Ситуация, когда работник не может лично явиться за своей трудовой книжкой в день увольнения или в любой другой момент, встречается довольно часто․ Причины могут быть разными: болезнь, командировка, проживание в другом городе или просто плотный график․ В таких случаях законодательство Российской Федерации позволяет получить документ через доверенное лицо․ Однако этот процесс требует строгого соблюдения формальностей, чтобы у работодателя не возникло рисков, а сотрудник получил свой документ без задержек․
В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить доверенность, нужно ли ее нотариально заверять, и предоставим актуальный образец для 2026 года․
Можно ли получить трудовую книжку по доверенности?
Хотя Трудовой кодекс РФ прямо не регламентирует процедуру выдачи трудовой книжки представителю работника, буквальное толкование гражданских норм (Гражданский кодекс РФ) позволяет утверждать: выдача трудовой книжки по доверенности возможна․ Работодатель вправе выдать документ третьему лицу, если у него на руках есть правильно оформленная доверенность от владельца трудовой книжки․
Важно помнить, что ответственность за правильность оформления доверенности лежит в первую очередь на работнике (доверителе)․ Работодатель, в свою очередь, обязан проверить полномочия представителя и оставить у себе копию доверенности или ее оригинал․
Нужно ли нотариальное заверение?
Это один из самых частых вопросов․ Согласно сложившейся практике и разъяснениям:
- Для получения трудовой книжки (особенно при увольнении) работодатели часто требуют нотариально заверенную доверенность․ Это связано с высокой степенью ответственности за хранение и выдачу документов строгой отчетности․
- В некоторых случаях, если работодатель готов принять риск, допускается доверенность, заверенная по месту работы доверителя (если он где-то работает) или по месту жительства (управляющим многоквартирным домом, главой местного самоуправления)․ Однако многие отделы кадров отказываются принимать такие документы, требуя именно нотариуса․
Рекомендация: Чтобы избежать отказа в выдаче документа и потери времени, лучше всего оформить нотариальную доверенность․
Ключевые требования к оформлению доверенности
Чтобы документ имел юридическую силу и был принят работодателем, он должен содержать следующие обязательные элементы:
- Дата составления: Без указания даты (число, месяц, год прописью) доверенность считается недействительной (ст․ 186 ГК РФ)․
- Срок действия: Если срок не указан, по умолчанию доверенность действует 1 год с даты выдачи․ Максимальный срок действия доверенности законом не ограничен (можно указать хоть 5 лет)․
- Данные доверителя: Полные ФИО, паспортные данные, адрес регистрации работника, чью трудовую будут получать․
- Данные представителя: Полные ФИО, паспортные данные лица, которое будет получать документ․
- Четкое описание полномочий: Должно быть указано, что представитель имеет право получить именно трудовую книжку, расписаться за ее получение и выполнить иные связанные с этим действия․
- Подпись доверителя: Обязательно собственноручная․ При нотариальном оформлении подпись заверяется нотариусом․
Образец доверенности на получение трудовой книжки (2026 год)
Ниже приведен универсальный образец, который можно использовать как основу для обращения к нотариусу или (если работодатель согласен) для самостоятельного заполнения․
ДОВЕРЕННОСТЬ
Город Москва, Российская Федерация
Двадцать второе мая две тысячи двадцать шестого года
Я, гр․ Иванов Иван Иванович, паспорт серии 4500 № 123456, выдан ОВД «Тверской» г․ Москвы г․, код подразделения 772-002, зарегистрированный(ая) по адресу: г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 10, кв․ 5,
настоящей доверенностью уполномочиваю гр․ Петрова Петра Петровича, паспорт серии 4600 № 654321, выдан ОВД «Арбат» г․ Москвы г․, код подразделения 772-005, зарегистрированного(ую) по адресу: г․ Москва, ул․ Пушкина, д․ 2, кв․ 10,
получить в Обществе с ограниченной ответственностью «Вектор» (ИНН 7701234567, адрес: г․ Москва, ул․ Советская, д․ 1), где я работаю в должности менеджера,
мою трудовую книжку (серия ТК-I № 9876543), а также иные документы, связанные с работой (копии приказов, справку 2-НДФЛ и т․д․), причитающиеся мне в связи с увольнением (или по иной причине)․
Для выполнения этого поручения представителю предоставляется право:
- подавать и подписывать от моего имени необходимые заявления и документы;
- получать трудовую книжку и иные документы;
- расписываться в получении трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также в личной карточке работника;
- проверять правильность внесенных в трудовую книжку записей;
- совершать иные действия, необходимые для выполнения данного поручения․
Доверенность выдана сроком на три месяца (или указать иной срок)․
Подпись доверителя: _________________ /Иванов И․И․/
(Ниже следует удостоверительная надпись нотариуса, если доверенность нотариальная)
Порядок действий при получении трудовой книжки представителем
Процесс выдачи документа по доверенности выглядит следующим образом:
- Подготовка: Работник оформляет доверенность (лучше у нотариуса) и передает оригинал своему представителю․
- Обращение: Представитель приходит в отдел кадров работодателя с оригиналом доверенности и своим паспортом․
- Проверка: Специалист по кадрам проверяет личность представителя (сверяет фото в паспорте), проверяет действительность доверенности и снимает с нее копию (или подшивает оригинал в личное дело)․
- Выдача и роспись: В графе «Расписка работника в получении трудовой книжки» представитель ставит свою подпись․ Важно: рядом с подписью необходимо сделать отметку: «За Иванова И․И․ по доверенности от » или аналогичную, чтобы было понятно, что документ получен не лично владельцем․
- Фиксация: Работодатель делает запись в книге учета движения трудовых книжек о выдаче документа с указанием реквизитов доверенности․
Частые ошибки, которых стоит избегать
- Отсутствие даты: Доверенность без даты выдачи недействительна․
- Неточные данные: Ошибка даже в одной цифре паспортных данных может стать основанием для отказа в выдаче документа․
- Истекший срок: Всегда проверяйте, действует ли еще доверенность на момент получения․
- Отсутствие полномочий на подпись: Если в доверенности не указано явно право «расписываться в получении», работодатель может отказать в выдаче, так как представитель не сможет подтвердить факт получения юридически грамотно․
Соблюдение этих простых правил позволит быстро и законно получить трудовую книжку, даже если вы не можете присутствовать лично․ Помните, что трудовая книжка — это важный документ, подтверждающий ваш стаж, поэтому подходите к процедуре ее получения ответственно․