С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). К 1 января 2026 года переходный период завершён, все работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности исключительно в электронном виде. Это значит‚ что каждый гражданин РФ‚ независимо от возраста и стажа‚ может и должен знать‚ как посмотреть сведения из своей электронной трудовой книжки и где получить официальную выписку.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки‚ в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности гражданина: места работы‚ должности‚ периоды работы‚ причины увольнения‚ награды и другие важные данные.

ЭТК формируется автоматически на основе данных‚ которые работодатели передают в Пенсионный фонд России (ПФР) через форму ЕФС-1 (единая форма отчётности). Эти сведения затем доступны работнику в личных кабинетах на государственных порталах.

Преимущества ЭТК:

• Исключает риск потери‚ порчи или уничтожения документа;
• Доступен 24/7 в любое время и из любого места;
• Мгновенно формируется при трудоустройстве;
• Упрощает процесс оформления пенсий‚ пособий и льгот;
• Снижает риск мошенничества с поддельными трудовыми книжками.

Какая информация содержится в электронной трудовой книжке?

В ЭТК хранятся следующие сведения (раздел 1.1 формы ЕФС-1):

• Наименование работодателя (с указанием ОГРН/ИНН);
• Дата приёма на работу;
• Должность‚ профессия‚ специальность;
• Дата увольнения и основание (статья ТК РФ);
• Сведения о переводах на другие должности;
• Награды‚ поощрения‚ благодарности (если указаны в приказе);
• Сведения о дистанционной работе (если оформлена по трудовому договору).

Важно: ЭТК не содержит личные данные работника (паспортные данные‚ адрес‚ телефон)‚ а только информацию о трудовой деятельности. Личные данные хранятся в системе индивидуального учёта ПФР.

Где можно посмотреть сведения из электронной трудовой книжки?

В 2026 году существует четыре официальных способа получить доступ к данным ЭТК. Ниже — подробная инструкция по каждому из них.

Через портал Госуслуги (самый удобный способ)

Это самый популярный и быстрый способ получить выписку из ЭТК. Для этого нужно:

1. Войти в свой личный кабинет на портале Госуслуги (https://www.gosuslugi.ru/).
2. Перейти в раздел: «Услуги» → «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки».
3. Нажать кнопку «Получить выписку».
4. Система автоматически сформирует выписку в формате PDF‚ завёрнутую усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ПФР.
5. Выписка появится в разделе «Уведомления», её можно скачать‚ распечатать или отправить на почту.

Важно: Для доступа к выписке необходимо иметь подтверждённую учётную запись на Госуслугах (с верификацией по паспорту и СНИЛС).

Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ

На сайте ПФР (https://es.pfrf.ru/) также можно получить выписку из ЭТК:

1. Зайдите на сайт ПФР и авторизуйтесь через Госуслуги или с помощью учётной записи ПФР.
2. Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка».
3. Выберите опцию «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
4. Нажмите «Запросить».
5. Выписка будет сформирована в течение нескольких минут и доступна в разделе «Мои запросы».

Внимание! С 2025 года Социальный фонд России (СФР) больше не предоставляет прямой доступ к ЭТК через свой сайт. Все запросы обрабатываются через ПФР и Госуслуги.

У работодателя

Согласно закону‚ работодатель обязан предоставить сотруднику сведения из ЭТК только за период его работы в данной организации.

Вы можете запросить выписку в отделе кадров или бухгалтерии. Работодатель обязан предоставить её в одном из двух форматов:

• На бумажном носителе, с печатью и подписью руководителя;
• В электронном виде, в формате PDF с УКЭП (если у работодателя есть такая подпись).

Важно: Работодатель не может предоставить сведения о вашей трудовой деятельности на предыдущих местах работы — только о текущем месте. Для полной истории нужно использовать Госуслуги или ПФР.

В МФЦ или клиентской службе ПФР

Если вы не пользуетесь интернетом или не можете получить доступ к Госуслугам‚ вы можете лично обратиться:

• В ближайший Многофункциональный центр (МФЦ) — «Мои документы»;
• В клиентскую службу Пенсионного фонда РФ по месту жительства.

При себе необходимо иметь:

• Паспорт;
• СНИЛС.

Сотрудник примет ваш запрос‚ и выписка будет подготовлена в течение 3–5 рабочих дней. Её можно получить лично или по почте (если вы указали этот вариант).

Как получить бумажную выписку из ЭТК?

Если вам нужна бумажная копия (например‚ для предоставления в банк‚ вуз или при переезде за границу)‚ вы можете:

• Скачать PDF-выписку с Госуслуг или ПФР и распечатать её;
• Получить бумажный экземпляр в МФЦ или ПФР — он будет заверен печатью и подписью;
• Запросить бумажную выписку у работодателя (только за текущее место работы).

Важно! Бумажная выписка‚ полученная через Госуслуги или ПФР‚ имеет юридическую силу‚ если на ней есть электронная подпись ПФР. Простая распечатка без подписи не является официальным документом.

Что делать‚ если в ЭТК нет данных о работе?

Если вы обнаружили‚ что в электронной трудовой книжке отсутствуют сведения о вашей работе‚ это может означать:

• Работодатель не передал данные в ПФР (нарушение закона);
• Вы работали до 2020 года‚ и сведения не были перенесены в ЭТК;
• Ошибка при вводе данных (например‚ неверный СНИЛС).

Что делать:

1. Проверьте‚ правильно ли привязан ваш СНИЛС к учётной записи на Госуслугах.
2. Обратитесь к работодателю с письменным запросом, он обязан исправить ошибку и передать корректные данные в ПФР.
3. Если работодатель не реагирует — подайте жалобу в трудовую инспекцию или в ПФР.

Для работников‚ начавших трудовую деятельность после 1 января 2021 года‚ бумажная трудовая книжка не оформляется — все сведения хранятся только в ЭТК. Поэтому важно регулярно проверять её содержимое.

Как проверить‚ есть ли у вас электронная трудовая книжка?

Если вы не знаете‚ оформляли ли вы ЭТК‚ просто:

• Зайдите на Госуслуги → «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки».
• Если ЭТК существует, система покажет вам данные.
• Если ЭТК отсутствует — система предложит вам выбрать формат ведения: электронный или бумажный.

Если вы ещё не выбрали формат — по умолчанию вы получаете электронную трудовую книжку‚ так как с 2026 года бумажные книжки больше не ведутся для новых работников.

Электронная трудовая книжка — это ваша цифровая история трудовой деятельности. От неё зависит:

• Размер будущей пенсии;
• Право на пособия по безработице‚ больничным‚ материнству;
• Возможность устроиться на новую работу;
• Получение льгот и компенсаций.

Рекомендации:

• Проверяйте ЭТК хотя бы раз в год — особенно перед увольнением или при подаче документов на пенсию;
• Сохраняйте выписки в электронном виде — они не потеряются;
• Сообщайте работодателю о любых несоответствиях в данных;
• Не доверяйте сторонним сайтам‚ обещающим «быстрый просмотр ЭТК», только Госуслуги и ПФР являются официальными источниками.

Электронная трудовая книжка — это не просто нововведение‚ а важный шаг к цифровой трансформации социальной защиты в России. Пользуйтесь ею осознанно — ваш труд заслуживает надёжного учёта.

Официальные ссылки:
— Госуслуги
— Личный кабинет ПФР
— Официальный сайт Пенсионного фонда РФ