Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника в Республике Беларусь․ В случае утраты, повреждения или порчи оригинала работник имеет право на получение дубликата трудовой книжки․ С 2024 года порядок оформления дубликата существенно изменился благодаря внедрению электронных услуг Фонда социальной защиты населения (ФСЗН)․ В этой статье мы подробно разберём: кто может получить дубликат, каковы новые правила, какие документы нужны, где и как подать заявление, а также как правильно заполняется дубликат․
Когда выдаётся дубликат трудовой книжки?
Согласно пункту 62 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек (утв․ постановлением Минтруда и соцзащиты от № 40), дубликат выдаётся в следующих случаях:
- утрата трудовой книжки (например, при пожаре, краже, потере);
- повреждение документа (порвана обложка, нечитаемые записи, намокание);
- ошибки в заполнении, которые невозможно исправить;
- исчезновение вкладыша к трудовой книжке;
- другие обстоятельства, делающие невозможным дальнейшее использование оригинала․
Важно! Дубликат выдаётся только на основании письменного заявления работника․ Наниматель не вправе выдавать дубликат без обращения сотрудника․
Кто должен подавать заявление на дубликат?
Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки подаётся:
- Текущему работнику — нанимателю, у которого он трудится на момент обращения;
- Уволенному работнику — нанимателю по последнему месту работы, но в течение 6 месяцев после увольнения․
Если прошло более 6 месяцев с момента увольнения, работник должен обратится в Фонд социальной защиты населения (ФСЗН) для получения сведений о трудовой деятельности, а затем — к последнему нанимателю для оформления дубликата․
Как оформить дубликат трудовой книжки с 2024 года: новый порядок
С 1 января 2024 года вступили в силу изменения, введённые Законом Республики Беларусь от № 273-З․ Теперь оформление дубликата трудовой книжки проходит в два этапа:
Этап 1: Получение сведений о трудовой деятельности из ФСЗН
Наниматель (или работник, если он уволен) обращается за сведениями о трудовом стаже через единый портал электронных услуг «Е-Паслуга» по адресу: https://e-pasluga․by․
Для этого необходимо:
- Авторизоваться на портале «Е-Паслуга» с помощью электронной подписи или учётной записи;
- Выбрать электронную услугу: 3․25․12, Предоставление сведений о трудовой деятельности застрахованного лица (для оформления дубликата трудовой книжки);
- Указать ФИО, ИНН и другие идентифицирующие данные работника;
- Подать запрос — система автоматически формирует выписку из Единой информационной системы персонифицированного учёта (ЕИСПУ)․
Важно! Сведения ФСЗН содержат данные о трудовой деятельности с 1 января 2003 года․ До этой даты сведения о стаже должны подтверждаться иными документами (справки, трудовые договоры, архивные выписки)․
Этап 2: Оформление дубликата нанимателем
После получения электронной выписки из ФСЗН наниматель:
- Запрашивает у работника письменное заявление о выдаче дубликата;
- Проверяет сведения из ФСЗН на соответствие с имеющимися документами (если работник трудился до 2003 года — требует справки от предыдущих работодателей);
- Заполняет дубликат трудовой книжки в соответствии с главой 9 Инструкции № 40;
- Вносит записи в раздел «Сведения о работе» (вторая половина книжки), включая все периоды работы, подтверждённые документально;
- Заполняет ьный лист дубликата в установленном порядке (ФИО, дата рождения, образование, профессия);
- Ставит печать организации, подписывает и заверяет дубликат․
Обратите внимание: Если утрата трудовой книжки произошла по вине нанимателя (например, потеря в архиве), то все расходы и усилия по восстановлению стажа лежат на нём․ Работник не обязан собирать справки с предыдущих мест работы — наниматель сам обязан запросить сведения в ФСЗН и архивах․
Что делать, если стаж до 2003 года не подтверждён?
Сведения ФСЗН начинаются с 2003 года․ Для подтверждения трудового стажа до этой даты работник должен предоставить:
- справки с предыдущих мест работы (с указанием периода работы, должности, основания увольнения);
- трудовые договоры;
- приказы о приёме и увольнении;
- выписки из архивов (если организация ликвидирована)․
Если такие документы отсутствуют, наниматель может обратиться в архивные учреждения по месту нахождения бывших работодателей․ В случае невозможности подтверждения — стаж до 2003 года в дубликат не вносится, но может быть учтён при назначении пенсии на основании других документов (например, свидетельств, показаний свидетелей)․
Как заполняется дубликат трудовой книжки?
Дубликат заполняется по тем же правилам, что и оригинальная трудовая книжка:
- ьный лист: ФИО, дата рождения, образование, профессия — заполняется на основании паспорта и других документов работника;
- Раздел «Сведения о работе»: все периоды работы вносятся в хронологическом порядке, с указанием наименования организации, должности, дат приёма и увольнения;
- Все записи заверяются печатью и подписью ответственного лица;
- В конце дубликата делается запись: «Дубликат выдан взамен утраченной (повреждённой) трудовой книжки» с указанием даты выдачи и номера дубликата․
Пример записи в дубликате:
Дата:
Наименование организации: ОАО «Белтехснаб»
Должность: инженер-конструктор
Основание: приказ № 45 от
Дата увольнения:
Основание увольнения: уход по собственному желанию, приказ № 12 от
Сроки оформления дубликата
Наниматель обязан выдать дубликат трудовой книжки в течение 15 рабочих дней с момента получения письменного заявления и всех необходимых документов․
Если требуется запрос информации из ФСЗН или архивов — срок может быть продлён, но работнику должно быть направлено письменное уведомление с обоснованием задержки․
Что делать, если наниматель отказывается выдавать дубликат?
Если наниматель уклоняется от выдачи дубликата, работник имеет право:
- направить письменную претензию с требованием оформить дубликат;
- обратиться в комиссию по трудовым спорам;
- подать жалобу в Государственную инспекцию труда;
- обратиться в суд с иском о выдаче дубликата и возмещении морального вреда․
Отказ в выдаче дубликата — нарушение трудового законодательства и влечёт административную ответственность для нанимателя․
Электронная трудовая книжка и дубликат
С 2023 года в Беларуси активно развивается система электронной трудовой книжки․ Работники могут получать сведения о своём стаже через личный кабинет на портале «Е-Паслуга»․ Однако дубликат бумажной трудовой книжки остаётся обязательным документом для:
- оформления пенсии;
- получения пособий;
- трудоустройства в государственные и бюджетные организации;
- предоставления в органы ЗАГС, военкоматы, банки и другие учреждения․
Электронная версия не заменяет бумажную, но служит дополнительным источником подтверждения стажа․
В 2026 году процесс получения дубликата трудовой книжки в Беларуси стал более прозрачным и цифровым․ Основные правила:
- Заявление подаётся только письменно;
- Сведения о стаже с 2003 года берутся из ФСЗН через портал «Е-Паслуга» (услуга 3․25․12);
- До 2003 года — нужны документы от предыдущих работодателей;
- Наниматель обязан оформить дубликат в течение 15 рабочих дней;
- Если утрата — по вине нанимателя, он сам собирает все документы;
- Дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал․
Совет работникам: всегда храните копии трудовой книжки, приказов о приёме и увольнении, а также сохраняйте электронные выписки из «Е-Паслуга»․ Это сэкономит вам время и нервы в случае утраты оригинала․
Для получения актуальной информации и подачи заявления на дубликат посещайте официальный портал: https://e-pasluga․by — ваш надёжный помощник в вопросах трудового стажа․