Ситуация, когда работник решает расторгнуть трудовые отношения и требует выдать ему на руки трудовую книжку, — это стандартная процедура при увольнении. Однако в 2026 году, в эпоху цифровизации, этот процесс имеет свои важные нюансы, связанные с переходом на электронный формат учета стажа. В этой статье мы подробно разберем, как правильно истребовать свою трудовую книжку, какие существуют сроки и как быть с электронной версией документа.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Прежде всего, важно прояснить терминологию. На законодательном уровне термина «электронная трудовая книжка» не существует. Под ЭТК понимается выписка с данными о трудовой деятельности человека. Эти сведения хранятся в базе данных Социального фонда России (СФР). Получить их можно в виде документа — той самой выписки, которую в народе и называют электронной трудовой книжкой.
Основания для требования выдать трудовую книжку
Чаще всего требование выдать документ возникает при увольнении сотрудника. Согласно трудовому законодательству, работодатель обязан вернуть трудовую книжку работнику в день его увольнения. Но даже если вы не увольняетесь, вы имеете право запросить оригинал книжки для предоставления в различные инстанции (например, в ПФР, банк или МФЦ).
Как оформить требование?
Если вы увольняетесь, писать отдельное заявление с требованием «выдать мне трудовую книжку» не обязательно — работодатель сделает это в силу закона. Однако если процесс затягивается или вы не увольняетесь, а просто хотите получить документ на руки, необходимо:
- Написать заявление на имя работодателя.
- В центре строки указать слово «Заявление».
- В основном тексте четко прописать свою просьбу: прошу выдать мне трудовую книжку (указать причину, если запрашиваете без увольнения).
Порядок выдачи и подтверждение получения
Процесс передачи документа строго регламентирован. Во время выдачи работнику трудовой книжки он обязан расписаться в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них о том, что он получил свой документ. Данное требование предусмотрено действующими нормативными актами.
Правила заполнения и ведения трудовых книжек установлены приказом Минтруда от № 320н. Работодатель несет ответственность за сохранность документа до момента его передачи работнику.
Если вы перешли на электронную трудовую книжку
Многие работники выбрали переход на электронный формат учета стажа. В этом случае бумажная трудовая книжка выдается сотруднику на руки при увольнении или по его заявлению о переходе на ЭТК, и работодатель больше не несет ответственности за ее ведение.
Порядок действий, если сотрудник отказался от ведения бумажной трудовой:
- При приеме на работу или по заявлению сотрудника внесите в бумажную книжку последнюю запись о переходе на электронный формат.
- Получите с сотрудника заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
- Выдайте бумажную трудовую книжку на руки под роспись в Книге учета.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Если вам не нужен бумажный оригинал, а достаточно просто подтвердить свой стаж, вы можете получить выписку из ЭТК. Это можно сделать тремя основными способами:
Через портал Госуслуг (быстрее всего)
Это самый оперативный вариант. В разделе «Справки и выписки» нужно выбрать «Выписка из электронной трудовой книжки». Документ в формате PDF с электронной печатью придет вам в личный кабинет буквально за пару минут.
У работодателя
Вы можете запросить бумажную выписку из электронной трудовой книжки у своего текущего работодателя. Кадровая служба обязана предоставить ее в установленный срок.
В государственных ведомствах и центрах
Получить бумажную выписку из ЭТК можно в управлении Социального фонда России (СФР, бывший Пенсионный фонд), либо в любом центре госуслуг «Мои документы» (МФЦ).
Что делать, если работодатель не выдает трудовую книжку?
Если вы требуете выдать вам трудовую книжку при увольнении, а работодатель задерживает ее выдачу, он нарушает закон. В этом случае:
- Направьте работодателю письменное заявление ценным письмом с описью вложения.
- После получения заявления работодатель обязан возместить вам заработок за каждый день задержки выдачи трудовой книжки.
- Если и после этого документ не выдан, следует обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
Требование выдать трудовую книжку — это реализация вашего законного права. В 2026 году у работников есть выбор: забрать бумажный оригинал на руки (особенно при переходе на ЭТК) или использовать удобные цифровые сервисы для получения выписки о стаже. Помните, что получение трудовой книжки всегда должно подтверждаться вашей подписью в Книге учета, а любые задержки со стороны работодателя подлежат компенсации.