Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ В зависимости от формата (бумажный или электронный) порядок её получения в отделе кадров может немного отличаться․ Ниже представлен пошаговый алгоритм действий, актуальный на 2026 год, основанный на действующих нормативных актах и практических рекомендациях․

Что такое трудовая книжка и какие форматы существуют

• Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, выдаваемый работодателем и хранящийся у него до момента увольнения сотрудника․
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог, ведётся в системе ПФР/СФР и доступна через личный кабинет на портале «Госуслуги», в МФЦ или непосредственно у работодателя․

С 2021 года в России действует обязательный переход на ЭТК, однако бумажные книжки всё ещё могут использоваться по соглашению сторон или в случае отказа сотрудника от электронного формата․

Когда и зачем может потребоваться взять трудовую книжку из отдела кадров

• При устройстве на новую работу (требуется для оформления приказа о приёме)․
• Для получения выплаты пособий, пенсии, социальных выплат․
• При необходимости подтвердить стаж или профессиональную квалификацию (например, при аттестации, повышении квалификации)․
• Для личного архива или передачи родственникам в случае смерти сотрудника․

Подготовка к визиту в отдел кадров

Перед обращением в отдел кадров рекомендуется подготовить следующий набор документов и информации:

1. Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность)․
2. Трудовой договор или приказ о приёме/увольнении (если есть)․
3. Заявление на выдачу трудовой книжки (можно оформить в свободной форме или использовать типовой бланк, предоставляемый отделом кадров)․
4. Если требуется выписка из электронной трудовой книжки – уточните, нужен ли вам документ с электронной печатью (PDF) или бумажная заверенная копия․
5. Контактный телефон и адрес электронной почты для обратной связи․

Примечание: если вы являетесь представителем умершего работника, дополнительно понадобится свидетельство о смерти и документ, подтверждающий ваше право на получение трудовой книжки (например, завещание или решение суда о вступлении в наследство)․

Пошаговая инструкция по получению бумажной трудовой книжки

1. Подача заявления
   • Подойдите к сотруднику отдела кадров, ответственному за ведение трудовых книжек (обычно это кадровик или специалист по кадровому делопроизводству)․
   • Передайте заполненное заявление и предъявите паспорт․
   • Укажите цель получения (например, «для устройства на новую работу») и желаемый срок выдачи․
2. Проверка наличия документа
   • Кадровик сверяет данные в личном деле сотрудника и в журнале учёта трудовых книжек․
   • Если книжка находится на хранении у работодателя, она выдаётся под расписку․
3. Оформление передачи
   • Сотрудник отдела кадров делает отметку в журнале о выдаче (дата, ФИО получателя, подпись)․
   • Вы расписываетесь в получении документа․
   • При необходимости ставится печать организации (если она предусмотрена внутренними регламентами)․
4. Получение документа
   • Проверьте, что все страницы книжки целы, нет повреждений, а записи соответствуют вашей трудовой деятельности․
   • При обнаружении неточностей сразу сообщите кадровику для внесения исправлений․

Как получить выписку из электронной трудовой книжки (ЭТК)

Если вам нужна не сама книжка, а подтверждающий документ в электронном виде, порядок действий следующий:

1. Обратитесь в отдел кадров с запросом на выдачу выписки из ЭТК․
2. Укажите, в каком формате вам нужен документ:
   • PDF‑файл с электронной печатью (доступен через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в МФЦ)․
   • Бумажная заверенная копия (требует посещения отделения СФР или МФЦ с паспортом)․
3. Кадровик формирует запрос в систему СФР и передаёт его ответственному лицу (часто это бухгалтер или специалист по работе с ЭТК)․
4. В течение трех рабочих дней вы получаете выписку:
   • Электронный вариант – на указанный e‑mail или в личном кабинете․
   • Бумажный вариант – в отделе кадров либо в МФЦ/СФР после предъявления паспорта․
5. При получении проверьте корректность данных (ФИО, даты приёма/увольнения, должности, основания кадровых мероприятий)․

