С 1 января 2026 года в России завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это значит, что всё больше сотрудников работают без традиционной бумажной книжки. Работодателю при приёме на работу или для расчёта больничного, отпуска и пенсии необходимо подтвердить стаж. Но как это сделать, если физической книжки нет? В этой статье разберём все легальные способы.
Юридическая основа: что говорит закон?
Основные документы, регулирующие этот вопрос:
- Статья 66.1 Трудового кодекса РФ — работник имеет право на получение сведений о своей трудовой деятельности от прежнего работодателя, в МФЦ или в ПФР.
- Приказ Минтруда России № 585н от — утверждает Правила подсчёта и подтверждения страхового стажа. К документам, подтверждающим стаж, относятся сведения из ЭТК, выписки из индивидуального лицевого счёта и другие.
Основной способ для работодателя: запрос сведений о трудовой деятельности
При заключении трудового договора сотрудник обязан предоставить работодателю либо трудовую книжку, либо сведения о трудовой деятельности (п. 2 ст. 65 ТК РФ). Эти сведения можно получить в трёх формах:
- Форма СТД-Р — выдается последним работодателем за период работы у него. Запросить её можно у бухгалтерии прошлого места работы.
- Форма СТД-ПФР — выдаётся Пенсионным фондом России (ПФР). Содержит информацию за весь период работы, учтённого в системе индивидуального учёта.
- Через МФЦ — сотрудник может получить выписку из электронной трудовой книжки или справку о стаже.
Как выглядит форма СТД-ПФР?
Это стандартизированный документ, в котором указаны:
- Периоды работы (даты начала и окончания).
- Наименование работодателя.
- Занимаемая должность.
- Особые условия труда (например, вредный производственный фактор).
Важно: Если кандидат предоставляет форму СТД-Р или СТД-ПФР, работодатель не вправе требовать предъявления бумажной трудовой книжки (п. 2 ст. 67 ТК РФ).
Как сотрудник может проверить свой стаж самостоятельно?
Если человек хочет узнать свой стаж для пенсии или при смене работы, он может использовать следующие каналы:
Через портал «Госуслуги»
В личном кабинете в разделе «Пенсия» или «Трудовая деятельность» доступна выписка из индивидуального лицевого счёта (ИЛС). Это главный документ, на основе которого ПФР назначает пенсию. Стаж в ней отображается в месяцах с учётом коэффициентов.
Через сайт или личный кабинет ПФР
Можно направить официальный запрос в электронном виде. ПФР обязан предоставить выписку из ИЛС в течение 30 дней.
Через МФЦ
Обращение в МФЦ с паспортом и заявлением. Сотрудник МФЦ запросит информацию в ПФР и выдаст справку.
По почте
Запрос в отделение ПФР по месту жительства с приложением копии паспорта и заявления.
Что делать, если документы об утерянном стаже не сохранились?
Ситуация, когда и бумажная книжка утеряна, и в электронном реестре ПФР нет записей за ранние периоды (например, работы в 1980-1990-х годах), встречается редко, но возможна. В этом случае стаж можно подтвердить иными доказательствами.
Допустимые доказательства (согласно практике ПФР и судов):
- Свидетельские показания — не менее двух коллег, которые работали вместе с заявителем в тот период. Важно: факт работы самих свидетелей должен быть документально подтверждён (их трудовые книжки, выписки из ИЛС).
- Архивные справки, выписки из дел личного состава, приказов о приёме/увольнении, табелей. Если оригиналы утеряны, можно запросить копии из государственных или ведомственных архивов.
- Иные документы: справки о заработке, выписки из профсоюзных билетов, военные билеты (для военной службы), дипломы об образовании с указанием дат.
Куда обращаться с такими доказательствами?
Заявление и собранный пакет документов подаётся в отделение ПФР по месту жительства. Решение о зачёте периода принимает комиссия ПФР. В случае отказа — можно обжаловать в суд.
Особенности для работодателя при приёме на работу
Если у нового сотрудника нет бумажной книжки, но есть ЭТК:
- Запросите у него форму СТД-Р с последнего места работы или форму СТД-ПФР.
- Проверьте данные через выписку из ИЛС (с согласия сотрудника) на портале «Госуслуги» или в личном кабинете ПФР (для юридических лиц).
- Для достоверности можно запросить бумажную выписку из ЭТК (если она была оформлена ранее).
Предупреждение: Будьте осторожны с поддельными документами. Все официальные формы (СТД-Р, СТД-ПФР) имеют защитные признаки. Проверка через государственные системы (с согласия работника) — самый надёжный способ.
Краткая инструкция-памятка
Работодателю:
- Требуйте от сотрудника форму СТД-Р или СТД-ПФР.
- Не принимайте только распечатанные страницы с «Госуслуг» без печати ПФР.
- При сомнениях, проверьте выписку из ИЛС через свой корпоративный доступ в системы ПФР (если есть).
Сотруднику:
- Регулярно (раз в год) проверяйте свою выписку из ИЛС на «Госуслугах» или сайте ПФР.
- При смене работы запрашивайте у бухгалтерии форму СТД-Р.
- Храните все документы об образовании, военной службе, пребывании в спецназлечениях.
Отсутствие бумажной трудовой книжки — не препятствие для подтверждения стажа. Основной инструмент сегодня, сведения из электронной системы ПФР (форма СТД-ПФР или выписка из ИЛС). В спорных случаях, когда данные в ПФР отсутствуют, можно использовать архивные справки и свидетельские показания. Главное — действовать в рамках закона и запрашивать информацию у официальных источников.
Дата актуальности информации: май 2026 года. Перед применением рекомендуется уточнять детали в местном отделении ПФР или у юриста.