С 2020 года в России начался поэтапный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это нововведение затрагивает всех работников, включая тех, кто уже имеет бумажную трудовую книжку. Если вы хотите перейти на цифровой формат, вам необходимо подать работодателю специальное заявление о переходе на электронную трудовую книжку. В этой статье мы подробно разберем, как это сделать, предоставим актуальный образец заявления и объясним все важные нюансы.

📌 Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?

Электронная трудовая книжка — это цифровая версия привычной бумажной трудовой книжки. Она хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР) и содержит все записи о вашем трудовом стаже, переводах, наградах и других важных событиях в карьере.

Основные преимущества ЭТК:

• Удобство: доступ к данным можно получить в любое время через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуг.
• Надежность: электронные записи сложнее потерять или испортить по сравнению с бумажным носителем.
• Автоматизация: данные обновляются работодателями в режиме реального времени, что снижает риск ошибок.
• Мобильность: не нужно носить с собой бумажную книжку, вся информация доступна онлайн.

С 2020 года все новые работники автоматически получают электронные трудовые книжки. Работники, у которых уже есть бумажные трудовые, могут выбрать формат ведения:

• Оставить бумажную версию (но тогда все новые записи будут вноситься только в ЭТК).
• Перейти на электронную трудовую книжку.
• Совместить оба варианта (но тогда бумажная книжка остается у работодателя, а ЭТК ведется параллельно).

⚠️ Почему важно подать заявление?

Если вы хотите, чтобы ваша трудовая книжка велась в электронном формате, вы должны официально уведомить работодателя. Это необходимо, чтобы:

• Работодатель начал вносить записи в ЭТК.
• Вы могли получать сведения о трудовой деятельности (например, при увольнении или переходе на новую работу).
• Была сделана соответствующая запись в вашей бумажной трудовой книжке (если она у вас есть).

Без заявления работодатель продолжит вести вашу трудовую книжку в бумажном формате, даже если вы этого не хотите.

📝 Как правильно составить заявление о переходе на электронную трудовую книжку?

Заявление оформляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Оно пишется от руки или набирается на компьютере и передается работодателю в двух экземплярах (один остается у вас, второй — у работодателя).

🔹 Обязательные элементы заявления:

1. Шапка:
   • Наименование организации (работодателя).
   • ФИО работника.
   • Должность работника.
   • Дата составления заявления.
2. Основной текст:

   Я, [ФИО полностью], прошу предоставить мне сведения о трудовой деятельности в соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации».

   Прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат и вносить все записи о трудовой деятельности в электронную трудовую книжку.

3. Подпись и дата: Заявление подписывается работником с указанием даты.

🔹 Образец заявления (текстовый вариант):

Примерный текст заявления:

Директору ООО «Ромашка»
Иванову Ивану Ивановичу
от Петрова Петра Петровича,
проживающего по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 1, кв. 1,
паспорт: 12 34 567890, выдан ОВД «Соколиная Гора» г. Москвы 

Заявление
Прошу предоставить мне сведения о трудовой деятельности в соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации».

Прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат и вносить все записи о трудовой деятельности в электронную трудовую книжку.

_______________ /Петров П.П./
Подпись Расшифровка подписи

«__» _____________ 20__ г.

Вы можете скачать готовый образец заявления в формате DOCX по ссылке ниже.

📥 Скачать образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку (DOCX)

📄 Как подать заявление работодателю?

Существует несколько способов передать заявление:

1. Лично: принести заявление в отдел кадров и получить отметку о принятии (на вашем экземпляре).
2. По почте: отправить заказным письмом с уведомлением о вручении.
3. Через электронную почту: если у работодателя есть корпоративная почта и возможность подписания документов ЭЦП.

После получения заявления работодатель обязан:

• Внести соответствующую запись в вашу бумажную трудовую книжку (если она есть).
• Начать вести записи в электронной трудовой книжке.
• Выдать вам сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) при необходимости.

Если работодатель отказывается принимать заявление, вы можете обратиться в трудовую инспекцию или суд;

📌 Какую запись должны сделать в бумажной трудовой книжке?

Если у вас есть бумажная трудовая книжка, работодатель должен сделать в ней следующую запись:

В соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» сведения о трудовой деятельности будут предоставляться в электронном виде.

Эта запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть).

🔍 Часто задаваемые вопросы

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на электронную?

Нет, вернуть бумажную трудовую книжку нельзя. Все новые записи будут вноситься только в электронную версию. Если вы хотите сохранить бумажную книжку, не подавайте заявление о переходе на ЭТК.

Как получить сведения из электронной трудовой книжки?

Вы можете запросить сведения о трудовой деятельности (форму СТД-Р) у работодателя или получить их самостоятельно через:

• Личный кабинет на сайте ПФР.
• Портал Госуслуг.
• Мобильное приложение ПФР.

Что делать, если в электронной трудовой книжке ошибка?

Если вы обнаружили неточности, обратитесь к работодателю с заявлением об исправлении данных. Работодатель обязан устранить ошибку в течение 15 дней.

Нужно ли менять трудовую книжку при смене работы?

Нет, электронная трудовая книжка хранится в системе ПФР, и при смене работы новые записи автоматически добавляются к вашему профилю.

📥 Полезные ссылки и документы

• Официальный сайт КонсультантПлюс — образцы заявлений
• Сайт Пенсионного фонда России
• Портал Госуслуг
• 📥 Скачать образец заявления о переходе на ЭТК (DOCX)

Переход на электронную трудовую книжку — это современное и удобное решение, которое упрощает ведение трудовой деятельности. Главное — вовремя подать заявление работодателю и следить за правильностью внесенных данных.

Если у вас остались вопросы, обратитесь в кадровую службу вашей организации или проконсультируйтесь с юристом; Не откладывайте переход на ЭТК — это поможет избежать проблем в будущем!

Помните: электронная трудовая книжка — это будущее, и уже сейчас большинство работодателей перешли на этот формат.