Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и историю работы сотрудника. Иногда оригинал теряется, портится или оказывается недействительным. В таких случаях необходимо оформить дубликат трудовой книжки. Ниже приведена подробная инструкция, как правильно получить дубликат, какие документы нужны и какие сроки действуют.

Кому и зачем нужен дубликат?

• Потеря оригинала (потеря, кража, утеря).
• Порча, испачканность, разрыв страниц.
• Недействительная запись в оригинале (например, неверно указанный срок работы).
• Необходимость подтверждения стажа при переходе на новую работу.
• Получение пенсионных и иных социальных прав.

Дубликат должен быть выдан последней организацией, где работал сотрудник, а не той, которая оформляла первую трудовую книжку.

Кто обязан выдавать дубликат?

Согласно законодательству Республики Беларусь, работодатель обязан выдать дубликат безвозмездно в течение 30 календарных дней с момента подачи заявления. Если сотрудник устраивается без трудовой книжки, организация не должна оформлять дубликат.

Необходимые документы

1. Заявление об оформлении дубликата трудовой книжки (шаблон можно скачать здесь).
2. Копия оригинала трудовой книжки (если он есть, но повреждён).
3. Справка о стаже работы в предыдущих организациях (если применимо).
4. Паспорт сотрудника.
5. Свидетельство о рождении (если требуется).
6. Копии документов, подтверждающих стаж (например, трудовые договоры, справки о работе).
7. Письмо работодателя о подтверждении стажа (если работник работал в нескольких компаниях).

Все документы, кроме оригинала трудовой книжки, возвращаются сотруднику после оформления дубликата.

Пошаговая инструкция по оформлению дубликата

1. Подготовка заявления. Заполните форму заявления, указав:
   • ФИО, дата рождения, паспортные данные.
   • Причину запроса (потеря, порча, недействительность).
   • Сведения о предыдущих местах работы (если применимо).
2. Сбор подтверждающих документов. Подготовьте копии трудовых договоров, справок, сертификатов и т.д.
3. Подача заявления. Предоставьте заявление и документы в отдел кадров вашей организации.
4. Проверка работодателем. Работодатель проверяет данные, сверяет их с внутренними учётными документами.
5. Внесение записей в дубликат. Записи в дубликат вносятся на основании документов, подтверждающих работу или стаж сотрудника (п. 7.2 Инструкции).
6. Подпись и печать. Дубликат подписывается уполномоченным представителем работодателя и печатается.
7. Передача дубликата сотруднику. После оформления сотрудник получает новый экземпляр трудовой книжки.

Новые возможности: электронная услуга Фонда

С 4 января 2024 года на едином портале электронных услуг https://platform.gov.by доступна услуга «Предоставление сведений о трудовой деятельности застрахованного лица» (код 3.25.12). Это позволяет быстро получить дубликат без посещения офиса:

• Заполните онлайн‑форму.
• Прикрепите сканы подтверждающих документов.
• Получите электронный дубликат, который можно распечатать.

Когда оформлять дубликат?

• Если запись в оригинале признана недействительной (пункт 1.2 Инструкции);
• При порче, испачканности, разрыве страниц.
• Если оригинал потерян, украден или утерян.
• При переходе на новую работу, если требуется подтверждение стажа.

Сроки и стоимость

Работодатель обязан выдать дубликат в течение 30 календарных дней с момента подачи заявления. Стоимость дубликата – бесплатно (обязательное действие работодателя).

Образец заявления

Ниже приведён примерный шаблон заявления. Вы можете адаптировать его под свои нужды.

Заявление
на оформление дубликата трудовой книжки

Я, ФИО, дата рождения ДД.ММ.ГГГГ, паспортные данные серия и номер, выдан кем и когда, проживающий по адресу адрес, прошу выдать дубликат трудовой книжки в связи с потерей/порчей/недействительностью оригинала.

Сведения о работе:
- Предыдущий работодатель: название организации, период работы: ДД;ММ.ГГГГ – ДД.ММ.ГГГГ.
- Текущий работодатель: название организации, дата начала работы: ДД.ММ.ГГГГ.

Подпись: ___________________ Дата: ___________

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить дубликат, если я работаю в новой компании без трудовой книжки?

Нет, организация не должна оформлять дубликат, если сотрудник не имеет трудовой книжки.

Что делать, если в оригинале есть неверные записи?

В таком случае необходимо оформить дубликат, в котором будут исправлены ошибки. Работодатель проверит данные и внесёт корректные записи.

Сколько времени занимает оформление дубликата?

Обязательный срок – 30 календарных дней. В реальной практике часто получается быстрее.

Краткая таблица «Кто, что и когда»

Оформление дубликата трудовой книжки – это важный процесс, который защищает права сотрудника и упрощает его дальнейшую карьеру. Следуйте приведённой инструкции, подготовьте все необходимые документы и не забывайте о сроках. Если вам нужна более подробная информация, обратитесь в отдел кадров вашей организации или воспользуйтесь новой электронной услугой Фонда (код 3.25.12) на портале https://platform.gov.by.

Удачи в оформлении и пусть ваш трудовой стаж всегда будет в порядке!