Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Оригинал этого документа должен храниться у работодателя, однако в различных жизненных ситуациях (оформление кредита, получение визы, обращение в государственные органы) требуется предоставление заверенной копии трудовой книжки. О том, где и как ее получить в 2026 году, мы расскажем в этой статье.
Кому и зачем нужна заверенная копия?
Чаще всего заверенная копия трудовой книжки требуется для предоставления в:
- Банки — для оформления ипотеки, потребительского кредита или кредитной карты;
- Консульства — для получения визы;
- Социальный фонд — для подтверждения стажа и назначения выплат;
- Судебные инстанции — в качестве доказательства факта трудоустройства;
- Другие организации по месту требования.
Где можно заверить копию трудовой книжки?
Место, где вы можете заверить документ, напрямую зависит от вашего текущего статуса: работаете вы в данный момент или нет.
У текущего работодателя (если вы трудоустроены)
Если вы работаете, ваша бумажная трудовая книжка находится у работодателя. Согласно законодательству, выдавать работнику заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее имеет право работодатель или специально уполномоченное им лицо. Обычно это:
- Отдел кадров;
- Бухгалтерия (если на предприятии нет отдельного кадрового сотрудника);
- Руководитель организации (единоличный исполнительный орган).
Важно: Работодатель обязан предоставить копию безвозмездно (бесплатно) по письменному заявлению работника.
Если работник выбрал электронный вариант ведения трудовой книжки (электронная трудовая), то по его запросу работодатель обязан оформить сведения о работе сотрудника по специальной форме СТД-Р.
У нотариуса (если вы безработный)
Если гражданин не работает (временно безработный, пенсионер, фрилансер), оригинал трудовой книжки находится у него на руках. В этом случае заверить копию может только нотариус.
Для обращения к нотариусу вам потребуется:
- Оригинал трудовой книжки;
- Паспорт гражданина РФ.
Нотариус подтвердит подлинность копии и сделает соответствующую заверительную запись. Услуги нотариуса оплачиваются согласно установленным тарифам.
Как правильно заверить копию: требования 2026 года
Чтобы правильно заверить трудовую книжку в 2026 году, необходимо точно знать, куда эта копия будет предоставляться. Порядок заверения для банка может отличаться от порядка для соцфонда или консульства.
Общие правила заверения работодателем
Копия должна быть заверена надлежащим образом по Госстандарту:
- На каждой странице копии делается запись: «Верно» или «Копия верна»;
- Указывается должность лица, заверившего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (ФИО);
- Проставляется печать организации (при наличии);
- Указывается дата заверения.
Если документ многостраничный
Если копия трудовой книжки содержит большое количество листов, HR-специалист (кадровик) обязан:
- Прошить и пронумеровать все листы документа;
- На первом листе или на оборотной стороне последнего листа сделать заверительную надпись;
- Указать количество прошитых листов;
- Скрепить место прошивки печатью и подписью.
Особенности для банка
Для предоставления кредита банку требуется особая пометка. На последней странице копии обязательно должна присутствовать фраза: «Работает по настоящее время». Без этой записи банк, скорее всего, отклонит документ.
Если копию заверяет руководитель
Если копия трудовой книжки заверена руководителем юридического лица (единоличным исполнительным органом), то для подтверждения его полномочий может потребоваться предоставление выписки из ЕГРЮЛ. Если документ заверяется лицом, не имеющим права действовать от лица организации без доверенности, должна быть приложена доверенность.
Срок действия заверенной копии
На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Однако на практике:
- Банки обычно принимают копию, заверенную не позднее 1 месяца назад;
- Консульства могут устанавливать свои сроки (часто от 2 недель до 3 месяцев);
- Если в трудовую книжку была внесена новая запись, ранее выданная копия автоматически становится недействительной.
Порядок получения копии у работодателя
Чтобы получить заверенную копию, сотруднику необходимо:
- Написать заявление на имя работодателя (в свободной форме или по образцу отдела кадров);
- Передать заявление в отдел кадров или бухгалтерию;
- Дождаться подготовки документа (по закону работодатель обязан выдать копию в течение 3 рабочих дней);
- Получить заверенную копию трудовой книжки под роспись в соответствующем журнале учета.