Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника. По закону она должна быть передана работнику в день увольнения, но бывают ситуации, когда работник не может получить её лично. В таких случаях документ может быть выдан другому лицу. Ниже подробно рассмотрены все возможные варианты получения трудовой книжки за работника, необходимые условия и порядок оформления.

Правовые основы

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ). Статья 66 регулирует порядок выдачи трудовой книжки, а статья 67 — передачу её другому лицу.
• Гражданский кодекс РФ. Статья 185 даёт работнику право доверить получение документа представителю по доверенности.
• При наличии электронной трудовой книжки (ЭТК) порядок передачи аналогичен бумажному документу, но осуществляется через портал «Госуслуги».

Кто может получить трудовую книжку за работника?

1. Законный представитель работника (родители, супруг(а), опекун, попечитель) – если работник несовершеннолетний или находится под опекой/попечительством.
2. Близкие родственники (супруг(а), дети, родители, братья и сёстры) – при наличии доверенности от работника.
3. Доверенное лицо – любой взрослый человек, которому работник оформил нотариальную доверенность на получение трудовой книжки.
4. Нотариус – в случае смерти работника нотариус может выдать книжку наследникам по завещанию или закону.
5. Работодатель – в исключительных случаях (например, если работник полностью недееспособен и нет возможности оформить доверенность) работодатель может выдать книжку в руки уполномоченного представителя после получения соответствующего судебного решения.
6. Почтовое отделение – если работник направил письменное заявление с просьбой отправить книжку по почте, работодатель может выслать её по адресу, указанному в заявлении.

Условия и порядок передачи трудовой книжки

Письменное заявление работника

Если работник находится на связи, но не может присутствовать лично, он обязан направить письменное заявление (можно по электронной почте, факсу или обычной почте) с указанием:

• ФИО работника;
• Данных о работодателе (наименование, ИНН, адрес);
• Точного способа получения (например, «выслать по почте на адрес …» или «выдать моему представителю Ивану Иванову, паспорт 45 …»);
• Подпись работника (или электронную подпись).

Доверенность

Для передачи книжки другому лицу требуется нотариальная доверенность. В ней должны быть указаны:

• Полные данные доверителя (работника) и доверенного лица;
• Конкретная цель – «получить трудовую книжку»;
• Срок действия доверенности;
• Подпись доверителя и печать нотариуса.

Работодатель имеет право потребовать оригинал доверенности или её заверенную копию.

Согласие родственников при смерти работника

После смерти работника трудовую книжку могут получить:

• Наследники по завещанию;
• Наследники по закону (супруг(а), дети, родители);
• Лицо, получившее письменное согласие от наследников (доверенность или согласие в свободной форме).

Для получения требуется предъявить свидетельство о смерти и документы, подтверждающие право наследования.

Передача по почте

Если работник просит выслать книжку, работодатель обязан:

1. Подтвердить получение заявления;
2. Упаковать документ в конверт, защищённый от повреждений;
3. Отправить заказным письмом с уведомлением о вручении;
4. Сохранить копию отправления и подтверждение (квитанцию).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Для ЭТК процесс выглядит так:

• Работник (или его представитель) входит в личный кабинет на портале «Госуслуги»;
• Заполняет запрос «Получить доступ к ЭТК»;
• При необходимости подтверждает полномочия через ЭЦП (электронную цифровую подпись) представителя.

ЭТК автоматически передаётся в электронный архив, а копия может быть распечатана по запросу.

Ситуации, когда трудовую книжку нельзя передать

• Отсутствие подписи работника в последней записи (работник обязан подписать каждую запись, подтверждая её правильность). Если подпись отсутствует, работодатель обязан запросить её у работника.
• Отказ работника от передачи книжки без законных оснований (например, без доверенности).
• Если книжка уже была заменена на электронную версию и работник не дал согласия на её печатную копию.

Практические рекомендации для работодателя

1. Проверить подлинность документов. Убедитесь, что доверенность нотариально заверена, а заявление подписано работником.
2. Сохранить копии всех бумаг. Это поможет избежать споров в будущем.
3. Сделать отметку в книге учёта трудовых книжек. По статье 66 ТК РФ работодатель обязан зафиксировать факт выдачи книги (дата, ФИО получателя, способ выдачи).
4. Согласовать с работником подпись в последней записи. Если работник отказывается подписать, документ считается недействительным, и выдача книги откладывается.
5. При передаче по почте использовать заказные отправления. Это гарантирует доказательство доставки.
6. Для ЭТК вести журнал электронных запросов. Сохраняйте скриншоты и подтверждения из личного кабинета.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кто может получить трудовую книжку, если работник находится в больнице?

Работник может оформить доверенность на близкого родственника или друга, либо направить письменное заявление с просьбой выслать книжку по почте. При невозможности оформить доверенность в больнице допускается публичный нотариальный акт в присутствии медицинского персонала.

Можно ли передать трудовую книжку соседу?

Только при наличии нотариальной доверенности, в которой явно указано имя соседя как получателя. Без доверенности передача невозможна.

Что делать, если работник умер, а наследники не могут найти трудовую книжку?

Наследники могут обратиться в последний известный отдел кадров работодателя с запросом о выдаче копии записей. При отсутствии оригинала работодатель обязан предоставить выписку из трудовой книжки.

Можно ли получить трудовую книжку, если работник уже перешёл на электронную форму?

Да. Работник может запросить печатную копию из ЭТК через портал «Госуслуги». При этом оригинальная бумажная книжка не выдаётся, а предоставляется только электронный документ.

Трудовая книжка – важный документ, и её передача за пределы личных рук работника регулируется чётким набором правил. Основные способы получения книжки за работника включают:

• Законного представителя (родители, супруг, опекун);
• Доверенное лицо по нотариальной доверенности;
• Почтовую отправку по письменному заявлению;
• Наследников в случае смерти работника;
• Электронный доступ через ЭТК.

Соблюдение всех формальностей (заявление, доверенность, подпись в книжке) гарантирует законность передачи и защищает интересы как работника, так и работодателя.

Дата подготовки статьи: . Информация актуальна на момент написания и основана на действующем Трудовом кодексе РФ, Гражданском кодексе РФ и нормативных актах, опубликованных до 22 мая 2026 года.