С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). К 2026 году переходный период завершён, и электронный формат стал основным способом учёта трудового стажа. Однако многие работники до сих пор не знают, как правильно подать заявление на ЭТК, какие шаги нужно выполнить и кто отвечает за внесение данных. В этой статье — подробная, пошаговая инструкция для работников и работодателей, как подать электронную трудовую книжку, какие документы нужны и где посмотреть сведения.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности человека: места работы, должности, переводы, увольнения, награды и другие важные данные. Информация хранится в защищённой базе Пенсионного фонда России (ПФР) и доступна работнику через личный кабинет на Госуслугах или в личном кабинете на сайте ПФР.

ЭТК не заменяет бумажную книжку полностью — она дополняет её. Работник может выбрать, какой формат предпочитает: бумажный, электронный или оба одновременно.

Кто может подать заявление на ЭТК?

Право на выбор формата ведения трудовой книжки имеет каждый работник, заключивший трудовой договор с работодателем. Это касается:

• новых сотрудников, которые устраиваются на работу впервые;
• работников, уже имеющих бумажную трудовую книжку;
• лиц, у которых трудовая книжка утеряна или повреждена.

Важно! Перевод на ЭТК возможен только с согласия работника. Работодатель не имеет права принудительно переводить сотрудника на электронный формат.

Как работнику подать заявление на электронную трудовую книжку?

Процедура подачи заявления на ЭТК проста и состоит из трёх этапов.

Этап 1: Подать заявление работодателю

Первый шаг — подать письменное заявление на имя руководителя организации. Заявление можно подать:

• в бумажном виде — лично или через канцелярию;
• в электронном виде — через корпоративную почту или внутреннюю систему документооборота (если компания использует электронный документооборот).

Образец заявления:

Заявление
Руководителю [ФИО руководителя]
От [ФИО работника]
Должность: [должность]
Табельный номер: [номер]

Прошу перевести ведение моей трудовой книжки в электронный формат в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса РФ.

Подпись: __________
ФИО: __________

Заявление не требует строгой формы, но должно содержать:

• ФИО работника;
• дату подачи;
• четкую просьбу о переводе на ЭТК;
• подпись работника.

Этап 2: Работодатель вносит запись в бумажную трудовую книжку

После получения заявления работодатель обязан в течение 3 рабочих дней внести в бумажную трудовую книжку следующую запись:

«Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ»

Запись делается в разделе «Сведения о работе» и заверяется:

• печатью организации (если она используется);
• подписью уполномоченного лица (кадровика или руководителя);
• распиской работника в получении трудовой книжки.

Важно! После внесения записи бумажная трудовая книжка возвращается работнику. Она остаётся у него как исторический документ, но дальнейшие сведения о трудовой деятельности будут вноситься только в ЭТК.

Этап 3: Работодатель подаёт данные в ПФР

В течение не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления, работодатель обязан передать сведения о работнике в Пенсионный фонд по форме ЕФС-1 (с подразделом 1.1).

Форма ЕФС-1 подаётся в электронном виде через:

• Систему электронного документооборота (ЭДО) с использованием ЭЦП;
• личный кабинет работодателя на сайте ПФР;
• сервисы, интегрированные с ПФР (например, СБИС, Контур.Экстерн, 1С, и др.).

После получения данных ПФР создаёт электронную трудовую книжку и привязывает её к индивидуальному лицевому счёту работника в системе ПФР.

Как работнику посмотреть свою электронную трудовую книжку?

После того как ЭТК создана, работник может получить доступ к своим данным несколькими способами:

Через портал «Госуслуги»

1. Зайдите на gosuslugi.ru и авторизуйтесь.
2. Перейдите в раздел «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка».
3. Нажмите «Получить сведения».
4. Система покажет все записи о вашей трудовой деятельности.

Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда

1. Зайдите на сайт es.pfrf.ru.
2. Авторизуйтесь с помощью учётной записи Госуслуг.
3. Выберите раздел «Электронная трудовая книжка».
4. Просмотрите все записи, включая даты трудоустройства, увольнения, должности.

Через МФЦ

Если у вас нет доступа к интернету, вы можете обратиться в любое отделение Многофункционального центра (МФЦ) и запросить выписку из ЭТК. Сотрудник МФЦ распечатает вам официальную выписку с печатью ПФР.

