Трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж и деятельность работника в Республике Беларусь. Несмотря на глобальный переход на электронные форматы, бумажные носители по-прежнему играют важную роль, а с 2023 года для их оформления используются новые бланки. В данной статье мы подробно разберем, где и как получить бланк трудовой книжки в Минске, какова его стоимость, а также какие нюансы учета и оформления существуют согласно действующему законодательству.
Нормативная база и новый образец 2023 года
Образец трудовой книжки и правила ее ведения строго регламентированы. Основным документом, устанавливающим порядок, является Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от № 40 (с изменениями и дополнениями, актуальными на 2023 год).
С 2023 года в обращение введены новые бланки трудовой книжки. При этом стоит помнить, что бланки образца республиканской трудовой книжки 1995 года, а также советского образца (которые, к слову, недействительны в некоторых странах СНГ, например, в Казахстане с 2002 года) на территории Беларуси более не выдаются. Если старая книжка закончилась, в нее вклеивается вкладыш, а если документ утерян или порчен — оформляется дубликат.
Где получить бланк трудовой книжки в Минске?
Согласно законодательству, обеспечением бланками трудовых книжек и вкладышей к ним занимаются местные исполнительные и распорядительные органы. Для организаций, расположенных в г. Минске, функцию обеспечения выполняют местные администрации районов по месту нахождения юридического лица или по месту жительства индивидуального предпринимателя.
Администрации районов г. Минска
Нанимателю необходимо обращаться в администрацию соответствующего района. Примеры контактов и адресов (информация актуальна на момент публикации):
- Минский районный исполнительный комитет: г. Минск, ул. Дорошевича, 8 (приемная администрации: 375 17 378-34-xx).
- Администрация Фрунзенского района г. Минска: г. Минск, ул. Мельникайте, 6 (тел. приемной: 375 (17) -02-75-10). Бланки выдаются только резидентам района.
- Администрация Советского района г. Минска: г. Минск, пер. К. Чорного, 5 (тел.: 375 (17) -57-77-47).
- В некоторых администрациях прием ведется в отдельных кабинетах (например, 2 этаж, кабинет 21А, тел. 42-90-48, 42-90-49).
Пошаговая процедура получения бланка
Для того чтобы получить чистый бланк трудовой книжки или вкладыша к ней, нанимателю необходимо произвести ряд определенных действий:
- Оплата бланка. Перед визитом в администрацию района необходимо оплатить стоимость бланка. Реквизиты для оплаты можно получить на сайте или в приемной администрации.
- Подготовка документов. В администрацию необходимо предоставить:
- Заявление от юридического лица или ИП с просьбой выдать бланк (с указанием Ф.И.О. работника и даты приказа о приеме на работу).
- Копию платежного документа, свидетельствующего об уплате за бланк трудовой книжки или вкладыша.
- Доверенность на подачу заявления (если обращается представитель, а не руководитель).
- Получение бланка. После проверки документов наниматель получает бланк трудовой книжки (или вкладыша) и товарную накладную формы ТН-2.
Стоимость бланков
Цены на бланки устанавливаются государством и могут незначительно варьироваться в зависимости от года выпуска и места приобретения. На текущий момент (по актуальным данным) стоимость составляет:
- Бланк трудовой книжки — от 6,64 руб. (без НДС) до 8,95 руб. (с учетом всех налогов и наценок).
- Бланк вкладыша в трудовую книжку — 4,61 руб.
Для сравнения: розничная цена нового бланка 2023 года в некоторых точках продаж может достигать 11,99 руб., однако для нанимателей официальное получение через администрации районов остается более выгодным и правильным с точки зрения закона вариантом.
Бухгалтерский учет и списание бланков
Приобретение и использование бланков трудовых книжек требует строгого учета. При отражении операций в бухгалтерии возникают следующие нюансы:
- Учет прихода и расхода бланков ведется в специальной приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
- Работодатель обязан взимать плату за выдачу бланка с работника (в размере затраченной суммы).
- Списание испорченных бланков: При неправильном оформлении бланка трудовой книжки или его порче необходимо составить соответствующий акт. Только на основании акта испорченный бланк можно уничтожить. Если в порче нет вины работника, стоимость бланка списывается за счет организации.
Оформление: важные правила
Заполнение ьного листа и разделов трудовой книжки требует предельной внимательности:
- Все записи вносятся аккуратно, без помарок.
- Записи о приеме на работу, увольнении, а также о службе в Вооруженных силах Республики Беларусь вносяться в соответствующие разделы.
- В случае утери или порчи трудовой книжки работником или нанимателем оформляется дубликат. Эта процедура позволяет восстановить бумажный документ на основании имеющихся справок и приказов.
Получение и ведение трудовых книжек, ответственная задача кадровых служб и бухгалтерий. В Минске этот процесс централизован через районные администрации, что гарантирует подлинность документов. Главное — соблюдать инструкцию Минтруда, своевременно оплачивать и правильно отражать в учете движение бланков, а в случае порчи — не выбрасывать документ, а грамотно его списывать актом. Помните, что коммерческое использование скачанных из интернета бланков незаконно, и для официального оформления годятся только документы, приобретенные через уполномоченные государственные органы.