Важно: если сотрудник ранее отказался от ведения ЭТК и продолжает использовать бумажную книжку, выписка из ЭТК выдаваться не будет – потребуется сама бумажная книжка или её заверенная копия․

Что делать, если трудовая книжка не была получена при увольнении

Согласно ст․ 84․1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения․ Если этого не произошло:

1. Напишите заявление с требованием выдачи трудовой книжки, указав:
   • Причину запроса (например, «не получена при увольнении»)․
   • Способ получения (лично в отделе кадров или почтой России с уведомлением о вручении)․
   • Срок, в течение которого вы обязуетесь вернуть документ (если запрашиваете временное пользование)․
2. Отдел кадров обязан в течение трех рабочих дней выдать книжку или направить мотивированный отказ․
3. При отказе или задержке вы имеете право обратиться в трудовую инспекцию или суд для защиты своих прав․

Для удобства можно использовать готовый образец уведомления (см․ ниже)․

Образец заявления на выдачу трудовой книжки

Заявление можно оформить в произвольной форме, но рекомендуется включить следующие реквизиты:

[ФИО полностью]
[Паспорт: серия №, выдан кем и когда]
[Адрес регистрации]
[Контактный телефон]
[E‑mail]

Наименование организации: ______________________
Отдел кадров

Заявление
о выдаче трудовой книжки

Я, ______________________ (ФИО), работавший(ая) в вашей организации с «__» __________ 20__ г․ по «__» __________ 20__ г․ в должности ______________________,
прошу выдать мне трудовую книжку (бумажную/электронную выписку) в связи с ______________________ (указать причину: устройство на новую работу, получение пособия и т․д․)․

Способ получения: ______________________ (лично в отделе кадров / почтой России с уведомлением о вручении)․

После заполнения заявления передайте его сотруднику отдела кадров и получите копию с входящим номером или отметкой о принятии․

Особенности работы с электронной трудовой книжкой в 2026 году

• С 2026 года все новые сотрудники обязаны оформлять ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» либо через работодателя, который передаёт данные в СФР․
• Если сотрудник желает сохранить бумажный вариант, он может подать заявление об отказе от ЭТК (форма утверждена Приказом Минтруда РФ № 320н)․ В этом случае отдел кадров ведёт бумажную книжку и отвечает за её хранение․
• Выписка из ЭТК имеет равную юридическую силу с бумажной трудовой книжкой и может использоваться для всех официальных целей․
• При переходе с бумажного формата на электронный (или наоборот) необходимо оформить соответствующее заявление и внести изменения в личную карточку сотрудника․

Полезные советы для сотрудников отдела кадров

• Вести журнал учёта выдачи и приёма трудовых книжек (бумажных и электронных) – это упрощает контроль и снижает риск потери документов․
• Регулярно обновлять инструкции по работе с ЭТК в соответствии с изменениями законодательства․
• Обеспечить наличие шаблонов заявлений и уведомлений, чтобы сотрудники могли быстро оформить запрос․
• При выдаче бумажной книжки всегда делать отметку о получении в трудовой книжке работодателя (запись о выдаче) и ставить печать организации․
• В случае отказа сотрудника от получения книжки оформить акт об отказе (образец можно найти в системе КонсультантПлюс)․

Получение трудовой книжки из отдела кадров – процедура, регламентированная трудовым законодательством и внутренними нормативными актами организации․ Чтобы избежать задержек и недоразумений, важно:

1. Заблаговременно подготовить необходимые документы (паспорт, заявление)․
2. Чётко указать цель запроса и желаемый способ получения (лично, почтой, электронная выписка)․
3. Следовать установленным срокам (как правило, три рабочих дня)․
4. При возникновении сложностей сразу обращаться к руководителю отдела кадров или в трудовую инспекцию․

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете быстро и без проблем получить как бумажную, так и электронную трудовую книжку, а также подтверждающие документы из неё, необходимые для дальнейшей трудовой деятельности или социального обеспечения․

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и действующего законодательства РФ на май 2026 года․