Трудовая книжка (или её электронный аналог) — обязательный документ, фиксирующий трудовое положение работника. Её правильное оформление и своевременное предоставление являются важными условиями для соблюдения трудового законодательства РФ. В этой статье разберём, кто именно обязан выдать трудовую книжку, какие существуют требования к её оформлению и как это делается в 2026 году.
Кто выдаёт трудовую книжку новому сотруднику?
Согласно трудовому кодексу РФ (ст. 66, 66.1) работодатель обязан оформить трудовую книжку при первом официальном трудоустройстве сотрудника. Это значит, что:
- Работодатель (в лице руководителя или отдела кадров) отвечает за выдачу и заполнение документа.
- Если речь идёт об электронной трудовой книжке (ЭТК), то её формирует Социальный фонд России (СФР) на основе данных, предоставленных работодателем в форме ЕФС‑1.
- Для бумажной версии оформление осуществляется в подразделении Пенсионного фонда России (ПФР) или в МФЦ.
Кто может выступать в роли «выдающего»?
- Организация, в которой работает сотрудник (работодатель).
- Управление ПФР или МФЦ, если работник уже имеет запись в их базе.
- Предыдущий работодатель, если сотрудник переводится с места работы.
Когда необходимо оформить трудовую книжку?
Требования к срокам фиксируются в законодательстве:
- При первом официальном трудоустройстве (когда работник ранее не оформлял ТК по трудовому договору) книжка должна быть выдана в течение трёх рабочих дней с даты начала работы.
- Если сотрудник уже имел ТК, но потерял её, оформление новой (бумажной или электронной) производится в течение пяти рабочих дней после обращения в кадровый отдел.
- Для электронной версии процесс быстрее: данные автоматически передаются в СФР, а выписка может быть получена в онлайн‑режиме.
Как оформляется бумажная и электронная трудовая книжка?
3.1 Бумажная ТК
Оформление бумажной трудовой книжки включает следующие шаги:
- Заполнение первой страницы (ФИО, дата рождения, паспортные данные).
- Внесение сведений о каждом месте работы: дата начала, должность, место работы, основной трудовой договор.
- Подпись работодателя и печать организации.
- Внесение сведений о переводе, повышении, увольнении и т.д.
3.2 Электронная ТК (ЭТК)
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, хранящий всю информацию о трудовом стаже. Основные особенности:
- Формируется на основе данных, предоставленных работодателем в форме ЕФС‑1.
- Хранится в базе СФР и доступна через личный кабинет на портале Госуслуги или через МФЦ.
- Для получения выписки достаточно зайти в личный кабинет и выбрать пункт «Трудовая книжка».
Кто может запросить трудовую книжку?
Трудовую книжку могут запросить следующие категории лиц:
- Работодатель при приёме на работу (для проверки трудового стажа).
- Банк или кредитная организация при оформлении кредита, если требуется подтверждение стажа;
- Пенсионный фонд и МФЦ при расчёте пенсии;
- Сам работник – для контроля собственного трудового стажа;
Что делать, если трудовую книжку потеряли?
Потеря ТК не является критическим, однако требует действий:
- Обратиться в отдел кадров текущего или предыдущего места работы;
- Подать запрос на выдачу выписки из базы СФР (можно сделать онлайн).
- Оформить новую бумажную или электронную ТК в соответствии с установленными процедурами.
Краткое резюме
Итак, кто обязан предоставить трудовую книжку? Ответ прост: работодатель при первом официальном трудоустройстве. При этом:
- Работодатель оформляет бумажную ТК или передаёт данные в СФР для формирования ЭТК.
- Электронная версия автоматически пополняется на основе формы ЕФС‑1.
- Срок выдачи – не более трёх рабочих дней с начала работы.
- Трудовую книжку могут запросить работодатель, банк, ПФР, МФЦ или сам сотрудник.
Соблюдение этих требований гарантирует юридическую защищённость обеих сторон и упрощает процесс учёта трудового стажа для будущих целей – от расчёта пенсии до оформления кредита.
Обновлено: , 10:23:49 (по данным интернета)