С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). С 2026 года для всех впервые принятых на работу обязателен именно электронный формат. Однако для оформления пенсии многим пенсионерам требуется иметь на руках документ, подтверждающий трудовой стаж. В этой статье подробно разберем, как получить трудовую книжку (бумажную или электронную) для подачи в Пенсионный фонд.

Какая трудовая книжка существует в 2026 году?

Сейчас существует два вида, но приоритет у электронной:

• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — основной формат. Все сведения о работе (прием, увольнение, должность, условия труда) хранятся в базе данных Социального фонда России (СФР). Физический документ не выдается, но доступ к информации есть в личном кабинете на сайте СФР.
• Бумажная трудовая книжка — выдается по письменному заявлению работника (ст. 66.1 ТК РФ). Это классическая книжка с вклеенными страницами, которую работодатель заполняет и заверяет печатью.

Ключевое правило: Если вы работали после 2020 года, то ваши данные обязательно передавались работодателем в СФР в форме Сведений о трудовой деятельности (форма ЕФС-1). Даже если у вас есть старая бумажная книжка, актуальный стаж должен быть в электронной базе.

Как получить трудовую книжку «на руки» для пенсии?

Алгоритм действий зависит от того, какой формат вам нужен и есть ли у вас уже документ.

Если у вас есть электронная трудовая книжка (работали после 2020 года)

Вам не нужно «выдавать» физический документ. Вам необходимо получить выписку из электронной трудовой книжки, официальный документ, подтверждающий ваши записи. Это и будет тот самый документ для пенсии.

1. Зарегистрируйтесь в личном кабинете СФР (если еще не сделали). Для этого нужен аккаунт на Госуслугах или можно создать отдельно на сайте СФР.
2. Подайте заявление на предоставление выписки в разделе «Электронная трудовая книжка» или «Сведения о трудовой деятельности». Выписка будет сформирована в формате PDF с электронной подписью СФР.
3. Распечатайте выписку на обычном принтере. Для пенсионного фонта этот документ имеет такую же юридическую силу, как и заверенная копия бумажной книжки.
4. Проверьте выписку! Убедитесь, что все периоды работы, должности, основания увольнения указаны верно. Если есть ошибки, сразу подавайте заявление о внесении исправлений (см. раздел 4).

Если у вас есть только старая бумажная трудовая книжка (работали до 2020 года)

Даже если ваша последняя запись сделана до 2020 года, данные о работе должны быть переданы в СФР. Но для пенсии вам может потребоваться сам документ.

1. Найдите свою бумажную трудовую книжку. Это ваш личный документ, он должен храниться у вас.
2. Заверьте копии. Для подачи в ПФР обычно нужны нотариально заверенные копии всех страниц с записями. Или копии, заверенные работодателем (если он еще существует) или иным уполномоченным лицом (например, в архиве).
3. Проверьте записи. Особое внимание — на периоды, которые могут быть «пропущены» или искажены. Если запись сделана неразборчиво или с ошибкой в датах, это проблема.
4. Если книжка утеряна — необходимо восстановить. Обратитесь в архивное учреждение по месту работы или в СФР с заявлением о восстановлении сведений о трудовой деятельности.

Если вы хотите получить бумажную книжку вместо электронной (по заявлению)

Это право работника, но для пенсии это не обязательно. Однако некоторые предпочитают иметь физический документ.

1. Подайте письменное заявление своему текущему работодателю с просьбой о выдаче бумажной трудовой книжки (если вы сейчас работаете).
2. Работодатель обязан в течение 3 рабочих дней выдать вам книжку, переписав в неё все сведения из ЭТК, и заверить её своей печатью.
3. Важно: После этого работодатель обязан прекратить ведение вашей ЭТК. Но для пенсии вы можете предоставить как бумажную книжку, так и выписку из ЭТК.

Где и как проверить свои сведения в ЭТК?

Это самый важный шаг перед подачей документов на пенсию.

