Смерть работника – это трагическое событие, которое влечёт за собой не только эмоциональные, но и юридические последствия. Одним из обязательных действий работодателя является оформление и выдача трудовой книжки (ТК) умершего сотрудника. Ниже представлена пошаговая инструкция, нормативные основания, необходимые документы и образцы форм, которые помогут корректно выполнить эту процедуру.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ, ст. 83 – прекращение трудового договора в связи со смертью работника.
- Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» – требования к хранению и выдаче трудовых книжек.
- Приказ Минтруда России от № 69 – порядок ведения и хранения трудовых книжек.
- Постановление Правительства РФ от № 1245 – о порядке выдачи документов, подтверждающих трудовую деятельность, родственникам умершего работника.
Кто имеет право получить трудовую книжку умершего сотрудника
Согласно законодательству, трудовая книжка выдаётся:
- Ближайшим родственникам (супруг/супруга, родители, дети, братья и сёстры) умершего работника.
- Уполномоченному представителю родственника (например, нотариус, адвокат) при наличии доверенности.
- Наследникам в случае отсутствия близких родственников – по решению суда или нотариуса.
Если родственников нет, трудовая книжка остаётся у работодателя и хранится в личном деле сотрудника в течение 75 лет (по правилам хранения документов о трудовой деятельности).
Пошаговая процедура выдачи трудовой книжки
Шаг 1. Получение документов, подтверждающих смерть
- Свидетельство о смерти (оригинал или заверенная копия).
- При необходимости – справка из ЗАГСа о факте смерти (если свидетельство ещё не выдано).
Шаг 2. Издание приказа об увольнении в связи со смертью
Приказ оформляется по форме Т-8 (или аналогичной внутренней формы) с указанием:
- Дата смерти (по свидетельству о смерти).
- Основание – п. 6 ст. 83 ТК РФ.
- ФИО сотрудника, его должность, подразделение.
Приказ подписывается руководителем организации и утверждается кадровой службой.
Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку
В разделе «Сведения о работе» делается запись:
Графа 1: порядковый номер записи (последний номер + 1); Графа 2: дата прекращения трудового договора (дата смерти); Графа 3: сведения о работе – «Работа прекращена в связи со смертью работника»; Графа 4: основание – п. 6 ст. 83 ТК РФ, № и дата приказа об увольнении; Графа 5: подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации.
Шаг 4; Подготовка документов для выдачи
- Заявление родственника о выдаче трудовой книжки (образец см. ниже).
- Расписка в получении трудовой книжки (подписывается получателем).
- Копия свидетельства о смерти (прикладывается к заявлению);
- При необходимости – доверенность на представителя.
Шаг 5. Выдача трудовой книжки
Трудовая книжка выдаётся:
- Под расписку – если родственник лично присутствует в отделе кадров.
- По почте – заказным письмом с описью вложения и уведомлением о получении (по письменному заявлению родственника).
Шаг 6. Хранение копий и отчётность
После выдачи:
- Сделать копию трудовой книжки и хранить её в личном деле сотрудника (с отметкой «Выдана родственнику …»).
- Внести запись в журнал движения трудовых книжек (если такой ведётся).
- Сохранить копию заявления, расписки и свидетельства о смерти в течение 5 лет (по правилам хранения кадровых документов).
Образцы документов
Образец заявления родственника о выдаче трудовой книжки
Заявление на выдачу трудовой книжки умершего работника Я, ФИО заявителя, residing at адрес, являюсь отношение к умершему (супруг/супруга, ребёнок, родитель и т.д.) умершего ФИО сотрудника, работавшего в вашей организации на должности должность с дата приёма по дата смерти. Прошу выдать мне трудовую книжку указанного сотрудника для получения пособия по случаю потери кормильца и оформления наследства. Прилагаю: Копию свидетельства о смерти № __________ от «___» __________ 20__ г.; Копию моего паспорта (страницы с ФИО, пропиской); Доверенность (если заявление подаёт представитель). Дата __________ Подпись ________________
Образец расписки в получении трудовой книжки
Расписка в получении трудовой книжки Я, нижеподписавшийся(ая) ФИО получателя, паспорт № __________ выдан «___» __________ 20__ г. Кем __________, проживающий(ая) по адресу: адрес, подтверждаю, что получил(а) трудовую книжку умершего работника ФИО сотрудника (должность __________) от организации Название организации в количестве одного экземпляра. Дата получения: «___» __________ 20__ г. Подпись ________________
Пример записи в трудовой книжке о прекращении трудового договора
Графа 1: 45 Графа 2: Графа 3: Работа прекращена в связи со смертью работника Графа 4: Пункт 6 статьи 83 ТК РФ, приказ № 123 от Графа 5: ___________________ М.П.
Что делать, если родственники не обратились за трудовой книжкой
В случае, когда:
- Родственников нет или они неизвестны;
- Родственники не явились за документом в течение установленного срока (обычно 30 дней с момента получения уведомления).
Трудовая книжка остаётся у работодателя и хранится в личном деле сотрудника. При необходимости (например, для подтверждения стажа при оформлении пенсии наследниками) можно выдать дубликат трудовой книжки по запросу нотариуса или суда, приложив:
- Копию приказа об увольнении;
- Копию записи в трудовой книжке;
- Свидетельство о смерти;
- Запрос нотариуса/суда.
Полезные советы и часто задаваемые вопросы
Нужно ли заверять копию трудовой книжки?
Да, если копия передаётся третьим лицам (нотариус, ПФР, суд). Заверение делается подписью уполномоченного лица и печатью организации.
Можно ли отправить трудовую книжку электронной почтой?
Нет. Трудовая книжка является документом строгой отчётности и может быть передана только в бумажном виде под расписку или заказным письмом.
Какой срок хранения трудовой книжки у работодателя после выдачи?
После выдачи оригинала у работодателя хранится копия трудовой книжки в течение 75 лет (с даты последней записи).
Что делать, если в трудовой книжке есть ошибки?
Перед выдачей необходимо исправить ошибки согласно инструкции по ведению трудовых книжек (зачёркивание неверной записи, внесение правильной, подпись и печать).
Нужно ли уведомлять Пенсионный фонд о смерти работника?
Да. Работодатель обязан в течение трёх рабочих дней направить в ПФР сведения о смерти работника (форма СЗВ-М или через личный кабинет работодателя).
Выдача трудовой книжки умершего сотрудника – это строго регламентированная процедура, требующая внимательного соблюдения законодательных норм и внутренних регламентов организации. Следуя представленной пошаговой инструкции, используя предложенные образцы заявления и расписки, а также храня все подтверждающие документы, вы обеспечите законность действий работодателя и облегчите процесс получения необходимых выплат и оформления наследства родственниками покойного.
Помните, что главное – своевременно получить свидетельство о смерти, оформить приказ об увольнении, внести корректную запись в трудовую книжку и выдать документ только тем лицам, которые имеют на это законное право (близкие родственники или их уполномоченные представители). При возникновении сомнений всегда целесообразно проконсультироваться с юристом или специалистом по кадровому делопроизводству.