С 1 января 2021 года в России начался переходный период на обязательное ведение электронных трудовых книжек (ЭТК)․ С 1 января 2026 года этот период завершится, и бумажные трудовые книжки будут полностью заменены электронными․ Это означает, что уже сейчас каждому работнику важно понимать, как правильно оформить переход на цифровой формат, особенно с помощью удобных сервисов, таких как СБИС․
В этой статье мы подробно разберем, что такое заявление на ЭТК, как его правильно подать через систему СБИС, какие нюансы нужно учесть и что происходит после оформления․
Что такое заявление на электронную трудовую книжку?
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку — это официальный документ, который сотрудник подает работодателю для отказа от бумажного носителя и перехода на хранение всех сведений о трудовой деятельности в цифровом виде в Социальном фонде России (СФР, ранее ПФР)․
Важно помнить:
- Подать заявление можно в любой момент, даже если ранее вы выбрали бумажную книжку․
- Заявление требуется не только для перехода, но и для получения выписки (формы СТД-Р) из ЭТК или исправления ошибок в ней․
- После подачи заявления работодатель обязан выдать вам на руки имеющуюся бумажную трудовую книжку (если она была) и прекратить ее ведение․
Почему именно СБИС? Преимущества подачи через систему
СБИС, это популярная российская система, которая предоставляет услуги для бизнеса и граждан․ Подача заявления через нее имеет ряд преимуществ:
- Удобство и скорость․ Не нужно идти в отдел кадров, заполнять бумажный бланк вручную․ Все делается онлайн в несколько кликов․
- Надежность и юридическая сила․ Заявление, отправленное через защищенный канал СБИС, имеет ту же силу, что и handwritten подпись на бумаге․
- Интеграция с 1С․ Для компаний, использующих 1С:Бухгалтерию, заявление автоматически попадает в карточку сотрудника, что упрощает работу кадровиков․
- Хранение истории․ В личном кабинете СБИС сохраняется копия поданного заявления․
Пошаговая инструкция: как подать заявление через СБИС (для сотрудника)
Если ваша компания использует СБИС, процесс выглядит следующим образом:
Шаг 1: Вход в личный кабинет СБИС
Авторизуйтесь в системе СБИС (как через веб-интерфейс, так и через мобильное приложение)․ Вам понадобятся логин и пароль, которые обычно предоставляет работодатель или бухгалтерия․
Шаг 2: Нахождение раздела для подачи заявления
В главном меню найдите раздел, который может называться по-разному в зависимости от версии интерфейса:
- «Задачи» или «Мои задачи»․
- В списке задач найдите задачу, связанную с «переходом на электронную трудовую книжку» или «Электронная трудовая книжка»․
- Нажмите на нее для перехода․
Шаг 3: Заполнение заявления
Откроется форма заявления․ Обычно она уже содержит ваши персональные данные (ФИО, СНИЛС), которые подтянулись из карточки сотрудника․ Вам необходимо:
- Внимательно проверить все данные на точность․
- В соответствующем поле (часто это галочка или выбор из списка) указать, что вы согласны на переход на ЭТК․
- Указать дату составления заявления (система может проставить ее автоматически)․
- Поставить электронную подпись (если она у вас настроена в СБИС) или использовать другой предусмотренный способ подтверждения․
Шаг 4: Отправка заявления
После заполнения нажмите кнопку «Отправить» или «Подписать и отправить»․ Заявление будет направлено вашему работодателю (в отдел кадров/бухгалтерию) через защищенный канал СБИС․
Шаг 5: Подтверждение
В вашем личном кабинете в разделе «Исходящие» или «История задач» появится запись об отправленном заявлении и его статусе (например, «На рассмотрении», «Принято»)․
Что происходит после подачи заявления?
После того как работодатель получит ваше заявление через СБИС, он обязан выполнить ряд действий:
- Внести запись в вашу ЭТК в СФР о том, что вы перешли на электронный формат․
- Выдать вам на руки вашу старую бумажную трудовую книжку (если она у вас была) с отметкой о прекращении ее ведения․
- Освободиться от ответственности за хранение и ведение вашей трудовой книжки․ С этого момента вся информация будет храниться только в ЭТК в СФР․
Вы, в свою очередь, можете в любой момент проверить свою ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг (требуется подтвержденная учетная запись) или через сервисы СБИС, если они интегрированы․
Частые вопросы и важные нюансы
Можно ли одновременно иметь и бумажную, и электронную книжку?
Нет․ После подачи заявления о переходе на ЭТК ведение бумажной книжки прекращается․ Однако до момента подачи заявления у вас может быть только бумажный вариант․ Одновременное хранение двух версий не предусмотрено․
Что, если я уволился, а у меня осталась бумажная книжка?
Если вы уволились до 2026 года и у вас есть бумажная книжка с записями, вы можете подать заявление через нового работодателя (если он использует СБИС) или напрямую в СФР для переноса данных в ЭТК․ Это необходимо для консолидации стажа․
А что с записями, которые были в бумажной книжке?
Все записи, которые были внесены работодателем в вашу бумажную книжку до момента перехода, обязательно переносяться в вашу электронную трудовую книжку в СФР․ Вы должны убедиться, что после перехода вся информация отображается корректно․
Где найти образец заявления?
Образец (пустой бланк) заявления обычно доступен:
- В разделе «Документы» или «Шаблоны» вашего личного кабинета СБИС․
- На официальном сайте Социального фонда России․
- В отделе кадров вашей организации․
В СБИС форма заявления, как правило, уже встроена в интерфейс и не требует самостоятельного заполнения бумажного бланка․
Переход на электронную трудовую книжку — это не только требование закона, но и шаг к упрощению документооборота․ Подача заявления через СБИС делает этот процесс максимально простым, быстрым и прозрачным для сотрудника․
Краткий итог:
- Уточните у работодателя, используется ли в компании СБИС для кадрового учета․
- Войдите в свой личный кабинет СБИС․
- Найдите задачу, связанную с ЭТК, и заполните онлайн-форму․
- Подпишите и отправьте заявление․
- Получите от работодателя свою бумажную книжку с отметкой о прекращении․
- Проверяйте актуальность данных в своей ЭТК через Госуслуги․
Не откладывайте переход на электронный формат․ У вас есть время до конца 2025 года, чтобы сделать это осознанно и без лишних хлопот, используя современные цифровые инструменты, такие как СБИС․
Примечание: Информация в статье актуальна на дату 22 мая 2026 года․ Всегда уточняйте детали процедуры в отделе кадров вашей организации или на официальном сайте Социального фонда России․