В 2026 году вопрос определения страхового стажа для оплаты больничных листов остается одним из самых актуальных в кадровом делопроизводстве. С массовым переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) и отсутствием бумажного аналога у многих сотрудников, порядок подтверждения периодов работы претерпел значительные изменения.

Согласно актуальному законодательству и сложившейся практике, основным документом для подтверждения стажа теперь являются сведения о трудовой деятельности, формируемые в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. В этой статье мы подробно разберем, где брать данные, как их проверять и что делать, если информации в электронной базе недостаточно.

Что такое страховой стаж и почему он важен?

Страховой стаж — это суммарная продолжительность периодов работы (или иной деятельности), в течение которых за работника уплачивались страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Именно от величины страхового стажа зависит размер пособия по больничному листу:

• Менее 5 лет — выплата составляет 60% от среднего заработка.
• От 5 до 8 лет — выплата составляет 80% от среднего заработка.
• Более 8 лет — выплата составляет 100% от среднего заработка.

Важно помнить: с 2023 года в порядок расчета были внесены изменения, расширившие перечень периодов, включаемых в стаж. Теперь для обоснования периодов работы используются не только данные ЭТК, но и иные документы, если электронные сведения неполны.

Где работодателю брать данные о стаже при электронной трудовой?

Если у работника нет бумажной трудовой книжки (он полностью перешел на ЭТК или начал карьеру после 2020 года), работодатель не может просто «посмотреть в книжку»; Алгоритм действий следующий:

Запрос сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р или выписка из СФР)

Основным документом, подтверждающим стаж, являются сведения о трудовой деятельности, сформированные в электронном виде.

• При приеме на работу сотрудник обязан предоставить работодателю сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р, если данные выдавал предыдущий работодатель, или выписку из Социального фонда России — СФР).
• Работодатель вправе запросить у сотрудника актуальную выписку из индивидуального лицевого счета или сведений о трудовой деятельности через портал Госуслуги или клиентскую службу СФР.

Проверка данных в системе СФР

Современные системы кадрового учета (например, Контур.Экстерн, 1С и др.) часто имеют интеграцию с базами СФР. Работодатель может увидеть периоды работы, за которые предыдущие работодатели сдавали отчетность. Однако полагаться только на автоматическую выгрузку рискованно — возможны технические ошибки или задержки в обновлении данных.

Дополнительные документы (если данных в ЭТК мало)

Часто бывает так, что в электронной базе отражено только последнее место работы или период после 2020 года. Где брать данные о стаже до перехода на «цифру» или за периоды, которые не подгрузились?

Согласно разъяснениям Минтруда и практике 2024–2026 годов, в этом случае работодатель обязан запросить у сотрудника подтверждающие документы:

• Трудовые договоры с предыдущих мест работы.
• Справки с мест работы (форма произвольная, но с указанием периодов работы и должности). Это особенно важно, если в ЭТК есть пробелы.
• Выписки из индивидуального лицевого счета (ИЛС) в СФР — они подтверждают факт уплаты страховых взносов, что является ключевым для страхового стажа.
• Документы об увольнении (приказы, справки об увольнении).
• Для периодов военной службы — военный билет или справки из архивов.

Алгоритм расчета стажа в 2026 году

Чтобы правильно рассчитать процент оплаты больничного, кадровику или бухгалтеру необходимо выполнить следующие шаги:

1. Сбор документов. Получите от сотрудника форму СТД-Р (или аналог из СФР) и, при необходимости, справки с предыдущих мест работы для заполнения пробелов.
2. Суммирование периодов. Включите в расчет:
   • Периоды работы по трудовому договору.
   • Периоды государственной гражданской и муниципальной службы.
   • Периоды иной деятельности, в течение которой уплачивались взносы на ОСС (например, ИП, нотариусы).
   • Периоды военной службы и приравненной к ней службы (МВД, ФСИН и т.д.).
3. Учет специфики регионов. Обратите внимание на периоды работы в Крыму до 2014 года, они учитываются в страховой стаж при условии официального трудоустройства и подтверждения записями в трудовой или справками.
4. Перевод в дни и годы. Каждый полный месяц считается как 30 дней, а год — как 12 месяцев. Остатки дней суммируются и переводятся в месяцы;
5. Определение процента. На основе итоговой суммы определите процент оплаты (60%, 80% или 100%).

Типовые ситуации и ответы на вопросы

Ситуация 1: Сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки в 2020 году. Где данные за 2010–2019 годы?

В электронной трудовой книжке изначально могли не отразиться периоды до 2020 года, если сотрудник не предоставил данные для их внесения.
Решение: Работодатель должен запросить у сотрудника бумажную трудовую книжку (если она велась до 2020 года и хранится у него на руках) или справки с мест работы за эти периоды. Если бумажная книжка утеряна, единственным подтверждением служат архивные справки и выписки из лицевого счета СФР.

Ситуация 2: В ЭТК указано, что сотрудник работает 3 года, но он утверждает, что стаж 10 лет.

Электронная система может не содержать полных исторических данных, особенно если предыдущие работодатели допускали ошибки в отчетности или не подавали сведения корректно.
Решение: Для оплаты больничного (особенно первых 3 дней за счет работодателя) критически важно подтвердить полный стаж. Запросите у сотрудника выписку из СФР об индивидуальных сведениях, где отражены все начисленные и уплаченные взносы. Именно уплата взносов является главным критерием для страхового стажа.

Ответственность работодателя

Работодатель несет ответственность за правильность расчета пособия. Если при проверке Фонд социального страхования (в рамках СФР) выявит, что стаж занижен или завышен из-за недобросовестной проверки документов, работодателю могут быть предъявлены претензии.

Важно: Трудовой кодекс РФ не содержит термина «электронная трудовая книжка» как физического документа, это информационная система. Поэтому фраза «посмотреть в электронную трудовую» юридически означает «запросить сведения о трудовой деятельности из информационной системы СФР».

В 2026 году подход к определению страхового стажа стал более цифровым, но потребовал от работодателей большей внимательности к сбору документов.
Ключевые правила:

• Основной документ, сведения о трудовой деятельности (из СФР/Госуслуг).
• При отсутствии полных данных в электронном виде — запрашиваем справки, трудовые договоры и выписки из лицевого счета.
• Военная служба и работа в госорганах включаются в стаж при наличии подтверждающих записей.
• Используйте онлайн-калькуляторы (например, в Контур.Экстерн) для проверки, но всегда перепроверяйте первичные документы.

Грамотный сбор и анализ этих данных позволит избежать ошибок в расчетах больничных и споров с сотрудниками и контролирующими органами.