Вопрос о том, где и как должны храниться трудовые книжки работников, часто возникает у работодателей – как у крупных компаний, так и у индивидуальных предпринимателей. Ниже подробно разобраны нормативные требования, порядок учёта, условия хранения копий трудовых книжек в личных делах и практические рекомендации.
Нормативно‑правовая база
Основные документы, регламентирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек, включают:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 65, 66, 67, 68.
- Постановление Правительства РФ от № 763 «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек».
- Приказ Минтруда России № 5н от «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ» (п. 4.20).
- Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» (в части согласия работника).
- Разъяснения Роструда и КонсультантПлюс о хранении копий документов в личных делах.
Эти акты совместно определяют, что оригиналы трудовых книжек находятся у работника, а работодателю может потребоваться хранить их копии или дубликаты.
Что такое личное дело и трудовая книжка?
- Личное дело – совокупность документов, связанных с трудовой деятельностью конкретного работника (заявления, трудовой договор, приказы, справки, копии документов и т.д.). Оформляется в виде папки‑тома, где листы нумеруются и подшиваются в хронологическом порядке.
- Трудовая книжка – государственный документ, фиксирующий сведения о трудовой истории работника. По закону оригинал хранится у работника, а дубликат (или копия) может находиться у работодателя в случае, если работник её не получил.
Обязанности работодателя по учёту и хранению трудовых книжек
Согласно Положению о порядке организации хранения документов Архивного фонда РФ и ТК РФ, работодатель обязан:
- Назначить уполномоченное лицо (обычно кадровика), которое будет вести учёт и хранить трудовые книжки и их копии.
- Обеспечить надёжное хранение документов в условиях, исключающих их порчу, утрату или несанкционированный доступ.
- Вести учёт полученных и выданных трудовых книжек (реестр, журнал учёта).
- Сохранять копии трудовых книжек до востребования работника или его законных представителей.
Можно ли хранить копии трудовых книжек в личном деле?
Да, хранить копии трудовых книжек в личном деле разрешается, но только при соблюдении следующих условий:
- Получено письменное согласие работника на обработку и хранение его персональных данных (включая копию трудовой книжки). Согласие должно соответствовать требованиям ФЗ 152‑ФЗ.
- Копия хранится в защищённом месте (закрытый шкаф, сейф, электронный архив с ограниченным доступом).
- В личном деле указывается, что документ является копией трудовой книжки, и фиксируется дата её получения.
- Копия должна быть чётко идентифицирована (например, проставлен штамп «Копия», подпись уполномоченного лица).
Если согласие не получено, копию хранить нельзя – в этом случае трудовую книжку следует вернуть работнику, а оригинал хранить у него.
Согласие работника и обработка персональных данных
Согласно ФЗ 152‑ФЗ, любые персональные данные (паспортные данные, СНИЛС, копия трудовой книжки) могут обрабатываться только при наличии:
- Согласия субъекта данных;
- Законного интереса работодателя (например, необходимость подтверждения трудового стажа).
Типичный образец согласия выглядит так:
Согласие на обработку персональных данных
Я, _______________ (Ф.И.О.), даю согласие ООО «______» на обработку моих персональных данных, включая копию трудовой книжки, в целях кадрового делопроизводства, хранения в личном деле и предоставления в органы государственной службы занятости.
Сроки хранения копий трудовых книжек
Сроки зависят от даты завершения делопроизводства:
- Для документов, поступивших в архив после 2003 года – 50 лет (п. 22.1 закона об архивном деле).
- Для документов, завершивших делопроизводство до 2003 года – 75 лет.
- Если работник требует возврат копии, она должна быть выдана немедленно, а оригинал (если имеется) – в течение 5 рабочих дней.
Учет и выдача трудовых книжек
Уполномоченное лицо ведёт реестр, в котором фиксируются:
- Дата получения копии трудовой книжки.
- ФИО работника, его табельный номер.
- Состояние документа (целый, повреждённый).
- Дата выдачи (при запросе работника).
Выдача копии производится только после предъявления письменного запроса работника или его законного представителя.
Уничтожение и передача в архив
По истечении установленных сроков хранения копии трудовых книжек подлежат:
- Уничтожению в соответствии с правилами утилизации конфиденциальных документов (шредирование, сжигание).
- Передаче в государственный архив, если документ имеет историческую ценность.
Перед уничтожением необходимо оформить акт, в котором указываются:
- Наименование документа.
- Дата уничтожения.
- Подписи ответственных лиц;
Практические рекомендации работодателю
- Оформляйте согласие на хранение копий трудовых книжек в письменной форме и храните его в личном деле.
- Разделяйте оригиналы и копии: оригиналы – у работника, копии – в закрытом шкафу или электронном архиве.
- Обеспечьте регулярный учёт (ежеквартальный контроль наличия и состояния копий).
- Не превышайте лимит в 250 листов на один том личного дела (п. 4.20 Положения о хранении документов).
- В случае электронного хранения используйте системы, соответствующие требованиям ФЗ 152‑ФЗ (шифрование, журнал доступа).
- Периодически проводите инвентаризацию архивных материалов и проверяйте сроки хранения.
Хранить копии трудовых книжек в личном деле разрешается, но только при условии:
- Получения письменного согласия работника;
- Соблюдения требований к защите персональных данных;
- Организации надёжного и учтённого хранения (в т.ч. соблюдения лимита листов в томе);
- Соблюдения установленных сроков хранения и правильного уничтожения по истечении этих сроков.
Тщательное соблюдение нормативных требований поможет избежать правовых рисков и обеспечит надёжную кадровую документацию.
Дата актуализации информации: , 18:05:34.