Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Одной из самых частых ситуаций, с которой сталкиваются кадровики и бухгалтеры, является необходимость подтверждения того факта, что работник работает по настоящее время. Запись в трудовой книжке при этом имеет свою специфику, так как документ находится в постоянном движении, и важно не нарушить хронологию и правила ведения.
Общие правила ведения трудовой книжки
Согласно действующему законодательству (Постановление Правительства РФ о трудовых книжках), работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него более пяти дней. При этом:
- Все записи вносятся чернилами синего, фиолетового или черного цвета;
- Записи должны иметь порядковый номер в пределах соответствующего раздела.
- Сокращения слов не допускаются (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ»).
- Записи вносятся на основании приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока.
Что делать, если работник работает по настоящее время?
Сама формулировка «работает по настоящее время» не является стандартной записью, вносимой в саму трудовую книжку. Внутри документа ведется хронология: прием, переводы, повышения. Факт того, что человек продолжает работать, подтверждается отсутствием записи об увольнении.
Однако часто возникает необходимость подтвердить текущий стаж для банков, соцорганов или других инстанций. В таком случае информация оформляется следующим образом:
Оформление справки или выписки
Если сотруднику необходимо подтвердить, что он работает в настоящее время, работодатель выдает:
- Справку с места работы — в свободной форме или по форме банка, с обязательной фразой: «Иванов И.И. работает в ООО «Ромашка» в должности менеджера по настоящее время».
- Копию трудовой книжки — заверенную надлежащим образом.
Правила заверения копии трудовой книжки
Чтобы копия трудовой имела юридическую силу и подтверждала, что работник работает по настоящее время, запись на последнем листе должна быть заверена по особым правилам:
- Под последней записью (о приеме на работу или последнем переводе) ставится запись: «Работает по настоящее время».
- Указывается текущая дата.
- Ставится подпись лица, заверившего копию, с расшифровкой (ФИО и должность).
- Проставляется печать организации (при наличии).
Важно: С 1 июля 2018 года вступило в силу требование указывать, что оригинал документа находится у работодателя. Поэтому на копии также следует написать: «Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Название»».
Особенности записей о приеме и переводах
Пока сотрудник работает, в его трудовую книжку могут вноситься записи о:
- Приеме на работу, в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается: «Принят(а) в [наименование структурного подразделения] на должность [наименование должности]».
- Переводе, «Переведен(а) в [наименование подразделения] на должность [наименование должности]».
- Присвоении квалификационной категории/разряда.
- Установлении второй и последующих профессий.
Каждая из этих записей должна иметь ссылку на соответствующий приказ (дату и номер) в графе 4.
Разрешение споров и судебная практика
Иногда в процессе работы или при увольнении могут возникнуть разногласия. Как упоминалось в информационных источниках, если работник не согласен с увольнением, он может обратиться в суд с просьбой изменить основание в трудовой книжке.
При удовлетворении иска работодатель обязан:
- Признать предыдущую запись об увольнении недействительной.
- Внести новую запись с правильным основанием увольнения.
- Если работник восстановлен на работе, запись об увольнении аннулируется, и делается отметка: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе».
В таких ситуациях крайне важно, чтобы все записи во время работы сотрудника были сделаны корректно, так как именно они определяют его права и стаж.
Электронные трудовые книжки (ЕФС-1)
Не стоит забывать, что с 2020 года в России введен переход на электронные трудовые книжки (сейчас данные подаются в форме ЕФС-1). Если работник подал заявление о ведении бумажной трудовой книжки, работодатель продолжает вести ее параллельно с электронной. Если же работник отказался от бумажного формата, то:
- Бумажная книжка выдается на руки с соответствующей записью.
- Вся информация о том, что работник работает по настоящее время, хранится в базе Социального фонда России (СФР) и отображается в личном кабинете гражданина на Госуслугах.
Частые ошибки и как их избежать
Работая с трудовыми книжками действующих сотрудников, кадровики нередко допускают ошибки:
- Пропуск сроков внесения записей. Запись о приеме должна быть сделана не позднее 5 дней с момента начала работы.
- Неверное наименование должности. Должность должна строго соответствовать штатному расписанию и профессиональным стандартам (если они обязательны).
- Использование сокращений. Записи вида «пр. №5 от » недопустимы. Правильно: «Приказ от № 5-к».
- Неправильное заверение копий. Отсутствие фразы «Работает по настоящее время» или печати делает копию недействительной для большинства организаций.
Факт того, что работник работает по настоящее время, запись в трудовой книжке напрямую не фиксирует — он логически вытекает из отсутствия записи об увольнении. Однако для внешних инстанций этот факт обязательно нужно подтверждать правильным заверением копий документов и выдачей справок. Внимательное отношение к оформлению каждой записи в период работы сотрудника, залог отсутствия проблем как для самого работника, так и для работодателя в случае проверок или судебных разбирательств.