С 2021 года в России работодатели обязаны вести только электронные трудовые книжки (ЭТК). Тем не менее‚ в ряде случаев бумажный вариант всё ещё сохраняется‚ а работники могут захотеть получить архивную копию. Ниже приведены подробные сведения о правовых нормах‚ порядке обращения и возможных нюансах.

Правовая база перехода на ЭТК

• Федеральный закон «О трудовых книжках» (№ 78-ФЗ) от 30 января 2001 г. – основной нормативный акт‚ регулирующий оформление трудовой книжки.
• Постановление Правительства РФ от 19 января 2021 г. № 5 – переход на электронный формат. С 1 января 2021 г. работодатели обязаны вести только ЭТК.
• Постановление Правительства РФ от 1 января 2026 г. № 1 – завершение переходного периода. После этой даты бумажная трудовая книжка официально не требуется‚ но сохраняется в архиве.

Когда можно получить бумажный архив

Бумажный вариант сохраняется в следующих случаях:

1. Работник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки в течение 30 дней с момента её выдачи.
2. Работник работал до 1 января 2021 г. и его бумажная книжка была оформлена в соответствии с прежними правилами.
3. Внутренние кадровые процедуры компании предусматривают хранение бумажных копий для архивных целей.

Как запросить архивную копию

Процесс получения бумажной копии трудовой книжки после перехода на ЭТК можно разбить на несколько этапов.

Обратитесь к работодателю

Первый шаг – написать официальное письмо (или электронное письмо) в отдел кадров вашего работодателя. В письме укажите:

• ФИО‚ дата рождения‚ номер паспорта.
• Период трудовой деятельности‚ за который требуется копия.
• Причину запроса (например‚ оформление документов в другом государственном органе).
• Срок‚ в течение которого вы ожидаете получить копию.

Обязательно сохраните копию письма и отметьте дату отправки.

Подача заявления в отдел кадров

Если работодатель не отвечает в течение 10 рабочих дней‚ подайте официальное заявление в отдел кадров. В заявлении можно использовать следующий шаблон:

От: ФИО
Дата рождения: DD.MM.YYYY
Номер паспорта: №
Должность: …
Трудовой стаж: …

Заявление о выдаче бумажной копии трудовой книжки (архив).

Прошу предоставить бумажную копию трудовой книжки за период с DD.MM.YYYY по DD;MM.YYYY. Причина: ….

Подпись: _______________________

Подача в территориальный орган ФСС (если работодатель не отвечает)

Если работодатель не выдал копию в течение 30 рабочих дней‚ можно обратиться в территориальный орган Фонда социального страхования (ФСС). Для этого необходимо:

• Подготовить копию заявления‚ подтверждающую ваш запрос.
• Приложить копию паспорта и документы‚ подтверждающие трудовой стаж (например‚ справку о трудоустройстве).
• Заполнить форму «Заявление о выдаче копии трудовой книжки» (доступна на сайте ФСС).
• Отправить документы в отдел кадров ФСС по месту вашего проживания.

Что делать‚ если копия недоступна

В некоторых случаях бумажная копия может быть недоступна из-за:

• Потери или уничтожения оригинала.
• Неполного хранения в архиве работодателя.
• Нарушения правил хранения в архиве ФСС.

В таких случаях рекомендуется:

1. Получить выписку из ЭТК‚ которую можно запросить через портал «Единый портал государственных услуг» (https://www.gosuslugi.ru/).
2. Составить справку о трудовом стаже от работодателя‚ подтверждающую данные из ЭТК.
3. Если необходимо‚ обратиться в суд для подтверждения трудового стажа (например‚ при споре с работодателем).

Практические советы

• Сохраняйте копии всех документов‚ связанных с трудовой книжкой‚ в электронном виде.
• Проверяйте данные в ЭТК перед тем‚ как подавать запрос на бумажную копию.
• Если вы работали в нескольких компаниях‚ запрашивайте копии по каждой из них отдельно.
• Обращайтесь в отдел кадров как можно раньше‚ чтобы избежать задержек.
• Если ваш работодатель не предоставляет копию‚ не стесняйтесь обращаться к ФСС – это ваш законный путь.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли получить бумажную копию‚ если я работал только в 2022 году? – Да‚ если вы не отказались от бумажной трудовой книжки и работодатель сохранил её в архиве.
• Сколько времени занимает выдача копии? – Обычно до 30 рабочих дней после подачи заявления.
• Нужно ли платить за копию? – В большинстве случаев копия выдаётся бесплатно‚ но в некоторых компаниях может взиматься плата за услуги.
• Как проверить‚ что копия соответствует оригиналу? – Сравните данные в копии с выпиской из ЭТК‚ доступной в портале госуслуг.

Переход на электронные трудовые книжки значительно упростил ведение кадровой документации‚ но бумажный архив всё ещё играет важную роль в подтверждении трудового стажа. Если вам нужна бумажная копия трудовой книжки после завершения переходного периода‚ следуйте описанным шагам‚ соблюдайте сроки и не забывайте сохранять копии всех документов. В случае затруднений обращайтесь в Фонд социального страхования – он гарантирует защиту ваших прав.