Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности человека. С 1 января 2021 года в России все новые сотрудники оформляются исключительно в электронном виде, однако закон предусматривает несколько способов получения бумажной или электронной копии. Ниже подробно описаны все возможные варианты получения трудовой книжки.
Основные понятия
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это отчёт ЕФС‑1, который работодатель отправляет в Пенсионный фонд.
- Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, который может быть выдан только в особых случаях.
- Справка СТД‑Р – выписка из ЭТК, выдаваемая работодателем.
- Справка СТД‑СФР – выписка, полученная в Пенсионном фонде или через Госуслуги.
Когда требуется электронная трудовая книжка
С 1 января 2021 года все новые сотрудники оформляются только в электронном виде. Это значит, что:
- Работодатель передаёт сведения о трудовой деятельности в ПФР с помощью формы ЕФС‑1.
- Сотрудник получает выписку по форме СТД‑Р (если её выдаёт компания) или СТД‑СФР (если он запрашивает её в ПФР или на портале Госуслуг).
- Электронная трудовая книжка хранится в системе ПФР и доступна для просмотра онлайн.
Как оформить электронную трудовую книжку через Госуслуги
Портал Госуслуги предоставляет быстрый доступ к выпискам из ЭТК. Алгоритм прост:
- Зарегистрируйтесь на Госуслуги (или войдите в свой аккаунт).
- В разделе «Справки и выписки» выберите «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Укажите реквизиты работодателя и период страхования.
- Получите документ в электронном виде, который можно распечатать или отправить на электронную почту.
Для получения выписки через МФЦ или СФР также доступны аналогичные процедуры, однако в МФЦ выдается только бумажный вариант, а на портале – и электронный.
Как получить бумажную трудовую книжку
Хотя с 2021 года бумажные книжки выдаются только новым сотрудникам, существуют случаи, когда работнику требуется именно бумажный документ:
- Потеря или порча оригинальной бумажной трудовой книжки.
- Необходимость предоставить документ в организации, которая принимает только бумажные формы (например, некоторые государственные учреждения).
Процедура получения:
- Работник подаёт письменное заявление о выдаче бумажной трудовой книжки.
- Работодатель обязан выдать документ не позднее трёх рабочих дней с даты получения заявления (ст. 65 ТК РФ).
- Если работник потерял книжку, он может запросить копию у работодателя или получить выписку в ПФР.
Как оформить заявление о выдаче трудовой книжки
Заявление оформляется в свободной форме, но должно содержать:
- ФИО работника.
- Номер и дату рождения.
- Сведения о месте работы (наименование организации, период работы).
- Подпись работника.
После подачи заявления работодатель оформляет выписку в соответствии с формой СТД‑Р или СТД‑СФР и передаёт её сотруднику.
Как получить выписку о стаже
Выписка о стаже может быть получена тремя способами:
- Через Госуслуги – самый быстрый способ, требует лишь нескольких минут.
- В МФЦ – выдаётся в бумажном виде.
- В ПФР или Соцфонд – можно запросить форму СТД‑СФР.
Для получения выписки через Госуслуги достаточно:
- Войти в личный кабинет.
- Перейти в раздел «Справки и выписки».
- Выбрать «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Сохранить или распечатать документ.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Можно ли заказать электронную трудовую книжку самостоятельно?
Нет. Электронная трудовая книжка формируется только на основании данных, предоставленных работодателем в форме ЕФС‑1. Самостоятельно заказать её нельзя.
Вопрос: Что делать, если я потерял свою бумажную трудовую книжку?
Подайте письменное заявление в отдел кадров. Работодатель обязан выдать выписку в течение трёх рабочих дней. При необходимости можно запросить выписку в ПФР или через Госуслуги.
Вопрос: Как узнать, какая форма выписки мне подходит?
Если вы получаете выписку от работодателя, это будет СТД‑Р. Если вы запрашиваете её самостоятельно в ПФР или на портале Госуслуг, получите СТД‑СФР.
Вопрос: Могу ли я одновременно иметь несколько электронных трудовой книжек?
Нет. На одного работника может быть только одна ЭТК, независимо от количества мест работы.
Пошаговый чек‑лист получения трудовой книжки
- Получите информацию о месте работы и оформлении в ПФР.
- Убедитесь, что ваш работодатель отправил форму ЕФС‑1.
- Запросите выписку через Госуслуги (или в МФЦ/ПФР).
- Получите документ в электронном виде и при необходимости распечатайте.
- Если требуется бумажная копия, подайте заявление работодателю.
- Проверьте, что выписка содержит все необходимые реквизиты (ФИО, период работы, стаж).
Полезные ссылки
- Официальный сайт Пенсионного фонда России
- Портал Госуслуги
- Сайт Многофункциональных центров
- КонсультантПлюс – кадровые споры
Эти ресурсы помогут вам быстро и без лишних сложностей получить нужную выписку или оформить трудовую книжку.