Вопрос о наличии трудовой книжки (бумажной или электронной) часто возникает у работодателей, сотрудников и специалистов по персоналу․ Ниже представлена подробная инструкция, как проверить, ведётся ли трудовая книжка в электронном виде, и какие действия предпринять, если её нет․
Существует несколько способов подтвердить формат ведения:
- Проверка в личном кабинете ПФР – на портале ПФР в разделе «Трудовая деятельность» отображаются сведения о форме ведения․
- Заявление о продолжении ведения – если в карточке сотрудника стоит отметка «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» с датой, это указывает на переход на электронную форму․
- СЗВ‑ТД – в разделе «Ведение трудовой книжки» в карточке сотрудника отображается статус (бумажная/электронная)․
Если в системе указано, что сведения о трудовой деятельности передаются в ПФР автоматически, значит трудовая книжка ведётся в электронном виде․
Как запросить информацию у работодателя?
Работник может официально запросить данные о форме ведения:
- Подать письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности․
- Указать причину запроса (например, для подтверждения стажа при оформлении кредита)․
- Работодатель обязан ответить в течение 30 дней, предоставив выписку из ЭТК (электронной трудовой книжки) или подтвердив наличие бумажной․
Что делать, если у сотрудника нет трудовой книжки?
Отсутствие трудовой книжки может быть связано с её потерей, повреждением или переходом на электронный формат․ В каждом случае действует своя процедура․
Потеря или повреждение
Если работник потерял или повредил бумажную книжку, он может оформить новую:
- Подать письменное заявление в отдел кадров с указанием причины (утрата, порча)․
- Работодатель оформляет новую трудовую книжку в соответствии с частью пятой ТК РФ․
- После оформления в системе ПФР появляется запись о ведении электронной формы (если работник запросил её)․
Отсутствие по причине выбора электронного формата
Если работник сознательно отказался от бумажной формы и перешёл на электронную трудовую книжку, он должен:
- Подтвердить личность (паспорт, СНИЛС) в отделе кадров․
- Получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг или Личный кабинет ПФР․
- В случае необходимости – запросить подтверждение у работодателя, что данные внесены в ПФР;
Как самостоятельно посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Существует несколько официальных способов, которые не требуют обращения в отдел кадров:
- Портал Госуслуг – авторизуйтесь через учётную запись, выберите «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности»․
- Личный кабинет ПФР – в разделе «Трудовая деятельность» отобразятся все записи о работе, даты начала и окончания, а также статус ведения․
- Сайт ПФР – в личном кабинете можно запросить «Электронную трудовую книжку» и получить её в виде PDF․
Для доступа к этим сервисам необходимо иметь подтверждённую учётную запись на Госуслугах․ После входа система автоматически сформирует выписку, где будут указаны:
- Место и дата начала работы;
- Должность;
- Сведения о продолжительности работы;
- Форму ведения (бумажная/электронная)․
Краткая пошаговая инструкция для работодателя
Если вы – руководитель или специалист по персоналу, следуйте этим шагам, чтобы точно определить, есть ли у сотрудника трудовая книжка:
- Проверьте внутренние кадровые документы – найдите запись о форме ведения (бумажная/электронная)․
- Запросите в ПФР сведения через запрос в личный кабинет․
- Уточните статус заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности․
- При необходимости оформите новую бумажную книжку и сообщите об этом в ПФР․
- Информируйте сотрудника о том, как он может самостоятельно проверить свою ЭТК․
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Как узнать, ведётся ли электронная трудовая книжка, если в СЗВ‑ТД стоит дата «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»?
Ответ: Такая дата означает, что с этого момента ведётся электронная форма․
Вопрос: Можно ли проверить ЭТК без доступа к ПФР?
Ответ: Да, через портал Госуслуг или обратившись в любой офис «Мои документы», где сотрудник получит бумажную выписку․
Вопрос: Что делать, если работник потерял бумажную книжку и не хочет переходить на электронный формат?
Ответ: Работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника оформить новую бумажную трудовую книжку, после чего внести данные в ПФР․
Таким образом, узнать наличие трудовой книжки (бумажной или электронной) достаточно просто, используя официальные государственные сервисы․ Главное – правильно оформить запрос, подтвердить личность и, при необходимости, запросить выписку в ПФР или через Госуслуги․ Это позволит избежать недоразумений при оформлении новых мест работы, оформлении кредитов и расчёте пенсии․