В 2020‑2026 годах в России происходит переход от бумажных трудовых книжек к их электронному виду (ЭТК). Несмотря на то, что большинство работодателей уже передают сведения о трудовой деятельности в ПФР в электронном виде, иногда возникает необходимость получить бумажную трудовую книжку «на руки». Это может потребоваться для подтверждения стажа перед органами соцзащиты, при оформлении пенсии, при переезде в регион, где ЭТК ещё не поддерживается, или по желанию самого работника.

Содержание статьи

1. Правовая база и нормативные акты
2. Когда и почему требуется бумажная книжка
3. Как правильно оформить заявление
4. Образец заявления
5. Порядок подачи заявления в ПФР
6. Перечень обязательных документов
7. Часто задаваемые вопросы

Правовая база и нормативные акты

Основные документы, регламентирующие порядок выдачи и получения трудовой книжки, а также подачи сведений в ПФР:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66.1, статья 67, статья 68.
• Постановление Правления ПФР от № 730‑п – порядок заполнения формы СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица).
• Приказ Минтруда России от № ПГ/25181‑6‑1 – разъяснение порядка выбора формата трудовой книжки.
• Федеральный закон от № 152‑ФЗ «О персональных данных» – защита персональной информации при передаче данных в ПФР.
• Инструкции ПФР по работе с электронными трудовыми книжками (ЭТК) и выписками из них.

Когда и почему требуется бумажная трудовая книжка «на руки»

Бумажный вариант трудовой книжки может понадобиться в следующих ситуациях:

• Работник планирует оформить пенсию и хочет иметь оригинал книжки для подтверждения стажа до 2020 года.
• Требуется предоставить документ в региональные органы соцзащиты, где ещё не внедрена система ЭТК.
• Работник переезжает за границу и нуждается в официальном подтверждении трудового стажа.
• Работодатель по техническим причинам не может вести электронную книжку (отсутствие доступа к интернету, устаревшее оборудование).
• Работник просто предпочитает «традиционный» документ и просит его выдать «на руки».

Как правильно оформить заявление о выдаче трудовой книжки

Заявление должно соответствовать требованиям статей 66;1‑66.3 ТК РФ и включать следующие обязательные элементы:

1. Шапка заявления – название документа, дата и номер (если есть).
2. Полные данные работника:
   • ФИО полностью;
   • Дата рождения;
   • СНИЛС;
   • ИНН (по желанию);
   • Адрес регистрации (по месту жительства);
   • Контактный телефон и e‑mail.
3. Сведения о работодателе (если заявление подаётся в отдел кадров):
   • Наименование организации;
   • ИНН/КПП;
   • ОГРН;
   • Адрес места нахождения.
4. Текст заявления – чётко указать, что работник просит выдать ему трудовую книжку в бумажном виде «на руки» для последующего предоставления в ПФР.
5. Основание – ссылка на статью ТК РФ, а также указание причины (например, необходимость подтверждения стажа для назначения пенсии).
6. Подпись работника и дата подписания.

Важно, чтобы заявление было написано в свободной форме, но без орфографических и грамматических ошибок – это ускорит процесс рассмотрения.

Образец заявления о выдаче трудовой книжки на руки

Заявление
от «____» __________ 2026 г. № ___
Я, Иванов Иван Иванович, 
дата рождения: г., 
СНИЛС: 123‑456‑789 00, 
проживающий по адресу: г. Москва, ул. Пушкина, д. 10, кв. 5,
тел.: +7 (495) -23‑45‑67,
e‑mail: ivanov@example;com,
прошу выдать мне бумажную трудовую книжку (№ __________) «на руки» в целях предоставления в Пенсионный фонд России (ПФР) для подтверждения трудового стажа при оформлении пенсионных выплат.

Основание: статья 66;1 Трудового кодекса Российской Федерации – право работника получать трудовую книжку в бумажном виде по своему требованию.

Подтверждаю, что ознакомлен(а) с порядком передачи сведений о трудовой деятельности в электронный вид и согласен(на) на получение бумажного документа.

Подпись ______________________

Порядок подачи заявления в ПФР

Процедура получения бумажной трудовой книжки через ПФР состоит из нескольких этапов:

1. Подготовка заявления – заполнить форму согласно образцу (см. выше).
2. Сбор сопутствующих документов – см. раздел Перечень обязательных документов.
3. Подача заявления в отдел кадров (если вы работаете в организации) либо напрямую в Пенсионный фонд России:
   • Через Личный кабинет ПФР – в разделе «Электронная трудовая книжка» выбрать «Подать заявление о выдаче бумажной трудовой книжки» и загрузить скан‑копии документов.
   • Лично в отделении ПФР – принести оригиналы заявления и документов.
   • По почте (рекомендованным письмом) – отправить заявление и копии документов в адрес регионального отделения ПФР.
4. Регистрация заявления – сотрудник ПФР фиксирует запрос в системе СЗВ‑ТД, присваивает номер заявки.
5. Ожидание решения – в течение 10‑15 рабочих дней ПФР проверяет наличие книжки в архиве и готовит её к выдаче.
6. Получение книжки:
   • Лично в отделении ПФР – по предъявлению паспорта и подписи.
   • Через работодателя – если книжка находится в кадровой службе, работодатель передаёт её работнику с распиской.

После получения книжки работнику рекомендуется подписать расписку о получении (образец ниже) и сохранить её в надёжном месте.

Перечень обязательных документов

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за выдачу бумажной трудовой книжки?

Обычно выдача бумажной книжки «на руки» бесплатна. Платные услуги могут возникнуть только в случае экспресс‑обработки или доставки по почте, если работник требует ускоренного получения.

Можно ли получить книжку, если я уже перешёл на электронный вариант?

Да. По желанию работника можно оформить «дублирование» – выдать бумажный вариант, который будет содержать все записи, уже внесённые в ЭТК. При этом электронная версия остаётся активной.

Сколько времени занимает процесс получения книжки?

Стандартный срок – 10‑15 рабочих дней с момента регистрации заявления. В регионах с высокой нагрузкой срок может увеличиваться до 30 дней.

Что делать, если в бумажной книжке отсутствуют записи о работе до 2020 года?

Необходимо запросить выписку из ЭТК через Личный кабинет ПФР и приложить её к заявлению. ПФР в таком случае вносит недостающие записи в бумажный документ.

Можно ли оформить заявление онлайн без посещения ПФР?

Да. Через Личный кабинет ПФР в разделе «Электронная трудовая книжка» есть функция «Подать заявление о выдаче бумажной трудовой книжки». После загрузки всех документов заявка будет рассмотрена в электронном виде.

Заявление о выдаче трудовой книжки на руки в ПФР – простой, но важный документ, позволяющий работнику иметь официальное подтверждение своего трудового стажа в бумажном виде. При правильном оформлении и своевременной подаче всех необходимых документов процесс проходит без задержек. Следуйте рекомендациям, приведённым в этой статье, и вы сможете получить свою трудовую книжку в кратчайшие сроки.

Помните: закон предоставляет каждому работнику право выбора формата трудовой книжки, а ПФР обязуется обеспечить доступ к этим данным в удобной форме. Если у вас возникли вопросы, обратитесь в отдел кадров вашего предприятия или в региональное отделение ПФР.

Статья актуальна на 23 мая 2026 года. Все ссылки и нормативные акты проверены на момент публикации.