Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работы гражданина Республики Беларусь. Её утрата, порча или заполнение до конца могут создать серьёзные трудности при трудоустройстве, оформлении пенсии или получении иных социальных выплат. В таких случаях закон предусматривает процедуру оформления дубликата.
С 1 января 2024 года порядок оформления дубликата претерпел значительные изменения, связанные с цифровизацией услуг Фонда социальной защиты населения (ФСЗН). Данная статья подробно разбирает, как правильно составить и подать заявление на получение дубликата трудовой книжки в современных условиях.
Кто и когда может получить дубликат?
Право на получение дубликата имеют:
- Текущие работники (лица, состоящие в трудовых отношениях с нанимателем).
- Уволенные работники (лица, прекратившие трудовые отношения).
Ключевое условие и срок: Уволенный работник должен обратиться к нанимателю по последнему месту работы в течение 6 месяцев со дня увольнения. Текущий работник обращается к своему работодателю без ограничения по срокам, но при наличии оснований (утрата, порча, заполнение).
Изменения с 2024 года: новая электронная услуга Фонда
Ранее наниматель самостоятельно запрашивал сведения о трудовой деятельности у всех предыдущих работодателей. С 1 января 2024 года вступил в силу новый порядок, установленный Законом Республики Беларусь от № 230-З (в ред. Закона № 273-З).
Суть изменений: Право на получение информации о трудовой деятельности из Фонда социальной защиты населения теперь предоставлено нанимателю. Для этого с 4 января 2024 года на Едином портале электронных услуг (https://platform.gov.by) доступна новая услуга:
- Код услуги: 3.25.12.
- Наименование: «Предоставление сведений о трудовой деятельности застрахованного лица (для оформления дубликата трудовой книжки)».
Алгоритм действий нанимателя теперь двухэтапный:
- Наниматель через портал e-pasluga.by подаёт запрос в Фонд для получения полного пакета сведений о трудовой деятельности работника за все периоды.
- На основании полученных электронных сведений и имеющихся у нанимателя данных (за период работы у него) наниматель оформляет дубликат трудовой книжки (вкладыш) и выдаёт его работнику.
Это значительно упрощает и ускоряет процесс, так как нанимателю больше не нужно самостоятельно рассылать запросы во все организации, где ранее работал сотрудник.
Порядок оформления дубликата: пошаговая инструкция для работника
Для получения дубликата вам необходимо выполнить следующие шаги:
Шаг 1: Подготовка и подача письменного заявления
Заявление составляется в произвольной письменной форме на имя руководителя вашего текущего или последнего работодателя. Оно должно содержать:
- Ваши ФИО, паспортные данные, адрес, контактный телефон.
- Название организации-нанимателя (работодателя).
- Чёткое указание просьбы: «Прошу оформить и выдать мне дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней)».
- Причину, по которой требуется дубликат (утрата, порча, заполнение). Если утеря по вашей вине, это указывается.
- Дату и вашу личную подпись.
Важно: Заявление может быть подано лично, через представителя (по доверенности) или направлено почтой. Рекомендуется иметь копию заявления для себя, а в оригинале — для приёма нанимателем с отметкой о принятии (дата, подпись, печать).
Шаг 2: Ожидание и получение дубликата
Наниматель, получив заявление, обязан:
- Запросить через электронную услугу № 3.25.12 в Фонде сведения о вашей трудовой деятельности.
- На основании этих сведений и вашей личной карточки (если есть) оформить дубликат.
Сроки: Согласно п. 64 Инструкции по ведению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда РБ), дубликат должен быть оформлен и выдан работнику не позднее 15 календарных дней с даты подачи заявления.
Дубликат оформляется на новом бланке установленной формы. В него переносятся все записи об трудовой деятельности из оригинала (с указанием даты и номера записи). Если оригинальная трудовая книжка была заполнена полностью, выдается вкладыш.
Образец заявления (шаблон)
Ниже представлен примерный текст заявления. Вы можете адаптировать его под свою ситуацию.
Начальнику отдела кадров / Руководителю организации
[Полное наименование организации-работодателя]
[Ваш ФИО полностью]
[Ваш адрес]
[Контактный телефон]
[Дата]
ЗАЯВЛЕНИЕ
Я, [Ваше ФИО], работающий(ая) в вашей организации в должности [ваша должность] (уволенный(ая) [дата увольнения]), в связи с [утратой/порчей/заполнением] трудовой книжки, прошу оформить и выдать мне дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней).
Приложение: копия паспорта (при наличии).
[Ваша подпись] ___________________ / [Расшифровка подписи] /
Что делать, если наниматель отказывает или затягивает?
Если наниматель незаконно отказывает в выдаче дубликата, не реагирует на заявление или нарушает 15-дневный срок, вы имеете право:
- Направить жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) Минтруда РБ.
- Обратиться в суд с исковым заявлением о восстановлении права на получение дубликата и взыскании компенсации за задержку (если есть упущенная выгода).
Для уволенных работников, пропустивших 6-месячный срок, возможность получения дубликата через последнего нанимателя теряется. В этом случае необходимо обращаться в орган, ведающий архивом (государственный или негосударственный), где хранятся документы бывших организаций, для получения справок о трудовой деятельности. Процесс будет сложнее и дольше.
Ключевые нормативные акты
- Трудовой кодекс Республики Беларусь (ст. 50, 86).
- Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда РБ от № 40, в ред. от ).
- Закон РБ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования» (от № 230-З, ред. от 2023 г.).
- Срок обращения для уволенных — 6 месяцев с даты увольнения. Не упустите его!
- С 2024 года процесс цифровизирован. Основная нагрузка по получению сведений лежит на нанимателе через портал e-pasluga.by.
- Срок оформления дубликата нанимателем — 15 календарных дней.
- Заявление пишется в произвольной форме, но должно быть конкретным и содержать все необходимые данные.
- При утере трудовой книжки необходимо незамедлительно обратиться с заявлением к работодателю (текущему или последнему).
Соблюдение этих правил позволит вам оперативно и без лишних хлопот восстановить столь важный документ, подтверждающий вашу трудовую биографию.
Статья подготовлена на основе официальной информации Министерства труда и социальной защиты РБ и Фонда социальной защиты населения. Актуально на 23 мая 2026 года.