Согласно действующему законодательству РФ, каждый работник имеет право получить копию своей трудовой книжки (в бумажном или электронном виде) по письменному запросу․ Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, процедура оформления заявления, сроки исполнения, особенности выдачи электронной трудовой книжки и практические рекомендации для работников и работодателей․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст․ 62: работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику трудовую книжку или её копию․
• ст․ 66․1 ТК РФ регулирует предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде (форма СТД‑Р) – это часть электронной трудовой книжки․
• Федеральный закон «О персональных данных» (№ 152‑ФЗ) – требует согласия работника на обработку его персональных данных при выдаче копий․
• Постановление Правительства РФ от № 437 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и хранения их копий» – устанавливает порядок заверения копий․

Кто может запросить копию?

Право на получение копии трудовой книжки имеют:

• Текущие сотрудники организации;
• Бывшие работники (в т․ч․ уволенные по собственному желанию, по соглашению сторон, за нарушение трудовой дисциплины и т․д․);
• Представители работника (например, нотариус) при наличии доверенности․

Как оформить заявление?

Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование организации и её реквизиты (ИНН, КПП, адрес);
2. ФИО заявителя, должность, структурное подразделение;
3. Наименование документа: «Заявление о выдаче копии трудовой книжки»;
4. Указание, требуется ли копия в бумажном или электронном виде;
5. Цель получения копии (например, для подачи в банк, оформления пенсии, трудоустройства и т․п․);
6. Дата подачи заявления и подпись заявителя․

Образец заявления (2025 г․)

Заявление
о выдаче копии трудовой книжки

Я, Иванов Иван Иванович, работающий в должности ведущего специалиста
отдела продаж ООО «Ромашка» (ИНН 7701234567, КПП 770101001),
прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки
в бумажном виде для предоставления в банк в целях получения потребительского кредита․

Подпись: _____________ /Иванов И․И․/

Заявление можно подать:

• Лично в отдел кадров (под роспись о получении);
• Через корпоративный внутренний портал (если таковой имеется);
• По электронной почте с электронной подписью (ЭП) или с последующим подтверждением лично;
• Через портал Госуслуги – услуга «Выдача копии трудовой книжки» (электронный запрос направляется работодателю автоматически)․

Сроки исполнения заявления

Согласно ст․ 62 ТК РФ, работодатель обязан:

• Подготовить копию трудовой книжки;
• Заверять её подписью уполномоченного лица (руководитель отдела кадров, директор или иное лицо, уполномоченное приказом);
• Поставить печать организации (если она имеется);
• Выдать документ работнику не позднее трёх рабочих дней с даты регистрации заявления․

Если запрос касается электронной трудовой книжки, срок может быть сокращён до одного рабочего дня, поскольку сведения формируются автоматически в системе кадрового учёта (например, в 1С:ЗУП, «КонсультантПлюс» и др․)․

Как заверять копию?

Заверение копии трудовой книжки выполняется следующим образом:

1. Сделать photocopy или распечатку всех страниц трудовой книжки (включая ьный лист и записи о работе);
2. На каждой копии поставить надпись «Копия верна»;
3. Подпись уполномоченного лица и расшифровка (ФИО, должность);
4. Печать организации (при наличии)․
5. При выдаче электронной копии – электронная подпись уполномоченного лица и отметка о заверении в системе кадрового учёта․

Пример заверенной копии (бумажный вид):

Копия верна
Подпись: _____________ /Петрова С․В․, начальник отдела кадров/
М․П․ (печать организации)

Получение копии через Госуслуги

С 2025 года работник может оформить запрос на получение копии трудовой книжки непосредственно в личном кабинете на портале Госуслуги:

1. Авторизоваться в личном кабинете;
2. Выбрать раздел «Документы» → услуга «Выдача копии трудовой книжки»;
3. Заполнить электронную форму (указать цель, форму получения – электронная или бумажная);
4. Подтвердить запрос электронной подписью;
5. Получить уведомление о готовности документа (обычно в течение 1‑3 рабочих дней)․

После одобрения запрос направляется работодателю, который обязан выдать копию в установленные сроки․ При получении электронной копии работник может скачать её в личном кабинете Госуслуг в формате PDF с электронной подписью работодателя․

Особенности для бывших сотрудников

Бывший работник также имеет право на получение копии трудовой книжки․ Однако есть нюансы:

• Если трудовая книжка хранится у бывшего работодателя, запрос направляется в отдел кадров этой организации;
• При уходе сотрудника по собственному желанию трудовая книжка выдаётся ему на руки в день увольнения (ст․ 84․1 ТК РФ); копия может быть запрошена позже;
• Если работник потерял оригинал трудовой книжки, он может запросить заверенную копию у последнего работодателя, который вёл её ведение․

Ответственность за нарушение срока выдачи

Нарушение срока выдачи копии трудовой книжки влечёт:

• Административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ (штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 руб․, для организаций от 30 000 до 50 000 руб․);
• Возможность подачи искового заявления в суд о возмещении морального вреда и компенсации за задержку;
• Ухудшение репутации работодателя и возможные проверки трудовой инспекции․

Практические рекомендации

Для работников:

• Храните копию заявления и подтверждение его получения (например, отметку о принятии в отделе кадров или скриншот отправки через Госуслуги);
• Если ответ не поступил в срок, направьте повторное заявление с указанием нарушения срока и ссылкой на ст․ 62 ТК РФ;
• При необходимости заверения копии у нотариуса – предоставьте ему заверенную копию от работодателя․

Для работодателей:

• Ведите журнал регистрации заявлений о выдаче копий трудовой книжки (номер, дата, ФИО заявителя, срок исполнения);
• Обеспечьте наличие шаблона заверения копии (приказ о назначении уполномоченного лица);
• Автоматизируйте процесс формирования электронных выписок из трудовой книжки в кадровой системе;
• Проводите инструктаж сотрудников отдела кадров по порядку выдачи копий и ответственности за нарушение сроков․

Выдача на руки копии трудовой книжки – это законное право каждого работника, реализуемое в рамках ст․ 62 и 66․1 ТК РФ․ Процедура проста: подать письменное заявление (можно через Госуслуги), дождаться не более трёх рабочих дней получения заверенного документа․ Соблюдение установленных сроков и правил оформления защищает интересы обеих сторон и минимизирует риски административных споров․

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к юристу по трудовому праву или воспользоваться консультациями в системе КонсультантПлюс, где доступны актуальные образцы заявлений, приказы и разъяснения по данной теме․