Потеряли первую трудовую книжку или она вышла из строя? С 1 января 2020 года в России действует электронный формат трудовой книжки (ЭТК). При смене места работы или профессии работнику может потребоваться вторая трудовая книжка. В этой статье подробно разберём, как получить вторую трудовую книжку, какие документы нужны, какие шаги следует выполнить и на что обратить внимание.
Что такое вторая трудовая книжка?
Вторая трудовая книжка – это дубликат или замена первой книжки, оформляемая в следующих случаях:
- Потеря первой книжки;
- Повреждение первой книжки (нечитаемые записи, разорванные страницы);
- Смена места работы или профессии, когда требуется оформить новую запись о трудовой деятельности.
Важно помнить, что вторая книжка не заменяет первую полностью, а лишь дополняет её, фиксируя новые сведения о трудовом пути сотрудника.
1.1 Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2020 года в России введена электронная версия трудовой книжки. Она хранится в личном кабинете на портале Госуслуги и в системе Электронной трудовой книжки (ЭТК). При необходимости вы можете:
- Посмотреть сведения о стаже и местах работы;
- Сформировать выписку из ЭТК;
- Получить подтверждение наличия (или отсутствия) первой книжки.
Электронный формат упрощает процесс получения дубликата и делает его доступным в любой точке страны.
Пошаговая инструкция: как получить вторую трудовую книжку
2.1 Шаг 1. Подготовка документов
Для оформления второй трудовой книжки потребуются следующие документы:
- Паспорт (страница с данными и страницы с визами, если они есть);
- Справка о стаже работы из предыдущего места работы (выдаётся работодателем);
- Трудовая книжка (первая или её копия) – если она есть;
- Согласие на обработку персональных данных (обычно оформляется в рамках заявления);
- Квитанция об оплате госпошлины (если требуется, в зависимости от региона).
2.2 Шаг 2. Обращение в предыдущий работодатель
По закону, после увольнения работодатель обязан выдать дубликат или выписку из ЭТК в течение 30 дней. Если вы уже уволились, но не получили нужные документы, направьте письменный запрос в отдел кадров или в бухгалтерию.
В заявлении укажите:
- ФИО, паспортные данные;
- Номер страхового свидетельства (СНИЛС) и ИНН;
- Сведения о местах работы и датах;
- Требование о выдаче дубликата или выписки из ЭТК.
2.3 Шаг 3. Оформление в МФЦ, ПФР или через Госуслуги
Если предыдущий работодатель не может (или не хочет) выдать необходимые документы, вы можете обратиться в один из следующих органов:
- Многофункциональный центр (МФЦ) – центр обслуживания населения, где можно получить справку о стаже;
- Пенсионный фонд России (ПФР) – хранит сведения о страховых платежах и может подтвердить периоды работы;
- Портал Госуслуг – онлайн‑сервис для получения выписок из ЭТК и подачи заявлений.
Через портал Госуслуг:
- Войдите в личный кабинет (или зарегистрируйтесь);
- Выберите раздел «Электронные услуги» → «Трудовая книжка»;
- Запросите «Выписку из электронной трудовой книжки»;
- Скачайте готовый документ и распечатайте его.
2.4 Шаг 4. Заполнение титульного листа дубликата
После получения подтверждающих документов необходимо оформить дубликат. На титульном листе указываются:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Паспортные данные;
- Место работы (на момент выдачи);
- Дата выдачи дубликата;
- Запись «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы (п. 31 Правил оформления).
2.5 Шаг 5. Получение готовой второй трудовой книжки
После заполнения всех полей и подписания заявления, кадровый отдел выдаст вам вторую трудовую книжку. Обычно процесс занимает от 5 до 10 рабочих дней.
Часто задаваемые вопросы
3.1 Можно ли сразу оформить две трудовой книжки?
Нет. Вторая трудовая книжка не может заменять первую. При смене работы вы можете либо оформить дубликат первой, либо завести новую, но в обоих случаях в первой остаются сведения о предыдущих местах работы.
3.2 Что делать, если первая книжка полностью потеряна?
В этом случае необходимо:
- Получить справку о стаже из ПФР или МФЦ;
- Подать заявление в предыдущий работодатель (или в ПФР, если работодатель недоступен);
- Получить выписку из ЭТК;
- Оформить дубликат в соответствии с п. 31 Правил.
3.3 Нужна ли электронная трудовая книжка для получения второй?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) обязательна для всех, кто начал работать после 1 января 2021 года. Если у вас её нет, вы можете создать аккаунт на портале Госуслуг и запросить выписку. ЭТК упрощает процесс получения дубликата, так как все данные уже находяться в электронном виде.
3.4 Сколько стоит дубликат трудовой книжки?
Госпошлина за выдачу дубликата обычно составляет 150 рублей. Однако в некоторых регионах плата может быть отменена или уменьшена в зависимости от категории граждан (пенсионеры, инвалиды и т.д.).
3.5 Можно ли получить дубликат, если я работаю в нескольких организациях одновременно?
Да. В каждом месте работы оформляется отдельный дубликат, но все они фиксируются в единой системе ЭТК. При оформлении второй книжки вы можете указать несколько мест работы, если они относятся к одному периоду.
Что важно помнить при получении второй трудовой книжки
- Не оформляйте дубликат, если у вас есть электронная трудовая книжка. В этом случае достаточно запросить выписку из ЭТК.
- Сохраняйте все подтверждающие документы. Они пригодятся при будущих запросах в ПФР или при оформлении новых трудовых договоров.
- Проверяйте правильность ввода данных. Ошибки в ФИО или датах могут привести к необходимости повторного оформления.
- Соблюдайте сроки. По закону работодатель обязан выдать дубликат в течение 30 дней с даты подачи заявления.
- Не забывайте о подписи. Подпись работника и работодателя фиксирует факт выдачи дубликата.
Краткая инструкция в виде чек‑листа
- Соберите паспорт, справку о стаже, копию первой книжки (если есть).
- Подайте запрос в предыдущий работодатель или в ПФР/МФЦ.
- Получите выписку из ЭТК через портал Госуслуг.
- Заполните титульный лист дубликата (запишите «Дубликат» в правом верхнем углу).
- Оплатите госпошлину (если требуется).
- Получите готовую вторую трудовую книжку.
- Сохраните все документы в личном деле.
Получение второй трудовой книжки – процесс, требующий внимания к деталям и соблюдения установленных сроков. Однако благодаря современной электронной системе ЭТК и наличию онлайн‑услуг на портале Госуслуг, оформить дубликат стало проще, чем когда‑либо. Главное – своевременно собрать необходимые документы, правильно оформить заявление и не забыть про подпись в титульном листе. Следуя описанной выше инструкции, вы сможете без проблем восстановить трудовой путь и продолжить работу в новой организации.
Если возникнут дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться в кадровый отдел вашего текущего или предыдущего работодателя, а также в Пенсионный фонд или МФЦ за консультацией.