Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. При оформлении банковских кредитов, виз, субсидий или при трудоустройстве по совместительству часто требуется предоставить копию трудовой. И тут возникает вопрос: как подтвердить, что человек все еще трудится в организации? Разберемся, как правильно сделать запись «Работает по настоящее время», где она ставится и какие правила действуют в 2026 году.
Главное правило: оригинал или копия?
Самое важное, что нужно запомнить: в самой трудовой книжке (в оригинале) запись «Работает по настоящее время» никогда не ставится!
Оригинал трудовой книжки должен строго соответствовать Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от № 320н. В разделе «Сведения о работе» фиксируются только факты: прием на работу, перевод, увольнение и их реквизиты. Пока сотрудник не уволен, последняя запись в его трудовой — это запись о приеме или переводе.
Фраза «Работает по настоящее время» проставляется исключительно на копии трудовой книжки, которая выдается работнику по его заявлению для предоставления по месту требования.
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Чтобы копия имела юридическую силу, ее необходимо заверить по всем правилам делопроизводства. Согласно актуальным нормам, процедура выглядит следующим образом:
- Копирование: Копируються все заполненные листы трудовой книжки (от ьного листа до последней записи).
- Прошивка: Если копия содержит много листов, их прошивают, пронумеровывают, а на обороте последнего листа наклеивают пломбу-наклейку с указанием количества прошитых листов, подписью ответственного лица и печатью.
- Заверение каждого листа: На каждом скопированном листе проставляется заверительная надпись (штамп или от руки): «Верно», указывается должность ответственного сотрудника, его подпись, расшифровка подписи и дата заверения.
- Отметка о подлиннике: На последнем листе копии обязательно указывается место хранения подлинника трудовой книжки (например: «Подлинник документа находится в ООО «Ромашка»»).
Где пишется «Работает по настоящее время»?
Фраза, подтверждающая текущее трудоустройство, пишется на последнем листе копии трудовой книжки, ниже всех имеющихся записей;
Образец заверительной надписи на последнем листе выглядит так:
Верно
Должность (например: Специалист по кадрам)
Подпись / И.О. Фамилия
Дата (например: )
Подлинник документа находится в ООО «Компания»
Работает по настоящее время
После этого заверительная запись скрепляется печатью организации (при наличии). Срок выдачи копии после написания заявления работником не должен превышать трех дней.
Особенности заполнения трудовой книжки в 2026 году
Хотя фраза о текущей работе ставится только на копии, сами записи в оригинале должны вноситься без ошибок. В 2026 году кадровики продолжают руководствоваться Порядком № 320н.
Прием на работу (в т.ч. вахтовым методом)
При приеме сотрудника в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись, например, такого содержания: «Принят на должность электромеханика судового для выполнения работ вахтовым методом». Остальные графы заполняются в общем порядке:
- Графа 1: порядковый номер записи;
- Графа 2: дата начала фактического исполнения обязанностей;
- Графа 4: дата и номер приказа о приеме.
Временный перевод
Если сотрудник временно переведен на другую должность, в бумажной трудовой в графе 2 ставится дата начала фактического исполнения обязанностей по временному переводу, в графе 3 указывается структурное подразделение и должность, а в графе 4 — дата и номер приказа, на основании которого сотрудник был переведен.
Исправление ошибок
Внести необходимые корректировки в трудовую может также работодатель, на которого человек работает в настоящее время. Для этого следует направить запрос по прошлому месту работы сотрудника. На основании полученных оттуда документов ошибочная запись признается недействительной. Например: «Запись 4 считать недействительной, уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Если человек временно не работает
Если гражданин временно не работает, оригинал трудовой книжки находится у него на руках. В этом случае заверить копию можно у нотариуса. Вся процедура у нотариуса, как правило, занимает не более часа. В этом случае нотариус также подтверждает актуальность записей на момент заверения, однако стандартная фраза «Работает по настоящее время» нотариусом не ставится, так как человек официально не трудоустроен.
Электронная трудовая книжка (ЕФС-1)
Не стоит забывать, что в настоящее время наряду с бумажной трудовой книжкой (серии ТК-III с голографическим знаком) ведутся электронные сведения о трудовой деятельности в системе Социального фонда России. Если вам необходимо подтвердить текущее место работы для банка или госорганов, выписку из ЕФС-1 можно получить через портал Госуслуг — в ней статус вашего трудоустройства обновляется автоматически.
Краткий чек-лист для кадровика
- Получить заявление от работника на выдачу копии трудовой.
- Снять копии всех заполненных страниц.
- На каждом листе написать «Верно», поставить подпись, дату и печать (при необходимости).
- На последнем листе ниже всех записей от руки написать: «Работает по настоящее время».
- Указать место хранения подлинника.
- Выдать копию работнику не позднее 3 дней с момента заявления.
Соблюдение этих простых правил позволит избежать штрафов за нарушение трудового законодательства и обеспечит сотруднику возможность беспрепятственно подтверждать свой стаж и текущую занятость.