Через работодателя

Работник может запросить у работодателя выписку из ЭТК — работодатель обязан предоставить её в течение 3 рабочих дней по письменному запросу.

Что делать, если у меня уже есть бумажная трудовая книжка?

Если вы уже работаете и имеете бумажную трудовую книжку, ничего страшного. Вы можете:

• оставить её в бумажном виде, и дальше вести её как раньше;
• перейти на ЭТК — тогда все новые записи будут вестись только в электронном виде;
• вести оба формата одновременно — но это необязательно и не рекомендуется.

Важно! Если вы выбрали ЭТК, то в бумажную книжку вносится только одна запись — о переходе на электронный формат. Дальнейшие изменения (приёмы, увольнения, переводы) в бумажную книжку не вносятся.

Как перевестись обратно на бумажную трудовую книжку?

Если вы передумали и хотите вернуться к бумажной книжке — вы можете подать новое заявление работодателю. В этом случае:

• работодатель вносит запись о возврате к бумажному формату;
• выдаёт вам бумажную трудовую книжку с уже имеющимися записями;
• все новые сведения будут вноситься в бумажную книжку;
• электронная книжка остаётся в базе ПФР как архив — её нельзя удалить.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Доступность — данные всегда под рукой через Госуслуги или ПФР, даже если бумажная книжка утеряна.
• Безопасность — исключены подделки, потери, порчи, ошибки при ручном внесении.
• Удобство при смене работы — новый работодатель получает данные мгновенно через ПФР.
• Автоматизация — работодатель не тратит время на ведение и хранение бумажных документов.
• Интеграция с другими сервисами, данные ЭТК используются при оформлении пенсий, льгот, пособий.

Недостатки и риски

• Требуется доступ к интернету и навыки работы с Госуслугами.
• При технических сбоях в системе ПФР доступ к данным может быть ограничен.
• Старые записи (до 2020 года) не попадают в ЭТК автоматически — их нужно вручную внести, если у вас есть бумажная книжка.
• Некоторые работодатели (особенно малые предприятия) могут не успевать вовремя подавать форму ЕФС-1, что задерживает создание ЭТК.

Частые ошибки и как их избежать

1. Ошибка 1: Работник не подал заявление, ЭТК не создаётся.
   Решение: всегда подавайте заявление, даже если работодатель говорит, что всё сделает сам.
2. Ошибка 2: Работодатель не внес запись в бумажную книжку.
   Решение: требуйте подпись и печать на записи о переходе на ЭТК.
3. Ошибка 3: Работодатель не подал форму ЕФС-1.
   Решение: проверяйте наличие ЭТК на Госуслугах через 1–2 месяца после подачи заявления.
4. Ошибка 4: Работник не проверил данные в ЭТК.
   Решение: регулярно проверяйте сведения — если есть ошибки, сразу обращайтесь в ПФР или к работодателю.

Что делать, если в ЭТК есть ошибки?

Если вы обнаружили неточности (например, неверная дата увольнения, неправильная должность):

1. Обратитесь к последнему работодателю, который вносил ошибочные данные.
2. Подайте письменный запрос на исправление.
3. Работодатель должен в течение 5 рабочих дней подать в ПФР исправленную форму ЕФС-1 с пометкой «Исправление».
4. Если работодатель отказывается — обращайтесь в территориальное управление ПФР с заявлением и копиями документов (трудовой договор, приказы, справки).

• Выбор формата, ваше право, а не обязанность.
• Заявление подаётся работодателю — не в ПФР и не в МФЦ.
• Работодатель обязан внести запись в бумажную книжку и подать ЕФС-1 в ПФР.
• ЭТК — это не замена бумажной книжке, а её цифровое продолжение.
• Проверяйте данные на Госуслугах хотя бы раз в год, это защитит вас от проблем при выходе на пенсию.

Электронная трудовая книжка — это шаг в будущее. Она делает учёт стажа прозрачным, надёжным и удобным. Главное — не игнорируйте процесс подачи заявления. Ваш трудовой стаж, это ваша история, и она должна быть сохранена правильно;

Совет: Сохраните копию своего заявления о переходе на ЭТК. Это ваш документ, подтверждающий выбор формата ведения трудовой книжки.

Если у вас остались вопросы, обращайтесь в Пенсионный фонд России по телефону ###-###-#### или через онлайн-консультацию на сайте Госуслуг.