С 2022 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным (ЭТК). На 2026 год этот процесс уже завершён для новых сотрудников‚ но для действующих работников сохраняется возможность выбора формата. Многие работники задаются вопросом: как поменять трудовую книжку? Можно ли вернуться к бумажному варианту? И что делать‚ если вы сменили работодателя и хотите сохранить или переключить формат?

В этой статье мы подробно разберём все нюансы замены трудовой книжки — от законодательных основ до пошаговой инструкции‚ чтобы вы могли сделать всё правильно и без ошибок.

Что изменилось с 2022 года?

• С 1 января 2022 года все новые сотрудники‚ устраивающиеся на работу впервые‚ получают только электронную трудовую книжку (ЭТК). Бумажная книжка им не выдаётся.
• Для уже работающих сотрудников переход на ЭТК — добровольный. Вы можете сохранить бумажную книжку или перейти на электронную — по своему желанию.
• Выдавать бумажные трудовые книжки в 2026 году можно‚ но только тем‚ кто подал заявление о желании сохранить бумажный формат до 31 декабря 2021 года.

Когда можно поменять трудовую книжку?

Вы можете поменять формат трудовой книжки в следующих случаях:

1. Вы устраиваетесь на новую работу и хотите выбрать формат ЭТК или сохранить бумажную книжку.
2. Вы уже работаете и решили перейти с бумажной книжки на электронную.
3. Вы перешли с ЭТК на бумажную (в редких случаях‚ при наличии оснований).

Важно! Смена формата возможна только при смене работодателя или по инициативе работника с подачей заявления в текущую организацию.

Как поменять бумажную трудовую книжку на электронную?

Если вы хотите перейти с бумажной трудовой книжки на электронную‚ выполните следующие шаги:

Шаг 1: Подготовьте документы

• Паспорт
• Бумажная трудовая книжка (если она у вас есть)
• СНИЛС (обязателен для регистрации в системе ЭТК)

Шаг 2: Напишите заявление

Подайте в отдел кадров или бухгалтерию своего текущего работодателя заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Форма заявления не установлена законом‚ но рекомендуется использовать следующий шаблон:

Заявление

Я‚ [ФИО полностью]‚ паспорт: серия ___ № ______‚ выдан __________‚ зарегистрирован по адресу: __________‚ прошу перевести мою трудовую деятельность на ведение в электронной форме в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от .

Прошу внести запись в мою трудовую книжку о переходе на электронную форму ведения трудовой деятельности и передать сведения о моей трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ.

Подпись: __________

Шаг 3: Работодатель вносит запись

После получения заявления работодатель в течение 3 рабочих дней вносит в бумажную трудовую книжку запись:

«Запись о трудовой деятельности ведётся в электронной форме. Сведения переданы в Пенсионный фонд Российской Федерации»

Запись заверяется печатью и подписью ответственного лица.

Шаг 4: Проверьте данные в Личном кабинете ПФР

Через 5–7 дней после подачи заявления зайдите в Личный кабинет гражданина на сайте Пенсионного фонда (с использованием учётной записи Госуслуг). Убедитесь‚ что все записи о вашей трудовой деятельности отображаются корректно.

Как вернуться к бумажной трудовой книжке?

С 2022 года закон не запрещает вернуться к бумажной трудовой книжке‚ даже если вы уже перешли на ЭТК. Однако это возможно только при смене работодателя.

Алгоритм возврата к бумажной книжке:

1. При устройстве на новую работу подайте работодателю заявление о желании получить бумажную трудовую книжку.
2. Новый работодатель обязан выдать вам бумажную трудовую книжку в течение 5 рабочих дней после оформления на работу.
3. В новую бумажную книжку вносятся все сведения о вашей трудовой деятельности‚ полученные из ПФР (они передаются автоматически).
4. Ваша предыдущая электронная трудовая книжка не аннулируется — она остаётся в архиве ПФР‚ и вы можете в любое время проверить её содержание в Личном кабинете.

Важно! Если вы уже перешли на ЭТК и хотите вернуться к бумажной книжке‚ необходимо сменить работодателя. Текущий работодатель не может отменить ваше заявление о переходе на ЭТК — это право только за вами‚ но реализуется только при смене места работы.

Что делать‚ если вы сменили работодателя?

При смене работы ситуация может быть разной:

• Если у вас бумажная книжка — новый работодатель обязан принять её и продолжить ведение.
• Если у вас ЭТК — новый работодатель не выдаёт бумажную книжку‚ если вы не подали заявление о её получении.
• Если вы хотите вернуться к бумажной книжке — подайте заявление новому работодателю при трудоустройстве.
• Если вы хотите сохранить ЭТК — ничего делать не нужно‚ данные автоматически передаются из ПФР.

Пример:

Вы работали в компании А и перешли на ЭТК. Теперь устраиваетесь в компанию Б. Вы не подали заявление о бумажной книжке — значит‚ компания Б будет вести вашу трудовую деятельность только в электронном виде. Если же вы подадите заявление в компанию Б — они обязаны выдать вам бумажную книжку и внести туда все данные из ПФР.

Можно ли завести бумажную трудовую книжку в 2026 году?

Да‚ можно — но только в одном случае:

• Если вы устраиваетесь на работу впервые, нельзя получить бумажную книжку. Только ЭТК.
• Если вы уже имели трудовую книжку ранее (даже если она утеряна) — можно получить новую бумажную книжку при смене работодателя‚ если подать соответствующее заявление.

То есть‚ если вы ранее работали‚ но потеряли книжку‚ и сейчас устраиваетесь на новую работу — вы имеете право потребовать выдачу новой бумажной трудовой книжки. Работодатель обязан это сделать.

Что делать‚ если трудовая книжка утеряна?

Если вы потеряли бумажную трудовую книжку‚ действуйте так:

1. Напишите заявление на имя работодателя о выдаче дубликата.
2. Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней.
3. В дубликат вносятся все сведения‚ подтверждённые документами (справки с предыдущих мест работы‚ приказы‚ трудовые договоры).
4. Если документы утеряны — работодатель обращается в ПФР за сведениями.

Если вы уже перешли на ЭТК — потеря бумажной книжки не критична: все данные храняться в ПФР.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Не теряется‚ не портится‚ не сгорает — все данные надёжно хранятся в ПФ