В современных условиях сотрудник часто нуждается в заверенной копии трудовой книжки – для подачи документов в банк, оформления кредита, получения социальных выплат, подтверждения стажа при приёме на новую работу и т․д․ Ниже представлен подробный гид, который поможет правильно составить заявление, оформить его согласно требованиям трудового законодательства и получить нужный документ в установленные сроки․
Нормативная база
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 62, 65, 66) – регулирует порядок ведения и хранения трудовых книжек․
- Федеральный закон «О персональных данных» (№ 152‑ФЗ) – требует согласия на обработку персональных данных при выдаче копий․
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек» – устанавливает форму и порядок заверения копий․
Согласно указанным нормам, работник имеет право получить заверенную копию трудовой книжки, но не оригинал (за исключением случаев, прямо предусмотренных ТК РФ)․
Когда требуется копия трудовой книжки?
- Подача документов в банк при оформлении ипотеки, автокредита или потребительского займа․
- Оформление пособий и выплат в Социальном фонде России (пенсии, пособия по безработице, декретные выплаты)․
- Подтверждение трудового стажа при приёме на новую работу (особенно в государственных учреждениях)․
- Судебные разбирательства, связанные с трудовыми спорами․
- Личные нужды (аренда жилья, оформление загранпаспорта и т․п․)․
Структура заявления
Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты․ Ниже представлен примерный шаблон, который можно адаптировать под свою ситуацию;
Обязательные элементы
- Шапка – наименование организации (полное название работодателя), её адрес, ИНН/КПП (по желанию)․
- Дата и номер заявления – текущая дата, порядковый номер (если ведётся журнал incoming документов)․
- ФИО заявителя – полностью, как в трудовой книжке․
- Должность и структурное подразделение – где работает сотрудник на момент подачи заявления․
- Просьба – чётко сформулированная просьба выдать заверенную копию трудовой книжки․
- Цель получения копии – указать, для чего нужна копия (банк, соцфонд и т․д․)․ Это ускорит обработку․
- Желаемый срок выдачи – обычно работодатель обязан выдать копию в течение трех рабочих дней с момента регистрации заявления (ст․ 62 ТК РФ)․
- Подпись заявителя и расшифровка (ФИО)․
- Приложения – при необходимости копия паспорта, трудового договора или иные документы, подтверждающие личность․
Пример заполненного заявления
ООО «Альфа-Тех» ИНН 7701234567 КПП 770101001 г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 10, офис 5 №: 2026-05-23/01 Заявление Я, Иванов Иван Иванович, работаю в должности инженера-программиста в отделе разработки программного обеспечения ООО «Альфа-Тех» с г․ Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки для подачи в банк при оформлении ипотечного кредита․ Желаю получить документ в течение трёх рабочих дней с даты регистрации настоящего заявления․ Подпись: _____________________ /Иванов И․И․/
Примечание: вместо тега pre можно использовать обычный абзац p с переносами строк (br) – оба варианта допустимы․
Как оформить и подать заявление
- Подготовьте текст заявления согласно шаблону выше․
- Распечатайте его на листе формата А4 (можно рукописно, но предпочтительно печатный вариант для лучшей читаемости)․
- Поставьте свою подпись и дату․
- Если требуется, приложите копию паспорта (страница с фото и регистрацией) и/или трудового договора․
- Подайте заявление в отдел кадров или непосредственно руководителю подразделения․ Лучше оформить получение через журнал incoming документов или попросить расписку о приёме․
- Сотрудник кадровой службы регистрирует заявление, ставит incoming номер и передаёт его на исполнение․
- В течение трёх рабочих дней вам выдадут заверенную копию трудовой книжки с подписью ответственного лица и печатью организации․
В случае отказа или задержки выдачи копии вы имеете право обратиться с письменной претензией к руководителю организации, а при необходимости – в трудовую инспекцию или суд․
Особенности заверения копии
- Копия должна быть полной и точной копией всех страниц трудовой книжки, включая ьный лист и записи о работе․
- На каждой копии ставиться надпись «Копия верна» (или «Верная копия»), подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель подразделения, бухгалтер) и печать организации․
- Если организация использует электронный документооборот, заверение может осуществляться электронной цифровой подписью (ЭЦП) в соответствии с законом № 63‑ФЗ «Об электронной подписи»․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли получить копию трудовой книжки без указания цели?
Да, закон не обязывает указывать цель, однако её указание ускоряет обработку, так как кадровая служба может сразу определить, какой вид заверения требуется (например, для банка иногда нужна дополнительная отметка о соответствии копии оригиналу)․
Что делать, если работодатель требует оригинал трудовой книжки?
Требовать оригинал незаконно, за исключением случаев, прямо предусмотренных ТК РФ (например, при увольнении работник получает оригинал на руки)․ Вы можете отказаться и потребовать заверенную копию․
Сколько времени хранится копия в организации?
Заверенная копия не является документом, требующим длительного хранения в организации․ После выдачи она остаётся у сотрудника․ Организация может хранить копию заявления и журнал выдачи в течение 5 лет (по правилам хранения кадровых документов)․
Можно ли подать заявление в электронном виде?
Да, если у работодателя настроен электронный документооборот и принимаются электронные заявления с ЭЦП․ В этом случае подпись ставится электронной подписью, а заверение копии также может быть выполнено ЭЦП․
Что делать, если копия потеряна?
При утере заверенной копии сотрудник может подать новое заявление на выдачу дубликата․ Работодатель выдаёт новую заверенную копию, отметив в журнале, что предыдущая копия утеряна․
Получение заверенной копии трудовой книжки – стандартная процедура, регулируемая трудовым законодательством․ Соблюдая простые правила оформления заявления и зная свои права, вы сможете оперативно получить необходимый документ без лишних задержек․ Не забывайте указывать цель получения копии, желаемый срок выдачи и при необходимости прилагать подтверждающие документы․ При возникновении спорных ситуаций обращайтесь к службе трудовой инспекции или юридическому консультанту․
Удачной работы и успешного оформления документов!