Трудовая книжка – один из важнейших документов‚ подтверждающих стаж работы‚ квалификацию и право на получение государственных пособий․ При увольнении её необходимо выдать работнику в день прекращения трудового договора․ Однако в реальной практике часто возникает ситуация‚ когда сотрудник не может лично забрать трудовую книжку․ Что в таком случае обязаны сделать работодатель и какие права имеет работник? В статье подробно рассматриваются законодательные нормы‚ практические рекомендации и готовые образцы документов․

Правовая база

• Статья 84․1 Трудового кодекса РФ (часть 6) – в случае‚ если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать трудовую книжку (отсутствие работника‚ отказ от получения и т․п․)‚ работодатель обязан хранить её у себя до востребования․
• Статья 21 ТК РФ (часть 2) – трудовые обязанности работника не включают обязательство возврата трудовой книжки в определённый срок‚ поэтому дисциплинарная ответственность за задержку невозможна․
• Постановление Правительства РФ № 354 от – регламентирует порядок перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК) и порядок её выдачи․

Исходя из этих норм‚ работодатель несёт ответственность за своевременную выдачу оригинала или предоставление доступа к электронному варианту‚ а также обязан возместить работнику заработок за каждый день задержки‚ если документ не был выдан в установленный срок․

Почему сотрудник может не забрать трудовую книжку?

1. Отсутствие в день увольнения – сотрудник находится в отпуске‚ в командировке или просто не пришёл в офис․
2. Отказ от получения – работник по личным причинам (например‚ переезд в другой город) отказывается брать книжку «на руки»․
3. Утрата или повреждение оригинала – в организации нет оригинала‚ либо он находится у другого подразделения․
4. Переход на электронную трудовую книжку – работник желает оформить ЭТК‚ но процесс ещё не завершён․

Что обязан сделать работодатель?

Хранить трудовую книжку до востребования

Согласно ч․ 6 ст․ 84․1 ТК РФ‚ если в день увольнения документ выдать невозможно‚ работодатель обязан:

• Хранить книжку в надёжном месте (кадровый отдел‚ архив)․
• Оформить акт приёма‑передачи (или акт отказа от получения) с подписью работника или его представителя‚ если он отказывается от получения․
• Уведомить работника о месте и сроках‚ когда книжку можно будет забрать․

Предложить альтернативные способы получения

• Отправка почтой с заказным письмом – работник подписывает согласие на отправку․
• Передача через доверенное лицо – оформляется доверенность (письменная‚ нотариально заверенная‚ если требуется)․
• Переход на электронную трудовую книжку – если работник согласен‚ оформляется заявление о переходе‚ после чего оригинал может быть уничтожен (по согласованию)․

Возмещение за задержку

Если книжка не будет выдана в течение трёх рабочих дней после даты увольнения (если работник присутствовал и отказался от получения)‚ работодатель обязан выплатить работнику компенсацию за каждый день задержки․ Размер компенсации определяется как средний заработок за день․

Пошаговый алгоритм действий работодателя

Что может сделать работник?

• Своевременно известить работодателя о невозможности личного получения (указать удобный способ)․
• Подписать согласие на отправку почтой или оформить доверенность на получение книжки представителем․
• Подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку (если желает)․
• В случае отказа работодателя от выдачи – обратиться в Трудовую инспекцию или в суд за защитой своих прав․

Образцы документов

Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку

Уведомление
ООО «Компания»‚ 2026 г․ __ __ __

Работнику: Иванову Ивану Ивановичу
отдел: Маркетинг

Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии со ст․ 84․1 ТК РФ информируем‚ что в день вашего увольнения  Вы не смогли забрать трудовую книжку․ Книжка хранится в кадровом отделе до вашего личного обращения или до получения согласия на её отправку почтой․

Просим в течение 5 (пяти) рабочих дней связаться с нами и указать удобный способ получения․

С уважением‚
____________________
(ФИО‚ должность)

Акт отказа от получения трудовой книжки

Акт отказа от получения трудовой книжки

Город ____________ «___» ___________ 2026 г․

Мы‚ нижеподписавшиеся:
Представитель работодателя – _____________ (ФИО‚ должность);
Работник – _____________ (ФИО)‚ паспорт: ________________;

составили настоящий акт о том‚ что работник отказался от получения оригинала трудовой книжки в день увольнения ․ Трудовая книжка оставлена у работодателя до востребования․
Подписи:
____________________ ____________________
(Работодатель) (Работник)

Согласие на отправку почтой

Согласие на отправку трудовой книжки заказным письмом

Я‚ _____________ (ФИО работника)‚ паспорт: ____________‚ подтверждаю согласие на отправку оригинала моей трудовой книжки заказным письмом на адрес: ______________________;

Обязуюсь подписать полученное уведомление о доставке․

Подпись: _______________

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Заявление

Я‚ _____________ (ФИО)‚ прошу перевести сведения из моей трудовой книжки в электронный формат (ЭТК) в соответствии с постановлением Правительства РФ № 354 от ․

Согласен(на) на уничтожение бумажного варианта после подтверждения переноса данных․

Подпись: _______________

Последствия несоблюдения требований

• Для работодателя – обязанность возместить заработок за каждый день задержки (суд может присудить штраф‚ а также взыскать неустойку за нарушение ТК РФ)․
• Для работника – отсутствие трудовой книжки может затруднить получение пенсии‚ пособий‚ подтверждение стажа при поиске новой работы․

В случае спора рекомендуется первым делом попытаться решить вопрос мирным путём‚ а при невозможности – обратиться в Трудовую инспекцию или в суд с иском о возмещении убытков․

Практические рекомендации

Для работодателя

• Заранее уточнять у сотрудников‚ как они планируют получать трудовую книжку в случае увольнения․
• Вести журнал учёта трудовых книжек (дата выдачи‚ способ получения‚ подписи)․
• Подготовить шаблоны уведомлений и актов‚ чтобы быстро реагировать․
• При переходе на ЭТК – проверять корректность переноса данных в системе ФГИС Труд․

Для работника

• Своевременно сообщать работодателю о невозможности личного получения книжки․
• Подписать согласие на отправку почтой или оформить доверенность‚ если планируется передача через представителя․
• При переходе на электронную книжку – сохранять копию подтверждения о регистрации в системе․

Ситуация‚ когда сотрудник не может забрать трудовую книжку‚ регулируется чёткими нормами Трудового кодекса РФ․ Работодатель обязан хранить документ до востребования‚ предложить альтернативные способы получения и‚ при необходимости‚ возместить работнику заработок за каждый день задержки․ Работник‚ в свою очередь‚ должен своевременно информировать работодателя о своих обстоятельствах и оформить необходимые согласия или доверенности․ Соблюдение этих правил позволяет избежать финансовых потерь и конфликтов‚ а также гарантировать сохранность важного трудового документа․

Если у вас возникли вопросы или требуется составить конкретный документ – обратитесь к специалисту по трудовому праву․