Трудовая книжка (ТК) в Республике Беларусь — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Порядок её получения, ведения и хранения строго регламентирован. Данная статья объясняет, как получить бланк трудовой книжки для нанимателя (работодателя) и как работник может получить свою трудовую книжку при приеме на работу или после увольнения.

Нормативная база

Ведение и выдача трудовых книжек регулируется:

• Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда РБ от № 40 в ред. на 2026 г.).
• Законом Республики Беларусь от 18 июля 2019 г. (и иными актами).

Кто и где получает бланки трудовых книжек?

Источник получения бланков зависит от типа организации и статуса работника.

Для резидентов РБ (большинство организаций)

Организации (юридические лица и индивидуальные предприниматели) получают бланки ТК и вкладышей через администрацию района (города), на территории которого они находятся.

Алгоритм действий:

1. Подготовка письма. Организация направляет в администрацию района (например, Ленинского, Советского, Октябрьского района г. Минска) письмо в произвольной форме. В письме указываются:
   • Наименование организации, её адрес, УНП.
   • ФИО работника, которому нужна книжка (или количество бланков для резерва).
   • Дата приказа о приеме на работу (если речь о конкретном сотруднике).
2. Предоставление доверенности. Для получения материальных ценностей (бланков) сотрудник организации должен иметь доверенность на право получения.
3. Обращение в конкретный отдел. Обычно прием документов и выдача бланков осуществляются в определенные дни и время (например, в среду с 11:00 до 12:30 и с 14:00 до 17:00) в конкретном кабинете администрации (напр., каб. 215 или 213). Точную информацию нужно уточнять на сайте своей районной администрации.

Особый порядок для крупных закупок и бюджетных организаций

Если организации необходимо получить более 10 (десяти) бланков ТК/вкладышей, это должно быть предварительно согласовано с государственным учреждением «Центр по обеспечению деятельности бюджетных организаций администрации Заводского района г. Минска» (тел.: +375 17 275 20 00).

Для резерва организация может приобрести не более 3 (трех) бланков без такого согласования.

Для нерезидентов, иностранных организаций и организаций с долей иностранного капитала

Эти категории получают бланки трудовых книжек напрямую в Научно-исследовательском институте труда Министерства труда и социальной защиты населения РБ. Порядок определяется отдельным постановлением Минтруда.

Порядок выдачи трудовой книжки работнику

После того как наниматель получил бланк, он обязан оформить его и выдать работнику.

При приеме на работу

1. Наниматель заполняет ьный лист трудовой книжки (ФИО, дата рождения, образование, специальность и т.д.) на основании предоставленных работником документов (паспорт, диплом и др.).
2. Вносится первая запись о приеме на работу (название организации, должность, дата приема, номер приказа).
3. Запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации.
4. Трудовая книжка выдается работнику под расписку. Расписка составляется в произвольной форме, но должна содержать дату выдачи, ФИО работника и подпись получившего лица. Наниматель делает соответствующую запись в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.

При увольнении

При увольнении работник имеет право забрать свою трудовую книжку в день увольнения. В книжку вносится запись об увольнении с указанием основания и даты. Если работник не явился, наниматель обязан:

• Направить трудовую книжку по почтовому адресу, указанному в заявлении работника, не позднее следующего дня после получения такого заявления.
• Об этом делается отметка в Книге учета;

Электронные услуги: новый порядок оформления дубликата

С 4 января 2024 года на Едином портале электронных услуг (platform.gov.by) доступна электронная услуга для всех нанимателей: «Предоставление сведений о трудовой книжке» (код услуги 3.25.12).

Это упрощает процедуру оформления дубликата трудовой книжки в случае её утраты. Заявление и необходимые документы можно подать в электронном виде через портал, что экономит время.

Важные нюансы и частые вопросы

Что делать, если трудовой книжки нет?

Если у работника при приеме на работу нет трудовой книжки (например, она утеряна или он трудился впервые), наниматель обязан:

1. Оформить вкладыш в трудовую книжку (если у работника была ТК ранее) или выдать новую трудовую книжку (если это первое место работы).
2. В первом случае вкладыш оформляется на основании документов из предыдущего места работы (справка, выписка из приказа).
3. Во втором случае — на основании паспорта и документов об образовании.

Хранение бланков у нанимателя

Бланки ТК и вкладышей являются документами строгой отчетности. Они хранятся в бухгалтерии нанимателя и выдаются по заявке уполномоченному должностному лицу под роспись.

Учет движения

Все полученные и выданные бланки (как пустые, так и заполненные) подлежат обязательному учету в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Каждая операция фиксируется с указанием серийных номеров бланков.

Процедура получения трудовой книжки в Беларуси, хотя и регламентирована, требует внимания к деталям. Ключевые шаги для нанимателя — это подготовка письма и доверенности, обращение в администрацию района (или профильный институт для нерезидентов) и строгий учет выданных бланков. Для работника главное — получить заполненную книжку под расписку в день приема на работу. В случае проблем с дубликатом используйте удобную электронную услугу на портале gov.by.

Статья основана на информации, актуальной на 23 мая 2026 года. Для получения наиболее точных и обновленных данных рекомендуется обращаться к официальным источникам.