Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это современный формат учета стажа и трудовой деятельности сотрудников. Программа 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) позволяет не только вести кадровый учет и сдавать отчетность в Пенсионный фонд России (СЗВ-ТД), но и в любой момент формировать выписки из ЭТК для внутренних нужд или по запросу работника.
Что содержит выписка из ЭТК?
Прежде чем перейти к инструкции, важно понимать, какие именно сведения формируются в выписке. Согласно законодательству, документ содержит:
- Ф.И.О. работника;
- Место работы;
- Периоды работы;
- Должность (профессия, специальность);
- Сведения о кадровых перемещениях (прием, перевод, увольнение).
Пошаговая инструкция формирования выписки в 1С:ЗУП
Получить выписку из электронной трудовой книжки в программе 1С:ЗУП (на примере версии 3.1) можно пошагово, следуя определенному алгоритму.
Шаг 1. Переход в раздел электронных трудовых книжек
Для начала работы необходимо открыть программу 1С:ЗУП и войти в свою учетную запись. Далее перейдите в нужный раздел. Сделать это можно двумя способами:
- Через раздел «Кадры» — см. также «Электронные трудовые книжки».
- Через раздел «Отчетность, справки», «Электронные трудовые книжки».
Оба пути приведут вас в один и тот же журнал, где хранятся все документы и сведения по ЭТК вашей организации.
Шаг 2. Создание документа
В открывшемся журнале:
- Нажмите кнопку «Создать».
- В поле «Организация» выберите вашу организацию, если в базе ведется учет по нескольким компаниям.
- Выберите сотрудника, на которого требуется сформировать выписку.
Шаг 3. Формирование выписки / справки
В разделе «Электронная трудовая книжка» выберите вкладку или кнопку «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» (в некоторых версиях кнопка может называться «Получить выписку»). Система автоматически соберет все имеющиеся в базе данные о трудовой деятельности выбранного сотрудника.
Альтернативные способы получения выписки
Стоит отметить, что программа 1С:ЗУП помогает формировать выписки для нужд компании, однако работник может получить сведения о своем стаже и самостоятельно.
Через портал Госуслуг
Сотрудник может заказать выписку самостоятельно. На главной странице портала необходимо пройти по схеме:
- Популярные услуги
- Справки
- Выписки
- Выписка из электронной трудовой книжки
- Электронная трудовая книжка — Заказать выписку
На портале Госуслуг выписка формируется в двух форматах:
- PDF, удобен для просмотра, печати и пересылки по электронной почте.
- XML — машинно-читаемый формат, используемый для электронного документооборота.
Файлы можно скачать, сохранить на компьютере, распечатать или отправить работодателю.
Важные нюансы работы с ЭТК в 1С:ЗУП
Для корректной работы с электронной трудовой книжкой в 1С необходимо учесть следующие моменты:
- Уведомление о переходе на ЭТК: Для начала работы с ЭТК в компании необходимо сформировать уведомление о начале использования электронных трудовых книжек. Шапка уведомления оформляется обыкновенным для компании способом в системе 1С.
- Своевременность данных: Выписка в 1С:ЗУП будет содержать только те сведения, которые были ранее заведены в программу и переданы в ПФР в виде отчетов СЗВ-ТД. Если вы не подавали отчет по какому-то кадровому движению, в выписке этих данных не будет.
- Видеоинструкции: Если вы испытываете трудности, ознакомиться с наглядным порядком работы в сервисе 1С:Электронные трудовые книжки можно в официальных видеоинструкциях от разработчиков.
Процесс получения выписки из электронной трудовой книжки в 1С:ЗУП достаточно прост и логичен. Главное — корректно вести кадровый учет, своевременно отражать приемы, переводы и увольнения, а также регулярно сдавать отчетность СЗВ-ТД. В этом случае система в любой момент позволит вам быстро сформировать актуальную и достоверную выписку для любого сотрудника организации.