В соответствии с законодательством Республики Беларусь, работодатели — как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели — обязаны обеспечивать своих сотрудников трудовыми книжками и вкладышами к ним․ Получение этих бланков осуществляется через местные органы исполнительной власти — исполнительные комитеты районов, городские администрации или специализированные государственные учреждения․ Ниже приведена подробная, проверенная и актуальная на 2026 год инструкция по оформлению заявки на получение бланков трудовых книжек и вкладышей․

Кто может подавать заявку?

Заявку на получение бланков трудовых книжек и вкладышей могут подавать только:

• юридические лица (организации, предприятия, учреждения);
• индивидуальные предприниматели (при наличии регистрации и необходимости ведения трудовых книжек для сотрудников)․

Физические лица (например, частные лица, не являющиеся ИП) не имеют права самостоятельно приобретать бланки трудовых книжек — они получают их исключительно через работодателя при оформлении на работу․

Какие документы требуются?

Для получения бланков трудовых книжек и (или) вкладышей необходимо представить следующие документы:

Заявление (письмо) на фирменном бланке организации

Это основной документ․ Заявление должно содержать:

• наименование организации (полное и сокращённое);
• ЮРИДИЧЕСКИЙ АДРЕС и ФАКТИЧЕСКИЙ АДРЕС;
• БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ (реквизиты расчётного счёта, БИК, наименование банка);
• ФИО и должность лица, подписывающего заявление;
• количество запрашиваемых бланков трудовых книжек и вкладышей (указывается отдельно);
• цель получения (например: «для оформления новых сотрудников», «взамен утраченных бланков»);
• дата и подпись руководителя с печатью организации (если есть)․

Важно! Заявление должно быть написано на фирменном бланке организации․ Письма на обычном листе А4 без реквизитов не принимаются․

Подтверждение правового статуса организации

В большинстве случаев требуется копия одного из следующих документов:

• Свидетельство о государственной регистрации юридического лица;
• Выписка из ЕГРЮЛ (для организаций) или ЕГРИП (для ИП);
• Устав организации (если требует администрация)․

Копии документов должны быть заверены печатью организации и подписью руководителя․

Ограничения на количество бланков

Для предотвращения незаконного оборота бланков установлены строгие лимиты:

• До 3 бланков — организация может получить без предварительного согласования (для резерва)․
• Более 3 и до 10 бланков — требуются дополнительные объяснения, но обычно выдаются без согласования с центральными органами․
• Более 10 бланков — обязательно предварительное согласование с государственным учреждением: Центр по обеспечению деятельности бюджетных организаций администрации Заводского района г․ Минска (тел․ 275-20-00)․

В других районах (например, Первомайский, Октябрьский, Малоритский) также действуют аналогичные ограничения․ Перед подачей заявки рекомендуется уточнить лимиты в местной администрации․

Куда подавать заявку?

Заявки подаются в местные исполнительные комитеты или администрации районов/городов, в зависимости от юридического адреса организации․ Ниже — примеры по городам:

Минск

• Заводской район — Центр по обеспечению деятельности бюджетных организаций (тел․ 275-20-00)․
• Первомайский район — сектор по развитию предпринимательства, каб․ 206 (2-й этаж), понедельник и среда с 14:00 до 17:30․
• Октябрьский район, администрация района, письмо подаётся на имя главы администрации․

Гомель

• Гомельский городской исполнительный комитет, каб․ 3, с 14:00 до 16:30, понедельник–пятница (тел․ 26-06-95 — бухгалтерия)․

Борисов

• Борисовский районный исполнительный комитет — заявление подаётся в отдел кадров или отдел по работе с документами․

Важно! В каждом районе могут быть свои графики приёма․ Рекомендуется заранее позвонить и уточнить:

• дни и часы приёма;
• требуется ли запись;
• нужно ли предварительно согласовывать заявку․

Процедура получения

Пошаговая инструкция для организации:

1. Подготовьте заявление на фирменном бланке с указанием количества бланков и банковских реквизитов․
2. Соберите копии документов, подтверждающих правовой статус организации․
3. Проверьте, не превышает ли запрашиваемое количество 10 бланков — если да, заранее свяжитесь с Центром по обеспечению деятельности бюджетных организаций (г․ Минск) или аналогичным органом в вашем районе․
4. Подайте документы лично в соответствующий орган исполнительной власти (или через уполномоченного представителя с доверенностью)․
5. Получите расписку о приёме документов․
6. В течение 1–5 рабочих дней (в зависимости от района) вам сообщат о готовности бланков․
7. При получении бланков подпишите акт приёма-передачи и внесите их в Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей (форма КД-02)․

Учёт и хранение бланков

После получения бланков организация обязана:

• Вести Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей (форма КД-02)․
• Фиксировать все операции: поступление, выдача, уничтожение, утрата․
• Хранить книгу и бланки в сейфе или специальном шкафу с доступом только уполномоченному лицу (обычно — кадровик или бухгалтер)․
• Назначить ответственного за ведение и хранение трудовых книжек — это должно быть оформлено приказом руководителя․

Пример записи в Книге учёта (КД-02):

• Наименование: Бланк трудовой книжки
• Количество: 5 шт․
• Откуда получено: Администрация Первомайского района г․ Минска
• Подпись получателя: Иванов И․И․

Особенности для вкладышей

Вкладыши в трудовую книжку выдаются в тех же условиях, что и сами книжки․ Однако:

• Вкладыш выдаётся работнику только при наличии основания: исчерпание свободных полей в трудовой книжке, повреждение, утрата․
• Для выдачи вкладыша работнику необходимо написать заявление на имя руководителя организации (образец можно скачать на сайтах SPOK․BY, JURK․BY)․
• После выдачи вкладыша в книге учёта делается запись: «Выдан вкладыш в трудовую книжку работнику Ф․И․О․»

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка 1: Подача заявления на обычном листе без фирменного бланка․ → Решение: Всегда используйте официальный бланк организации․
• Ошибка 2: Не указаны банковские реквизиты․ → Решение: Обязательно включите реквизиты — это необходимо для учёта оплаты (если есть плата за бланки)․
• Ошибка 3: Запрошено более 10 бланков без согласования․ → Решение: Свяжитесь с Центром по обеспечению деятельности бюджетных организаций заранее․
• Ошибка 4: Не ведётся Книга учёта․ → Решение: Ведите книгу с первого дня получения бланков — это требование закона․

Получение бланков трудовых книжек и вкладышей — это не просто формальность, а важный элемент кадрового и бухгалтерского учёта․ Нарушение порядка выдачи и учёта может повлечь административную ответственность по статье 9․19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях․

Рекомендации:

• Всегда подавайте заявки заранее — не дожидайтесь, пока закончатся бланки․
• Сохраняйте все документы, подтверждающие получение и выдачу бланков, на случай проверки․
• Назначьте ответственного сотрудника и оформите приказ․
• Регулярно проверяйте заполнение Книги учёта (КД-02)․

Соблюдение всех требований обеспечит легальное и беспроблемное ведение трудовых книжек в вашей организации, избавит от штрафов и поможет избежать конфликтов с трудовой инспекцией․

Актуально на 23 мая 2026 года․ Информация основана на действующем законодательстве Республики Беларусь и практике местных органов власти․