1. Войдите в личный кабинет на сайте СФР (через Госуслуги или отдельно).
2. Найдите раздел «Электронная трудовая книжка» или «Сведения о трудовой деятельности».
3. Внимательно проверьте каждый период:
   • Дата начала и окончания работы.
   • Наименование работодателя (полное и правильно ли оно указано).
   • Должность/специальность.
   • Основание для увольнения (приказ, увольнение по соглашению сторон и т.д.).
   • Сведения о страховых взносах (должны быть за все периоды).
4. Если вы видите, что какие-то периоды отсутствуют или указаны некорректно, действуйте по разделу 4.

Что делать, если в записях есть ошибки или пропущены периоды?

Исправление записей в ЭТК, это процесс, который инициирует работник.

1. Определите источник ошибки. Ошибка могла быть допущена:
   • Работодателем при подаче ЕФС-1 в СФР.
   • В архиве при восстановлении документов.
   • При переносе данных из бумажной книжки в электронную.
2. Соберите доказательства. Вам понадобятся:
   • Копии вашей бумажной трудовой книжки (если есть).
   • Копии приказов о приеме/увольнении, трудовых договоров.
   • Справки с места работы, справки из архивов.
   • Выписки из других документов (например, из военного билета для периода военной службы).
3. Подайте заявление в СФР. Через личный кабинет или лично в отделении СФР подайте заявление о внесении изменений в сведения о трудовой деятельности, приложив все собранные документы.
4. Обратитесь к работодателю. Если ошибка связана с периодом работы у текущего или недавнего работодателя, сначала попробуйте решить вопрос с кадровым службой. Они могут подать уточняющие сведения в СФР.
5. Обратитесь в архив. Если работодатель ликвидирован, ищие документы в государственном или муниципальном архиве по месту нахождения организации. Архив выдает справки и копии приказов, на основании которых можно исправить запись.

Что предоставлять в Пенсионный фонд (СФР) для оформления пенсии?

При подаче заявления на пенсию (через Госуслуги или лично) вам не нужно отдельно предоставлять трудовую книжку. Система автоматически запрашивает сведения о вашем стаже из электронной базы СФР.

Однако, если:

• В вашей ЭТК есть неподтвержденные периоды (например, работа в организациях, которые не передали данные, или периоды до 1991 года).
• Есть спорные моменты (например, период ухода за ребенком, военная служба, работа в сельском хозяйстве и т.д.).
• Вы хотите предоставить дополнительные доказательства для увеличения стажа;

Тогда вам необходимо:

1. Распечатать выписку из ЭТК (если она у вас есть) и приложить её к заявлению.
2. Предоставить нотариально заверенные копии иных документов, подтверждающих стаж (бумажная трудовая книжка, справки, приказы и т.д.);
3. Указать в заявлении на пенсию все периоды, которые, по вашему мнению, должны быть учтены, но отсутствуют в автоматической выгрузке.

Краткая памятка-алгоритм для будущего пенсионера

1. За 1-2 года до пенсии: Получите доступ к личному кабинету СФР.
2. Запросите и распечатайте выписку из ЭТК.
3. Внимательно проверьте каждый месяц и год стажа.
4. Если есть ошибки или пропуски: Срочно начинайте процесс исправления — собирайте документы, пишите заявления в СФР и ищите архивы.
5. При подаче заявления на пенсию: Если ваша ЭТК полная и верная — ничего дополнительно не нужно. Если есть вопросы — приложите свою выписку и копии документов.
6. Храните все документы (бумажную книжку, выписки, справки) в надежном месте.

В 2026 году основной способ подтверждения стажа — электронная трудовая книжка в базе СФР. «Выдать на руки» можно только выписку из этой базы или, по заявлению, бумажную книжку. Ключ к успешному оформлению пенсии — это своевременная проверка и актуализация записей в вашей ЭТК. Не ждите последнего года — начните проверку сейчас, чтобы ваш стаж был отражен правильно и в полном объеме.

Информация актуальна на май 2026 года. Всегда уточняйте детали на официальном сайте Социального фонда России (СФР) или в отделении ПФР.