Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности гражданина, его стаж, периоды работы, начисления и т.д. По законодательству РФ работодатель обязан вести трудовые книжки (или их электронные аналоги) и предоставлять их работнику в определённых случаях. В статье рассмотрим, какие правовые нормы регулируют выдачу трудовой книжки, как правильно оформить требование к работнику, какие сроки соблюдаются и какие особенности существуют при работе с электронными трудовыми книжками.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Статья 66 «Трудовая книжка» определяет обязанность работодателя вести трудовые книжки у работников, проработавших более пяти дней, если работа является основной.
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» – упрощает порядок ведения трудовых книжек для новых работников, впервые нанимаемых после 2020‑го года.
• Постановление Правления Пенсионного фонда России № 11‑1 от г. – регламентирует порядок представления сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Приказ Минтруда России № 588н от г. – Инструкция по заполнению трудовых книжек.

Когда работодатель может потребовать трудовую книжку

1. При приёме на работу. Работодатель обязан получить от соискателя (или от него) трудовую книжку (или её электронный аналог) до подписания трудового договора.
2. При переводе, изменении условий труда. При необходимости внесения новых записей в книжку (перевод в другое подразделение, изменение должности) работодатель запрашивает её у работника.
3. При увольнении. Для оформления записи об увольнении и выдачи справки о стаже работник обязан вернуть книжку.
4. Для предоставления копий в органы соцстрахования. По письменному заявлению работника работодатель обязан в течение трёх рабочих дней выдать копию трудовой книжки или выписку, заверённую подписью и печатью.

Как оформить требование к работнику

Требование о предоставлении трудовой книжки должно быть оформлено в письменной форме (письмо, служебная записка, электронное сообщение с подтверждением получения). Ниже – пример шаблона.

ООО «Компания»
Адрес: ______________________
Тел.: ______________________

Служебная записка
№ ___ от «__» __________ 2026 г.

Кому: Иванову Ивану Ивановичу
От кого: Руководителю отдела кадров

Тема: Требование о предоставлении трудовой книжки
Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ и внутренними нормативными документами
(Положение о ведении трудовых книжек) прошу предоставить оригинал (или электронный
вариант) трудовой книжки (вкладыша) для внесения записи о (переводе/изменении условий
труда/увольнении) не позднее трёх рабочих дней со дня получения настоящего
требования.

При невозможности предоставить оригинал в указанный срок прошу сообщить причины и
предложить альтернативный способ (скан-копию, электронный вариант) в соответствии
с пунктом 5 Порядка подачи сведений о трудовой деятельности (ПФР, ).

С уважением,
____________________
(ФИО, должность, подпись)

Сроки и последствия несоблюдения

• Работодатель обязан выдать копию или выписку из трудовой книжки в течение трёх рабочих дней после получения письменного заявления работника.
• Если работник отказывается предоставить оригинал книжки без уважительных причин, работодатель имеет право удержать её до момента внесения обязательных записей (ст. 66 ТК РФ).
• Нарушение сроков со стороны работодателя может привести к административной ответственности – штраф для юридических лиц от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Дубликат трудовой книжки

В случае утраты, порчи (обгорела, порвана, испачкана) оригинала, работник имеет право получить дубликат. Порядок выдачи дубликата:

1. Работник подаёт письменное заявление о выдаче дубликата.
2. Работодатель в течение трёх рабочих дней оформляет дубликат и вносит в него все записи, соответствующие оригиналу.
3. Дубликат заверяется подписью ответственного лица и печатью (если она используется).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки. Основные требования и преимущества:

• Обязательность ведения ЭТК – даже если работник предпочитает бумажный вариант, в системе работодателя должна вестись электронная запись.
• Запись в ЭТК вносится по заявлению работника и заверяется подписью ответственного лица (может быть электронная подпись).
• При увольнении данные передаются в Пенсионный фонд в форме СТД‑Р, что ускоряет оформление пенсии.
• Работник может запросить печатную копию ЭТК, однако оригинал остаётся в электронном виде.

Для передачи сведений в ПФР допускаются как сканированные копии страниц трудовой книжки, так и прямой экспорт из системы работодателя (пункт 4 Порядка 11‑1 ПФР).

Регистрация и учёт трудовых книжек в организации

Каждая полученная от работника трудовая книжка (или её вкладыш) должна быть зарегистрирована в Книге учёта движения трудовых книжек. Ответственный за учёт обязан:

1. Внести запись о получении книжки (дата, ФИО работника, номер книжки).
2. Обеспечить её хранение в надёжном месте (шкаф, сейф) с ограниченным доступом.
3. Контролировать своевременное возвращение книжки после внесения записей.

Практические рекомендации для работодателя

• Разработайте внутренний регламент о порядке запроса и получения трудовых книжек, включающий шаблоны писем и сроки.
• Обучите кадровый персонал правилам оформления записей в бумажных и электронных книжках (см. Инструкция по заполнению трудовых книжек, Приказ Минтруда № 588н).
• Внедрите систему электронного документооборота, чтобы быстро передавать сведения в ПФР и избегать потери бумажных документов.
• Регулярно проверяйте состояние книжек (не порваны, не испачканы) и при необходимости заказывайте дубликаты.
• Сохраняйте копии всех заявлений работников (печатные и электронные) в личных делах.

Требование работнику о предоставлении трудовой книжки – обязательный процесс, регулируемый Трудовым кодексом и рядом подзаконных актов. Соблюдение сроков (не более трёх рабочих дней), правильное оформление документов и учёт как бумажных, так и электронных книжек позволяют избежать конфликтов, штрафов и обеспечить надёжную регистрацию трудового стажа работников.

Помните, что современный тренд – переход к электронному формату, однако закон сохраняет возможность использования бумажных книжек, поэтому работодателю необходимо поддерживать оба варианта учёта.

Дата публикации: