Смерть близкого человека, это тяжелое испытание, которое сопровождается не только эмоциональным горем, но и необходимостью решения множества бюрократических вопросов. Одним из важных этапов является оформление наследственных прав и получение документов, подтверждающих трудовой стаж умершего. В 2026 году, когда в России уже несколько лет функционирует система электронных трудовых книжек (ЭТК), а бумажный формат сохраняется для тех, кто сделал такой выбор ранее, процедура получения этого документа имеет свои особенности.
В данной статье мы подробно разберем, как родственникам получить трудовую книжку умершего, куда обращаться и какие документы потребуются.
Какой формат трудовой книжки актуален в 2026 году?
Прежде чем начинать поиски документа, необходимо понимать, в каком виде он существует. Согласно законодательству РФ (ст. 66, 66.1 ТК РФ):
- Электронная трудовая книжка (ЭТК), основной формат для всех работников, принятых на работу впервые после 1 января 2020 года, а также для тех, кто написал заявление о переходе на электронный формат. Сведения хранятся в базе Социального фонда России (СФР).
- Бумажная трудовая книжка — сохраняется у работников, которые до конца 2020 года подали заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде, либо у тех, кто не подавал никаких заявлений и чьи работодатели продолжили вести бумажный документ параллельно с электронным (в переходный период).
Важно помнить: если у умершего была только электронная трудовая книжка, физического документа «на руки» не существует. В этом случае родственникам нужно получить выписку о трудовой деятельности.
Кто имеет право получить трудовую книжку?
Трудовая книжка является документом строгой отчетности, но после смерти работника она переходит к его близким родственникам или наследникам. Согласно сложившейся практике и нормам гражданского законодательства, право на получение документа имеют:
- Супруг(а) умершего;
- Дети (в т.ч. усыновленные);
- Родители;
- Лица, состоявшие на иждивении умершего;
- Наследники по завещанию или по закону (при предъявлении соответствующих документов).
Алгоритм действий при наличии бумажной трудовой книжки
Если умерший вел трудовую книжку в бумажном виде, физический бланк должен находиться по последнему месту работы (если человек работал на момент смерти) или храниться дома (если человек был безработным или пенсионером и документ был ему возвращен).
Шаг 1. Обращение к последнему работодателю
Если сотрудник состоял в трудовых отношениях на момент смерти, бумажная трудовая книжка находится в отделе кадров организации. Родственникам необходимо:
- Лично обратиться в отдел кадров последнего места работы умершего.
- Предъявить свой паспорт.
- Предоставить оригинал свидетельства о смерти.
- Предоставить документы, подтверждающие родство (свидетельство о браке, о рождении и т.д.).
Шаг 2. Получение документа
Работодатель обязан выдать трудовую книжку родственникам. При выдаче в журнале учета движения трудовых книжек делается запись о том, что документ выдан в связи со смертью работника, указываются ФИО получившего, степень родства и данные паспорта. Получатель ставит свою подпись.
Важно: Если трудовая книжка потеряна работодателем или он отказывается ее выдавать, это является нарушением закона. В таком случае следует обращаться в трудовую инспекцию или суд.
Что делать, если трудовая книжка электронная?
С 2020 года и по настоящее время (2026 год) для большинства граждан основным является электронный формат. Физического бланка в этом случае нет ни у работодателя, ни у работника.
Для подтверждения стажа умершего (например, для нотариуса при оформлении наследства или для Пенсионного фонда) родственникам необходимо получить выписку из электронной трудовой книжки.
Где получить выписку об ЭТК умершего?
- Через последнего работодателя. Работодатель по запросу родственника (при предъявлении паспорта, свидетельства о смерти и документов о родстве) может сформировать и выдать заверенную выписку из сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р).
- В клиентской службе Социального фонда России (СФР). Ранее функции выполнял ПФР. Родственники могут обратиться в любой офис СФР с пакетом документов и получить справку о стаже.
- Через портал «Госуслуги». Данный способ возможен только если у родственника есть доступ к аккаунту умершего (например, через механизм «Наследство» или если были известны логин и пароль, что случается редко и требует осторожности с точки зрения закона о персональных данных). Чаще всего используется личный визит.
- В МФЦ («Мои документы»). Многофункциональные центры также предоставляют услугу по выдаче выписок из ЭТК.
Необходимый пакет документов
Для получения либо бумажной трудовой книжки, либо выписки из электронной базы, родственник должен подготовить следующий перечень документов:
- Паспорт РФ заявителя (оригинал и копия).
- Оригинал свидетельства о смерти работника (и копия).
- Документы, подтверждающие родство:
- Свидетельство о браке (для супруга/супруги);
- Свидетельство о рождении (для детей и родителей);
- Свидетельство об усыновлении;
- Справка о нахождении на иждивении (если применимо).
- Заявление о выдаче трудовой книжки (пишется в свободной форме или по образцу работодателя/СФР).
Сроки выдачи документа
Законодательство не устанавливает жестких сроков выдачи трудовой книжки родственникам умершего, однако руководствоваться следует общими принципами разумности и сроками, установленными для выдачи документов при увольнении (обычно в день обращения или в течение 3 рабочих дней).
Работодатель не имеет права удерживать трудовую книжку умершего сотрудника. Она должна быть выдана в день обращения или в кратчайший технически возможный срок.
Частые вопросы и нюансы
Что делать, если работодатель ликвидирован?
Если организация-работодатель ликвидирована, а трудовая книжка не была выдана, следует обращаться в архив (территориальный архив субъекта РФ), куда передаются документы ликвидированных предприятий. Там можно получить архивную справку о стаже, которая имеет ту же юридическую силу.
Нужна ли трудовая книжка для вступления в наследство?
Сама по себе трудовая книжка редко требуется нотариусу для открытия наследственного дела. Однако сведения о стаже могут понадобиться для:
- Оформления пенсии по потере кормильца (если родственники имеют на нее право).
- Подтверждения периодов работы для начисления баллов пенсионного коэффициента, если стаж умершего не был полностью учтен в системе СФР.
Можно ли внести записи post factum?
Если в трудовой книжке умершего не хватает записей о работе, восстановить их можно через архивные справки с мест работы или через суд, установив факт трудовых отношений. Это сложный процесс, требующий сбора косвенных доказательств (приказы, ведомости, показания свидетелей).
Получение трудовой книжки или выписки из нее после смерти родственника — процедура необходимая для полного оформления документов и, в некоторых случаях, для получения социальных выплат. В 2026 году, благодаря цифровизации, процесс получения сведений об электронном стаже стал проще: не нужно искать бумажный бланк, достаточно обратиться в СФР, МФЦ или к последнему работодателю с пакетом документов, подтверждающих родство и факт смерти.
Главное — сохранять спокойствие, подготовить все необходимые оригиналы свидетельств и знать, что закон стоит на стороне родственников в вопросе доступа к трудовой истории умершего.