Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ Иногда возникает необходимость получить её копию — например, для предоставления в другие организации, при утере оригинала или для личного архива․ С 2026 года в России действуют новые правила, связанные с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК), но порядок получения копий остаётся актуальным․
Что такое копия трудовой книжки и зачем она нужна?
Копия трудовой книжки, это точное воспроизведение всех записей из оригинала, заверенное подписью и печатью работодателя (или уполномоченного лица)․ Она имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, но только в рамках предоставления в конкретные инстанции (например, в ПФР, для оформления пенсии, при смене работы)․
Важно: Копия не заменяет оригинал при трудоустройстве — для этого нужен сам документ или его дубликат․
Порядок получения копии: пошаговая инструкция
- Обращение к работодателю․ Обратитесь в отдел кадров (или бухгалтерию) той организации, где вы работали в момент последней записи в трудовой книжке․ Если вы уволились, обращайтесь в последнее место работы․
- Написание заявления․ Составьте письменное заявление с просьбой выдать копию трудовой книжки․ Образец можно найти в отделе кадров или онлайн․ В заявлении укажите:
- ФИО полностью;
- Дату и место рождения;
- Номер трудовой книжки (если известен);
- Период работы в организации;
- Цель получения копии (по желанию)․
- Оплата услуги (если требуется)․ Согласно Трудовому кодексу РФ, изготовление копии трудовой книжки — это платная услуга․ Стоимость определяется работодателем (обычно в пределах 100-500 рублей)․ Уточните в отделе кадров․
- Срок изготовления․ Работодатель обязан выдать копию в течение 15 рабочих дней с даты подачи заявления (ст․ 62 ТК РФ)․
- Получение документа․ Заберите готовую копию․ Убедитесь, что она содержит:
- Все записи о работе (включая последнюю);
- Подпись ответственного лица (обычно начальника отдела кадров или бухгалтера);
- Печать организации (если она использовалась ранее)․
Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК․ Это означает:
- Если вы получили электронную трудовую книжку (данные хранятся в СФР), то для получения бумажной копии вы можете обратиться в отдел кадров последнего работодателя․ Они обязаны её предоставить на основании вашего заявления․
- Если вы работали в нескольких организациях, копию можно запросить у каждого работодателя отдельно, так как записи в ЭТК ведутся по каждому месту работы․
- Одновременное использование бумажной и электронной книжки возможно, если вы не подавали заявление об отказе от бумажного носителя․
Важно: В ЭТК вы можете самостоятельно проверить корректность записей через личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте Социального фонда России (СФР)․
Что делать, если работодатель отказывается выдать копию?
Если работодатель нарушает ваши права:
- Направьте письменную претензию с требованием выдать копию в установленный срок․
- Обратитесь с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в Прокуратуру․
- Подайте иск в суд о восстановлении права на получение копии (по ст․ 236 ТК РФ возможны штрафы для работодателя)․
Частые вопросы (FAQ)
Могу ли я получить копию, если утерял оригинал?
Да, но сначала нужно оформить дубликат трудовой книжки (это отдельная процедура)․ Копия выдается на основании дубликата или по запросу в СФР (для ЭТК)․
Нужна ли нотариальная доверенность для получения копии?
Нет․ Получить копию может только сам работник․ Если вы не можете лично явиться, оформите доверенность (простую письменную) на другого человека, который будет действовать от вашего имени․
Можно ли получить копию в ПФР или МФЦ?
Нет․ Только у работодателя, который вёл вашу трудовую книжку․ Однако в ПФР или МФЦ можно запросить выписку из ЭТК, если вы работали после 1 января 2020 года (для электронных записей)․
Получение копии трудовой книжки — стандартная процедура, но требует соблюдения формальностей․ Главное:
- Обращайтесь в последнее место работы;
- Подавайте письменное заявление;
- Учитывайте срок в 15 рабочих дней;
- Помните о переходе на электронные трудовые книжки, это не отменяет права на бумажную копию․
При возникновении проблем обращайтесь в контролирующие органы — ваши права защищены Трудовым кодексом РФ․