Трудовая книжка — это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. От правильности ее заполнения зависит будущее человека: размер пенсии, подтверждение квалификации при трудоустройстве, расчет непрерывного стажа. Одним из самых критичных моментов при ведении этого документа является исполнение даты — то есть правильное написание, форматирование и внесение дат в соответствующие графы.
Несмотря на кажущуюся простоту, именно ошибки в датах чаще всего приводят к конфликтам с Социальным фондом России (СФР) и требуют сложной процедуры исправления. В этой статье мы подробно разберем, как правильно вносить даты в трудовую книжку, чтобы избежать негативных последствий.
Нормативная база
Все правила заполнения трудовых книжек регламентируются:
- Трудовым кодексом РФ (ТК РФ).
- Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 660).
- Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда России от № 69, применяется в части, не противоречащей новым Правилам).
Золотое правило формата: арабские цифры и двойные значения
Самое главное требование к исполнению даты в трудовой книжке — это строго определенный цифровой формат. Согласно Инструкции, даты записываются арабскими цифрами в следующем порядке:
- Число и месяц — двузначными числами.
- Год — четырехзначным числом.
Разделителем между числом, месяцем и годом может служить точка или косая черта, однако на практике чаще применяется точка. Таким образом, правильный формат даты выглядит так: ДД.ММ.ГГГГ.
Примеры правильного исполнения даты:
- 5 января 2023 года — пишется как
- 12 августа 2021 года, пишется как
- 3 сентября 2019 года — пишется как
Типичные ошибки, которых нужно избегать:
- Написание месяца прописью (например, 05 января 2023) — категорически запрещено.
- Использование однозначных чисел для числа и месяца (например, вместо ).
- Указание года двузначным числом (например, 05.01.23).
Где указываются даты в трудовой книжке?
Даты вносятся в несколько разделов и граф документа. Рассмотрим каждый из них подробнее.
На титульном листе
На титульном листе трудовой книжки дата проставляется только один раз — дата заполнения (в правом нижнем углу). Она указывается в том же цифровом формате ДД.ММ.ГГГГ. Эта дата важна, так как она подтверждает момент вступления документа в законную силу.
В разделе «Сведения о работе»
Это самый объемный раздел, где исполнение даты требует особой внимательности. В графе 2 (Дата) указываются:
- Дата приема на работу (совпадает с датой приказа, если иное не предусмотрено законом).
- Дата увольнения (день прекращения трудового договора).
Важно помнить, что дата увольнения является последним рабочим днем сотрудника (кроме случаев, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы).
В графе «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись»
Здесь дата указывается в составе реквизитов приказа или иного документа (например, решения суда). Формат остается аналогичным: Приказ от № 45-к.
Исполнение даты при переводе и присвоении квалификации
При внутреннем переводе сотрудника на другую должность, а также при установлении ему разряда, класса или категории, в графе 2 также ставится дата события. Она должна строго соответствовать дате приказа (распоряжения) работодателя.
Как исправить ошибочно внесенную дату?
Ни в коем случае нельзя зачеркивать, замазывать корректором или подтирать ошибочную дату в разделе «Сведения о работе»! В этом разделе исправления вносятся исключительно признанием записи недействительной.
Алгоритм исправления даты:
- В графе 1 ставится следующий порядковый номер записи.
- В графе 2 ставится текущая дата (дата внесения исправления).
- В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна»;
- Тут же в графе 3 вносится правильная дата (или текст записи с правильной датой).
- В графе 4 указываются реквизиты документа, на основании которого вносится исправление (обычно это новый приказ работодателя).
Внимание: на титульном листе трудовой книжки исправления вносятся иначе. Если дата заполнения указана неверно, она может быть зачеркнута (одной чертой), а рядом написано правильное значение. Однако на практике такие ошибки встречаются крайне редко.
Ответственность за неверное исполнение даты
Неправильное указание даты в трудовой книжке — это не просто опечатка, а нарушение трудового законодательства. Последствия могут быть серьезными:
- Для работника: занижение страхового стажа, проблемы с назначением пенсии, отказ в трудоустройстве из-за подозрений в подделке документа.
- Для работодателя: административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 рублей). Если из-за ошибки работник не смог вовремя оформить пенсию, работодатель может быть привлечен к материальной ответственности за возмещение недополученного пенсионного дохода.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и даты
С 2020 года в России ведутся электронные трудовые книжки. Вся информация передается работодателем в Социальный фонд России (СФР) в виде электронных отчетов (ЕФС-1). В электронной системе формат даты также строго регламентирован (как правило, это формат ГГГГ-ММ-ДД для машинной обработки). Человеческий фактор при исполнении даты в ЭТК минимизирован, так как программное обеспечение автоматически валидирует вводимые значения. Тем не менее, кадровику необходимо тщательно проверять даты перед отправкой отчета.
Исполнение даты в трудовой книжке — это строгий процесс, не допускающий вольностей и творчества. Формат ДД.ММ.ГГГГ (день и месяц — двузначными, год — четырехзначным, разделитель — точка) является единственно верным и законным. Кадровым работникам следует быть предельно внимательными при заполнении граф, а работникам — регулярно проверять свою трудовую книжку на предмет ошибок, чтобы в будущем не столкнуться с бюрократическими преградами.