При прекращении трудового договора работодатель обязан внести соответствующую запись в трудовую книжку сотрудника. Эта запись оформляется в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 320н) и нормами Трудового кодекса РФ. Ниже подробно рассмотрен порядок заполнения, обязательные реквизиты и примеры формулировок для различных оснований увольнения.
Общие требования к записи об увольнении
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Она состоит из четырёх граф:
- Графа 1 – порядковый номер записи (нумерация ведётся непрерывно с начала заполнения книжки).
- Графа 2 – дата увольнения (прекращения трудового договора) в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Графа 3 – формулировка причины увольнения (ссылка на соответствующую статью ТК РФ или иное основание).
- Графа 4 – наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение и т.п.), его дата и номер.
Важно:
- Подпись работника под записью об увольнении не требуется (п. 5.1 Инструкции).
- Сокращения в записи не допускаются – все наименования и статьи пишутся полностью.
- В графе 3 необходимо указывать точное положение ТК РФ, на основании которого расторгается договор (например, «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» – увольнение по собственному желанию).
Запись при увольнении по собственному желанию
Если работник подаёт заявление об увольнении по своей инициативе, в трудовой книжке делается запись следующего вида:
Графа 1: 12 Графа 2: Графа 3: Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ Графа 4: Приказ № 45 от «Об увольнении И.И. Иванова»
Если в заявлении указано конкретное основание, дающее работнику льготы (например, выход на пенсию, поступление в учебное заведение и т.п.), это основание также должно быть отражено в графе 3:
Графа 3: Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
Запись при увольнении по инициативе работодателя
При увольнении по инициативе работодателя (например, сокращение штата, несоответствие занимаемой должности, нарушение трудовой дисциплины и т.д.) формулировка графе 3 меняеться в зависимости от основания:
- Сокращение численности или штата: «Уволен в связи с сокращением штата, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ».
- Несоответствие занимаемой должности: «Уволен за несоответствие занимаемой должности, п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ».
- Систематическое неисполнение трудовых обязанностей: «Уволен за систематическое неисполнение трудовых обязанностей без уважительной причины, п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ».
- Прогул: «Уволен за прогул, п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ».
- Увольнение по соглашению сторон: «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 78 ТК РФ».
Пример записи при сокращении штата:
Графа 1: 13 Графа 2: Графа 3: Уволен в связи с сокращением штата, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ Графа 4: Приказ № 57 от «Об уменьшении численности сотрудников отдела продаж»
Особенности записи в 2025‑2026 годах
С 2025 года действует обновлённая редакция Инструкции (Приказ Минтруда от № 320н). Основные изменения:
- Уточнено, что в графе 3 обязательно указывается конкретная статья и пункт ТК РФ, а не только общее основание.
- Запрещено использовать аббревиатуры типа «ТК РФ» без расшифровки в первой записи; после первого полного упоминания допускается использовать аббревиатуру.
- При увольнении в связи с выходом на пенсию или по достижению пенсионного возраста допускается добавить уточнение: «в связи с выходом на пенсию по возрасту».
Пример записи при увольнении по достижению пенсионного возраста (2026 год):
Графа 1: 14 Графа 2: Графа 3: Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию по возрасту, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ Графа 4: Приказ № 68 от «Об увольнении С.С. Петрова»
Как исправить ошибку в записи
Если в трудовой книжке обнаружена ошибка (неверная дата, неправильная формулировка и т.п.), исправление производится следующим образом:
- Неправильная запись зачёркивается одной тонкой линией так, чтобы осталась читаемой.
- Сверху пишется правильная запись.
- Под исправлением ставится подпись уполномоченного лица (кадровика, руководителя) и дата исправления.
- В графе 4 указывается документ, на основании которого внесено исправление (например, «Приказ № 12 от о внесении исправлений в трудовую книжку»).
Пример исправления:
Исходная запись (ошибочная): Графа 1: 11 Графа 2: Графа 3: Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ Графа 4: Приказ № 45 от Исправление: Графа 1: 11 Графа 2: ~~~~ Графа 3: Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ Графа 4: Приказ № 45 от ; Приказ № 12 от «О внесении исправлений в трудовую книжку»
Полезные рекомендации для кадровых специалистов
- Перед внесением записи сверьтесь с приказом об увольнении – дата и номер должны совпадать.
- Всегда указывайте полную статью ТК РФ (например, «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»), даже если в организации принято использовать сокращения.
- Если работник увольняется по нескольким основаниям (например, по собственному желанию и в связи с выходом на пенсию), отразите оба основания в графе 3, разделив их точкой с запятой.
- Храните копию приказа об увольнении в личном деле сотрудника – это облегчит проверку в случае споров.
- При переходе на электронный документооборот помните, что бумажная трудовая книжка всё равно должна быть заполнена и выдана сотруднику при увольнении.
Запись в трудовой книжке при увольнении – это формальное подтверждение прекращения трудовых отношений. Соблюдение установленного порядка заполнения граф, точная ссылка на нормы ТК РФ и отсутствие сокращений гарантируют легитимность документа и защищают права как работника, так и работодателя. Следуя приведённым выше рекомендациям и примерам, кадровые службы смогут оформить запись корректно и избежать возможных ошибок при последующей проверке трудовой книжки.