Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни‚ и трудовые отношения не стали исключением․ С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) у многих работников и работодателей возник вопрос: как получить бумажную версию этого документа через систему СБИС? В этой статье мы подробно разберем процесс формирования и печати сведений о трудовой деятельности․
Что такое электронная трудовая книжка в СБИС
Трудовая книжка — это документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника․ В современной цифровой среде СБИС (Система Быстрого Интернет-Сервиса) позволяет работодателям вести учет сотрудников‚ сдавать отчетность в ПФР (ныне СФР) и формировать выписки из электронных трудовых книжек․
Важно понимать: оригиналом считается именно электронная запись в базе Социального фонда России (СФР)․ Бумажная версия‚ которую вы можете получить‚ является выпиской или справкой‚ имеющей юридическую силу при наличии электронной подписи или печати организации/госоргана․
Кто может сформировать выписку?
Существует два основных сценария получения документа:
Сотрудник хочет получить информацию о своем стаже․
Работодатель должен выдать сотруднику заверенную копию сведений по его запросу․
Вариант 1: Получение выписки сотрудником (через Госуслуги)
Самый простой способ для физического лица получить актуальную информацию — это не через клиентское ПО СБИС (которое предназначено для бизнеса)‚ а через портал Госуслуги․
- Зайдите в личный кабинет на портале Госуслуг․
- Найдите услугу «Выписка из трудовой книжки»․
- Закажите документ․ Он придет в личный кабинет в формате PDF с усиленной квалифицированной электронной подписью․
- Этот файл можно сразу отправить на печать․
Вариант 2: Формирование и печать через СБИС (для работодателей и уполномоченных лиц)
Если вы являетесь работодателем или бухгалтером и вам нужно распечатать сведения для сотрудника из интерфейса СБИС‚ следуйте этой инструкции․
#### Шаг 1: Вход в раздел «Кадры»
Запустите программу СБИС на компьютере или войдите в веб-версию․
Перейдите в раздел «Кадры» (или «Сотрудники»)․
В списке организаций выберите нужную компанию․
#### Шаг 2: Выбор сотрудника
Найдите в списке необходимого сотрудника․
Откройте его личную карточку․
Перейдите во вкладку «Трудовая книжка» или «Электронная трудовая»․ В разных версиях интерфейса название может незначительно отличаться‚ но суть остается той же․
#### Шаг 3: Формирование отчета (СЗВ-ТД или Выписка)
Для печати актуального состояния дел обычно используется форма выписки из ЭТК:
В меню действий с трудовой книжкой найдите кнопку «Сформировать выписку» или «Печать сведений о трудовой деятельности»․
Система предложит выбрать период․ Для полной истории выберите даты от начала работы до текущей даты․
Нажмите кнопку «Сформировать» или «Показать»․
> Важно: Убедитесь‚ что все отчеты СЗВ-ТД за предыдущие периоды успешно отправлены в СФР и получены протоколы проверки; Если данные не отправлены‚ выписка может быть неполной․
#### Шаг 4: Печать документа
После формирования отчета откроется предпросмотр документа․
Проверьте корректность данных (ФИО‚ даты‚ должности‚ причины увольнений)․
Нажмите на иконку принтера в верхней панели инструментов просмотра документа․
Выберите нужный принтер и нажмите «Печать»․
Как правильно заверить распечатанную выписку
Просто распечатать файл из СБИС недостаточно для того‚ чтобы документ имел юридическую силу для третьих лиц (банков‚ визовых центров‚ новых работодателей)․
- Если выдает работодатель: На бумажной выписке‚ сформированной в СБИС‚ необходимо поставить:
- Подпись уполномоченного лица (например‚ директора или начальника отдела кадров)․
- Печать организации (при наличии)․
- Надпись «Верно» (если это копия) или просто выдача оригинала выписки․
- Электронная подпись: Если СБИС позволяет выгрузить файл сразу с электронной подписью (ЭП) организации‚ такой документ можно не заверять «мокрой» печатью‚ так как ЭП придает ему юридический статус оригинала․ Однако многие организации предпочитают дублировать информацию печатью для удобства бумажного документооборота․
Часто задаваемые вопросы
Можно ли внести изменения в напечатанную трудовую?
Нет․ В бумажный вариант‚ сформированный из электронной базы‚ нельзя вносить правки от руки․ Все изменения вносятся только в электронную систему СБИС работодателем‚ после чего формируется новая выписка․
Что делать‚ если данные в СБИС не актуальны?
Если вы видите расхождения‚ работодателю необходимо:
Проверить отчеты СЗВ-ТД в разделе «Отчетность»․
При необходимости подать корректирующий отчет․
Дождаться подтверждения от СФР․
Только после этого формировать новую выписку для печати․
Нужна ли печать‚ если организация от нее отказалась?
Да‚ даже если организация отказалась от использования печати в целом‚ для документов о трудовой деятельности (которые являются строгой отчетностью) наличие печати или специального штампа‚ а также подписи руководителя‚ остается обязательным требованием для подтверждения достоверности бумажной копии․
Распечатка трудовой книжки из СБИС — это простой процесс‚ состоящий из навигации по карточке сотрудника и формирования стандартного отчета․ Главное помнить‚ что ценность представляет именно электронная запись в государственной базе‚ а бумажный лист является лишь ее отражением․ Всегда проверяйте актуальность данных перед печатью и не забывайте правильно заверять документ подписью и печатью организации․