В 2026 году вопрос документального подтверждения трудового стажа остается актуальным для оформления кредитов, виз, пенсий или поступления на новую работу. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат и необходимость получения заверенных выписок никуда не делись. В этой статье мы подробно разберем, кто имеет право заверять документы, где это сделать и какие правила действуют в текущем году.
Кто имеет право заверять выписку?
Согласно Трудовому кодексу РФ и актуальным нормам делопроизводства, выдавать работнику заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее имеет право исключительно работодатель (текущий или последний, если работник уволен) или специально уполномоченное им лицо.
Обычно ответственность за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек возлагается приказом на:
- Сотрудника отдела кадров;
- Бухгалтера;
- Руководителя организации (в небольших компаниях).
Важно помнить: сторонние организации, нотариусы (за исключением случаев наследования или особых ситуаций, когда работодатель ликвидирован) или центры занятости не имеют права заверять копии действующих трудовых книжек. Заверение делает только тот, кто ведет документ.
Где получить заверенную выписку?
Место получения зависит от вашего текущего статуса:
Если вы работаете
Вам необходимо обратиться в отдел кадров или к лицу, ответственному за кадровый делопроизводство, по месту вашей текущей работы. Вы пишете письменное заявление, и работодатель обязан выдать заверенную выписку или копию.
Если вы уволены
Обращаться нужно к последнему работодателю. Именно у него хранится ваша трудовая книжка (если она бумажная) или информация о последнем месте работы. Даже если с момента увольнения прошло время, архив организации обязан хранить документы, и выписка будет сделана на основании записей, имевшихся на момент увольнения.
Если организация ликвидирована
Если последний работодатель ликвидирован, необходимо узнать, где находится архив, в который были сданы документы предприятия (часто это муниципальные или государственные архивы по месту регистрации компании). Заверять выписку будет сотрудник архива.
Сроки и стоимость оформления
Законодательство строго регламентирует процесс выдачи документов:
- Срок: Работодатель обязан выдать заверенную копию или выписку не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления сотрудником.
- Стоимость: Выдача копий и выписок производится бесплатно. Требовать оплату за эту услугу работодатель не имеет права.
Как правильно должна выглядеть заверенная выписка (Требования 2026 года)
Несмотря на вступление в силу нового ГОСТ Р 7.0.97-2025, основные правила заверения копий трудовых книжек остались прежними. Чтобы документ имел юридическую силу, он должен содержать следующие элементы:
- Качество копии: Копия должна быть четкой, читаемой и содержать все страницы книжки, включая ьный лист и все заполненные развороты.
- Надпись «Верно»: На каждой странице (или на обороте последнего листа, если копии сшиты) ставится отметка «Верно».
- Должность и подпись: Указывается наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручная подпись и расшифровка (фамилия и инициалы).
- Дата заверения: Обязательно указывается дата, когда копия была заверена.
- Печать: Если организация использует печать в своем документообороте, она должна стоять на месте заверения (хотя с 2016 года наличие печати для ООО не обязательно, многие банки и госорганы по-прежнему требуют ее проставления на копиях трудовых).
- Срок действия: Часто организации добавляют фразу «Копия действительна до…» (обычно указывают срок до 1 месяца или «до предъявления по месту требования»), чтобы актуализировать информацию.
Если копия предоставляется в прошитом виде, запись «Копия верна», количество листов и дата заверения ставятся на обороте в месте прошивания, поверх узла нити, чтобы исключить возможность замены листов.
Электронная трудовая книжка и портал Госуслуги
В 2026 году большинство работников перешло на электронные трудовые книжки (ЭТК). В этом случае процедура упрощается:
- Работник может самостоятельно заказать выписку (форма СТД-Р) через портал Госуслуги.
- Документ формируется в электронном виде и заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя или органа ПФР (СФР).
- Такая выписка равнозначна бумажному заверенному документу. Ее можно скачать и распечатать.
Однако, если принимающая сторона (например, зарубежный консульский отдел или определенный банк) требует именно бумажную копию с «живой» синей печатью и собственноручной подписью, вам все равно придется обращаться к работодателю за заверением бумажной копии или выпиской из бумажной трудовой (если она велась параллельно или вы выбрали бумажный формат).
Частые ошибки при заверении
Чтобы вашу выписку не признали недействительной, проверьте документ перед уходом из отдела кадров на наличие следующих ошибок:
- Отсутствует дата заверения.
- Нет расшифровки подписи (только закорючка без фамилии).
- Копия нечитаемая или обрезаны края страниц.
- Отсутствует надпись «Верно».
- Использована копия копии (копия должна сниматься только с оригинала).
Помните: отказ работодателя в выдаче заверенной копии трудовой книжки или выписки из нее является нарушением Трудового кодекса РФ. В случае возникновения таких проблем вы вправе обратиться в Государственную инспекцию труда или суд.