспорта (если система запросит).
6. Нажмите кнопку «Отправить». Система автоматически передаст запрос работодателю.
7. Ожидайте подтверждения от работодателя. После того как работодатель отправит форму ЕФС‑1 в ПФР, данные появятся в вашем личном кабинете.
8. Вы получите уведомление о завершении процесса и сможете просмотреть электронную трудовую книжку в разделе «Моя электронная трудовая книжка».

Что делать, если работодатель не отправил данные

• Свяжитесь с работодателем и уточните статус отправки формы ЕФС‑1.
• Если работодатель не реагирует, обратитесь в ПФР через форму «Обратная связь» или в МФЦ/СФР.
• В крайнем случае можно подать письменное заявление в ПФР о необходимости внесения сведений.

Где посмотреть и скачать электронную трудовую книжку

• Через портал Госуслуги: в личном кабинете, раздел «Электронная трудовая книжка».
• На сайте ПФР – в личном кабинете гражданина.
• В МФЦ/СФР – можно запросить выписку в бумажном виде, если это необходимо.
• В 2025 году сотрудник может получить выписку из ЭТК разными способами: запросить у работодателя, скачать с Госуслуг, обратиться в МФЦ/СФР.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода?

Нет, после перехода на электронный формат возвращение к бумажной версии невозможно.

Кто несёт ответственность за корректность данных?

Ответственность за точность сведений лежит на работодателе, который обязан своевременно обновлять данные в ПФР.

Что делать, если данные в электронной трудовой книжке неверны?

Обратитесь к работодателю для корректировки. Если работодатель не реагирует, подайте письменное заявление в ПФР.

Нужна ли квалифицированная электронная подпись для перевода?

Для работника это не требуется – согласие подтверждается в личном кабинете. Работодатель же использует квалифицированную подпись при передаче данных в ПФР.

Сколько времени занимает процесс перевода?

Время зависит от работы работодателя. Обычно процесс завершается в течение 1–2 недель после отправки формы ЕФС‑1.

Переход на электронную трудовую книжку – важный шаг к цифровизации кадровой документации. Он обеспечивает более быстрый доступ к сведениям о трудовой деятельности, упрощает проверку работодателями и государственными органами, а также снижает риск потери или повреждения бумажных документов.

Для успешного завершения процесса убедитесь, что:

• У вас есть учётная запись в системе Госуслуг.
• Вы дали согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде.
• Ваш работодатель своевременно отправил форму ЕФС‑1 в ПФР.

После выполнения всех шагов вы сможете в любой момент просмотреть свою электронную трудовую книжку в личном кабинете на портале Госуслуги, а также скачать выписку в электронном формате.

Если возникнут вопросы, не стесняйтесь обращаться в службу поддержки Госуслуг или в ПФР – они всегда готовы помочь.