Смерть сотрудника – тяжелый момент не только для его близких, но и для работодателя. Одним из важных вопросов, который встает перед родственниками, является получение трудовой книжки умершего. Ниже представлена подробная инструкция, основанная на действующем законодательстве РФ (Трудовой кодекс, Приказ Минтруда России № 320н от г., Постановление Минтруда РФ № 69 от г.) и практике кадровых служб.
Кто имеет право получить трудовую книжку?
- Супруг(а) (супруга) умершего.
- Близкие родственники первой степени: дети, родители.
- Братья, сестры и другие родственники (при отсутствии вышеуказанных) – при наличии подтверждающих документов.
- Лицо, записанное в качестве наследника в завещании или по закону, если иное не предусмотрено семейным законодательством.
Для получения книжки необходимо подтвердить родство (или брачные узы) документально.
Какие документы нужны?
- Заявление от родственника (шаблон ниже).
- Копия паспорта заявителя.
- Документ, подтверждающий родство:
- Свидетельство о браке – для супруги/супруга.
- Свидетельство о рождении – для детей, родителей, братьев, сестер.
- Свидетельство о смерти – в некоторых случаях (необязательно по п. 38 Порядка, но часто запрашивается).
- Если книжка будет отправлена по почте – заявление о способе получения (почтовое отправление ценным письмом) и согласие на получение.
Пример заявления
________________________/Ф.И.О. заявителя/ ________________________/паспорт: серия ___ № ______/ ________________________/адрес проживания/ Прошу выдать (выслать) трудовую книжку умершего ______________________ (Ф.И.О. умершего, дата рождения) в связи со смертью. Прилагаю: 1. Копию паспорта. 2. Свидетельство о браке (или о рождении) – подтверждение родства. 3. (по желанию) Свидетельство о смерти. ________________________/подпись/ ________________________/дата/
Пошаговая процедура получения трудовой книжки
Шаг 1. Подготовка документов
Соберите все перечисленные выше документы. Копии лучше заверить у нотариуса, чтобы избежать вопросов о подлинности.
Шаг 2. Обращение в отдел кадров
Отправьте заявление и копии документов в отдел кадров предприятия, где работал умерший. Можно сделать это лично, по почте (заказным письмом) или через электронную почту (прилагая сканы).
Шаг 3. Проверка правомочности
Кадровик проверит:
- соответствие заявителя требованиям (родство, брачные узы);
- наличие в личном деле умершего всех необходимых записей (в т.ч. запись о прекращении трудового договора в связи со смертью – п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
- отсутствие ограничений (например, аресты, судебные споры).
Шаг 4. Оформление выдачи
После подтверждения правомочности оформляется запись в Книге учёта и движения трудовых книжек (форма, утверждённая Постановлением Минтруда РФ № 69). В графе 12 указывается дата выдачи, в графе 13 – подпись получателя.
Шаг 5. Выдача или отправка
- На руки – родственник приходит в отдел кадров, предъявляет оригиналы документов, подписывает расписку о получении.
- По почте – если в заявлении указано отправление, кадровик оформляет ценное письмо с описью вложения и отправляет по адресу заявителя. При получении получатель подписывает расписку о вручении.
Шаг 6. Завершение процесса
После выдачи книжки в личное дело умершего вносятся окончательные записи (например, «Трудовой договор прекращён в связи со смертью работника»). Копия этих записей может быть предоставлена родственнику по его запросу.
Юридическое обоснование
| Нормативный акт | Содержание |
|---|---|
| Трудовой кодекс РФ, ст. 83, ч. 1, п. 6 | Трудовой договор прекращается в случае смерти работника. |
| Приказ Минтруда РФ № 320н от «Порядок выдачи и учета трудовых книжек» | Пункт 38 – трудовая книжка выдается родственникам на руки или по письменному заявлению (может быть отправлена почтой). |
| Постановление Минтруда РФ № 69 от «Книга учёта и движения трудовых книжек» | Требования к оформлению записей о выдаче книжки. |
Типичные вопросы и ответы
Можно ли получить книжку без свидетельства о смерти?
Согласно п. 38 Порядка, свидетельство о смерти не является обязательным документом, если предоставлены другие доказательства родства и письменное заявление. Однако многие работодатели запрашивают его «для полной уверенности».
Что делать, если родственник живёт в другом городе?
В этом случае рекомендуется оформить почтовую отправку ценным письмом. В заявлении необходимо указать точный адрес получателя и согласие на такой способ получения.
Можно ли получить копию трудовой книжки вместо оригинала?
Копию можно запросить в публичных органах (Пенсионный фонд, ФСС) для целей оформления пенсии, но оригинальная трудовая книжка остаётся собственностью работодателя и подлежит выдаче только по вышеописанной схеме.
Кому обращаться, если работодатель отказывается выдавать книжку?
В случае отказа следует написать жалобу в Государственную инспекцию труда или обратиться в суд с иском о выдаче трудовой книжки. Законодательство чётко фиксирует право родственников на получение документа.
Контрольный список для родственника
- Подготовил заявление о выдаче трудовой книжки.
- Собрал копию паспорта.
- Имеет документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке/рождении).
- При необходимости – копию свидетельства о смерти.
- Определил способ получения (на руки / по почте) и подготовил соответствующее заявление.
- Готов подписать расписку о получении книги.
Получение трудовой книжки умершего – процесс, который требует от родственника лишь минимального пакета документов и от работодателя – соблюдения установленного Порядка. При правильном оформлении заявления и предоставлении подтверждающих бумаг книжка будет выдана в течение нескольких рабочих дней, будь то личная встреча или отправка по почте. Знание своих прав и обязанностей помогает избежать лишних задержек и конфликтов.
Помните: трудовая книжка – важный документ, необходимый для оформления пенсии, получения социальных выплат и подтверждения трудового стажа. Не откладывайте её получение.