Трудовая книжка — основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника. При необходимости добавить новые страницы (вкладыши) в книжку‚ закон требует оформить запись о выдаче вкладыша специальным штампом. В статье рассмотрим:
- правовую основу оформления;
- где размещать штамп и как заполнять его;
- образец штампа и пример заполнения;
- пошаговую инструкцию для работодателя;
- часто задаваемые вопросы.
Правовая база
Согласно пункту 33 Порядка ведения трудовых книжек‚ утверждённого постановлением Правительства РФ‚ при выдаче вкладыша в трудовую книжку необходимо сделать запись на ьном листе книжки (или‚ если места нет‚ на ьном листе первого вкладыша). Запись должна быть выполнена штампом с надписью «Выдан вкладыш»‚ а также указанием серии и номера вкладыша.
Если штамп недоступен‚ допускается внесение записи вручную‚ но предпочтительно использовать печать‚ чтобы запись была чёткой и не могла быть изменена.
Где размещать штамп
Оптимальное место для штампа – ьный лист трудовой книжки. Если на нём уже нет свободного места‚ запись делается на ьный лист первого вкладыша. При этом следует соблюдать правила:
- Штамп не должен перекрывать уже существующие записи (например‚ сведения о награждениях).
- Штамп размещается так‚ чтобы его было легко прочитать – обычно в правой части строки‚ под полем «Дата выдачи».
- Размер штампа обычно 10 × 25 мм‚ но допускаются небольшие отклонения‚ если это не ухудшает читаемость.
Как выглядит образец штампа
Серия: АБ №: 12345
В штампе указываются две обязательные детали:
- Серия вкладыша – буквенно-цифровой код‚ присвоенный издателем (обычно две буквы).
- Номер вкладыша – пятизначный номер‚ уникальный в рамках серии;
Пошаговая инструкция по оформлению записи
Шаг 1. Подготовка штампа
- Заказать штамп в типографии или изготовить в офисе с помощью штамп‑машины.
- Убедиться‚ что в штампе присутствует надпись «Выдан вкладыш» и место для ввода серии и номера.
Шаг 2. Проверка наличия свободного места
- Откройте трудовую книжку на ьном листе.
- Если свободного места нет – откройте первый вкладыш и найдите его ьный лист.
Шаг 3. Заполнение штампа
- Вставьте штамп в штамп‑машину.
- Впечатайте серию и номер вкладыша (например‚ АБ‑12345).
Шаг 4. Проставление штампа
- Нажмите штамп ровно в отведённом месте.
- Убедитесь‚ что отпечаток чёткий‚ без размытости.
Шаг 5. Подпись ответственного лица
- После штампа подпишите Ф.И.О. лица‚ ответственного за выдачу (обычно руководитель отдела кадров).
- Укажите должность и дату подписи.
Шаг 6. Вшивание вкладыша
- Вкладыш вшивается в конец книжки (перед обложкой) или в середину‚ если это предусмотрено внутренними инструкциями организации.
- Для надёжного закрепления используют иглу и плотную нитку‚ либо специальные металлические скобы.
Пример заполненного штампа в трудовой книжке
| Поле | Содержание |
|---|---|
| Штамп | Выдан вкладыш |
| Серия | АБ |
| Номер | 12345 |
| Подпись | Иванов И.И. |
| Должность | Главный специалист отдела кадров |
| Дата |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Что делать‚ если в трудовой книжке уже нет места на ьном листе?
Запись делается на ьный лист первого вкладыша. При этом штамп размещается в том же порядке‚ что и предыдущие штампы‚ чтобы сохранялась хронология.
Вопрос 2: Можно ли использовать ручную запись вместо штампа?
Да‚ если штамп недоступен‚ запись может быть выполнена от руки. При этом необходимо чётко написать: «Выдан вкладыш»‚ указать серию и номер‚ а также подпись и дату. Однако такой способ считается менее надёжным и может вызвать вопросы при проверке.
Вопрос 3: Как часто меняется серия вкладыша?
Серия меняется только при выпуске новой партии вкладышей производителем. Внутри одной серии номера идут последовательно.
Вопрос 4: Нужно ли фиксировать выдачу вкладыша в бухгалтерском учёте?
Да. По пункту 33 Порядка‚ каждый выданный вкладыш фиксируется в журнале учёта бланков трудовых книжек (приход‑расходная книга). Образец такой книги можно скачать в КонсультантПлюс.
Вопрос 5: Где хранить образцы штампов и бланков?
Все образцы и бланки (штамп «Выдан вкладыш»‚ журнал учёта‚ образец приказа о назначении ответственного) хранятся в отделе кадров в папке «Документы по трудовым книжкам».
Как скачать готовый образец штампа
Большинство сервисов (КонсультантПлюс‚ «Бухгалтерия Онлайн»‚ «Бухгалтер 1С») предоставляют готовый шаблон в формате .doc или .pdf. Чтобы скачать:
- Перейдите на сайт КонсультантПлюс.
- В поиске введите «Штамп Выдан вкладыш».
- Выберите нужный шаблон (обычно размер 10 × 25 мм) и нажмите «Скачать».
- Откройте файл в MS Word‚ при необходимости измените серию и номер‚ распечатайте на специальной резиновой основе и закажите изготовление в типографии.
Оформление штампа «Выдан вкладыш в трудовую книжку» – простая‚ но важная процедура‚ от которой зависит юридическая чистота трудового стажа сотрудника. Соблюдая правила размещения‚ корректно заполняя серию и номер‚ а также фиксируя выдачу в учётных журналах‚ вы защищаете интересы как работодателя‚ так и работника.
Если у вас остались вопросы‚ обратитесь к специалисту отдела кадров или к нормативным документам (Порядок ведения трудовых книжек‚ Приказ Минтруда РФ № 6н от ).