С введением электронной трудовой книжки у работодателей появился новый способ подтверждения трудового стажа. Однако при приёме на работу сотрудника‚ который уже перешёл на ЭТК у прежнего места работы‚ необходимо знать‚ где и как получить сведения о его полном стаже (включая период до 2020 года). Ниже – пошаговое руководство‚ основанное на действующем законодательстве и разъяснениях Минтруда России‚ ПФР/СФР и судебной практики.

Что такое электронная трудовая книжка и где она хранится?

Электронная трудовая книжка – это цифровой учёт трудовой деятельности‚ который ведётся в информационной системе Социального фонда России (СФР) (ранее – Пенсионный фонд). Доступ к ней имеют:

• сам работник (через личный кабинет на портале Госуслуги или сайт СФР);
• работодатель‚ который подал заявление о переходе на ЭТК и уведомил СФР по форме СЗВ‑ТД;
• органы СФР (для внутренней работы и предоставления справок).

Если работник не подал заявление о переходе‚ его данные находятся в системе только для внутреннего использования СФР и недоступны ни ему‚ ни работодателю.

Основные способы получения сведений о стаже сотрудника

Запрос у текущего работодателя (по последнему месту работы)

Согласно ст. 66.1 ТК РФ‚ работник может потребовать у своего работодателя справку о трудовой деятельности за период работы у него. Эта справка выдаётся на бланке СТД‑Р и содержит:

• периоды работы (приём‚ увольнение‚ переводы);
• должности;
• основания для увольнения.

Для получения стажа за предыдущие места работы необходимо дополнительно запросить справки у бывших работодателей.

Запрос в Социальный фонд России (СФР)

Сведения о всей трудовой деятельности‚ включая периоды до перехода на ЭТК‚ хранятся в базе СФР. Работник может получить:

• Выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД‑СФР) – через личный кабинет на портале Госуслуги или сайт СФР;
• Справку о страховом стаже (форма СТД‑ПФР) – также через Госуслуги или лично в клиентской службе СФР.

Эти документы подтверждают все периоды работы‚ включая те‚ что были оформлены на бумажной трудовой книжке до 2020 года.

Через Многофункциональный центр (МФЦ)

В МФЦ можно оформить запрос на получение выписки из ЭТК или справки о стаже. Сотрудник МФЦ направит запрос в СФР и выдаст готовый документ в течение 3‑5 рабочих дней.

Использование бумажной трудовой книжки (если она сохранена)

При переходе на ЭТК работодатель обязан вернуть сотруднику бумажную трудовую книжку на руки. Если она сохранена‚ в ней содержатся все записи о работе до даты перехода (как правило‚ до ). Эта книжка может служить основным доказательством стажа для расчёта больничного‚ отпуска и других выплат.

Запрос у предыдущего работодателя по форме СТД‑Р

Если у сотрудника нет бумажной книжки или она утеряна‚ он может обратиться к бывшему работодателю с требованием выдать справку по форме СТД‑Р за период работы у этого работодателя. Справка выдаётся в течение трёх рабочих дней после письменного запроса.

Через личный кабинет на портале Госуслуг

Авторизовавшись на gosuslugi.ru‚ работник выбирает раздел «Социальное обеспечение» → «Электронная трудовая книжка» → «Заказать справку/выписку». После подтверждения личности система формирует документ в PDF‑формате‚ который можно распечатать и передать новому работодателю.

Особенности подтверждения стажа за период до

Минтруда России в своих разъяснениях (письма от ‚ ) указывает‚ что для подтверждения страхового стажа за период до перехода на ЭТК допустимы следующие документы:

• бумажная трудовая книжка;
• справки‚ выдаваемые работодателем по форме СТД‑Р;
• выписки из электронной трудовой книжки (СТД‑СФР);
• трудовые договоры‚ приказы о приёме/увольнении‚ иные документы‚ подтверждающие факт трудовых отношений.

Таким образом‚ даже если у сотрудника нет бумажной книжки‚ достаточно предоставить любую из перечисленных справок или выписку из ЭТК‚ где будут отражены периоды работы до 2020 года.

Расчёт больничного за первые три дня

Для начисления пособия по временной нетрудоспособности за первые три дня болезни работодатель обязан использовать страховой стаж‚ подтверждённый одним из вышеуказанных документов. Если стаж менее шести месяцев‚ пособие рассчитывается из среднего заработка; если шесть месяцев и более – из среднего заработка с учётом коэффициента‚ зависящего от стажа.

Пошаговая инструкция для нового работодателя

1. Запросите у сотрудника согласие на обработку персональных данных (если ещё не получено) – это необходимо для последующих запросов в СФР.
2. Попросите сотрудника предоставить одну из следующих справок:
   • выписку из ЭТК (форма СТД‑СФР) через Госуслуги или личный кабинет СФР;
   • справку о страховом стаже (форма СТД‑ПФР);
   • бумажную трудовую книжку (если она у него на руках);
   • справки от предыдущих работодателей по форме СТД‑Р.
3. Проверьте received документ на наличие всех периодов работы (даты приёма/увольнения‚ должности). Если обнаружены проблы‚ запросите недостающие справки у конкретных работодателей.
4. Сформируйте внутреннюю карточку сотрудника в кадровой системе‚ внеся все подтверждённые периоды работы.
5. При расчёте больничного‚ отпуска или других выплат используйте подтверждённый страховой стаж (из справки СТД‑ПФР или выписки СТД‑СФР).
6. Храните копии всех полученных документов в личном деле сотрудника не менее 50 лет (как требует законодательство о хранении кадровых документов).

Полезные ссылки и контакты

• Портал Госуслуг – раздел «Электронная трудовая книжка»: gosuslugi.ru
• Сайт Социального фонда России: sf.ru (личный кабинет‚ форма запроса справок)
• Горячая линия СФР: 8‑800‑200‑04‑99 (бесплатно по России)
• МФЦ – запись на приём через портал mfc.ru
• Консультационный центр Минтруда России: trud.gov.ru (раздел «Вопросы-ответы»)

Узнать стаж сотрудника‚ перешедшего на электронную трудовую книжку‚ можно несколькими надёжными способами:

• запросить выписку из ЭТК или справку о страховом стаже через СФР (Госуслуги‚ личный кабинет‚ МФЦ);
• использовать бумажную трудовую книжку‚ если она сохранена;
• получать справки от предыдущих работодателей по форме СТД‑Р;
• при необходимости подтверждать периоды до трудовыми договорами‚ приказами и иными документами‚ как разъясняет Минтруда.

Своевременное получение и проверка этих документов позволит корректно рассчитывать больничные‚ отпускные и другие социальные выплаты‚ а также избежать споров с сотрудниками и контролирующими органами.

Помните: основной гарант достоверности сведений о стаже – это документ‚ выданный уполномоченным органом (СФР) или работодателем в установленной форме. Сохраняйте все полученные справки в личном деле сотрудника на протяжении всего срока хранения кадровой документации.