Смерть сотрудника — это тяжелое событие, которое требует от работодателя не только человеческой поддержки, но и четкого соблюдения юридических процедур. Одним из ключевых вопросов в такой ситуации становится судьба трудовой книжки умершего. Этот документ необходим родственникам для оформления наследственных прав, получения пособий и подтверждения стажа.
В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий работодателя, порядок внесения записей, список необходимых документов и правила выдачи трудовой книжки членам семьи в 2026 году.
Первый шаг: Увольнение в связи со смертью
Прежде чем выдавать трудовую книжку, работодатель должен юридически оформить прекращение трудового договора. Основанием для этого служит свидетельство о смерти.
Порядок действий:
- Получение копии свидетельства о смерти (предоставляется родственниками или запрашивается через органы ЗАГС, если есть официальное уведомление).
- Издание приказа об увольнении работника в связи со смертью. В приказе указывается дата фактической смерти сотрудника.
- Ознакомление с приказом невозможно (так как работник умер), поэтому в графе ознакомления делается запись: «Работник умер, ознакомление невозможно» со ссылкой на свидетельство о смерти.
Внесение записи в трудовую книжку
Только после издания приказа кадровый специалист имеет право вносить запись в трудовую книжку умершего. Запись должна быть сделана в разделе «Сведения о работе».
Правила заполнения:
- Графа 3: Указывается основание увольнения со ссылкой на пункт закона. Обычно используется формулировка: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Графа 4: Указывается номер и дата приказа об увольнении.
- Подпись: Запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется).
Важно: Подпись самого умершего работника не ставится, так как это невозможно.
Кто имеет право получить трудовую книжку?
Согласно действующему законодательству и Порядку ведения трудовых книжек, документ выдается одному из близких родственников умершего работника. К близким родственникам относятся:
- Супруг(а);
- Родители;
- Дети (в т.ч. приемные);
- Братья и сестры.
Если родственник не может забрать документ лично, трудовая книжка может быть выслана по почте, но только при наличии письменного заявления от родственника с просьбой о пересылке.
Алгоритм выдачи трудовой книжки родственникам
Процедура выдачи строго регламентирована. Работодатель обязан убедиться в родственных связях обратившегося лица.
Шаг 1: Подача заявления
Родственник должен написать заявление на имя руководителя организации с просьбой выдать трудовую книжку умершего. В заявлении указывается цель получения документа и степень родства.
Шаг 2: Предоставление документов
К заявлению необходимо приложить:
- Оригинал или нотариально заверенную копию свидетельства о смерти работника;
- Документ, подтверждающий родство:
- Свидетельство о браке (для супруга/супруги);
- Свидетельство о рождении (для детей и родителей);
- Свидетельство о рождении обоих (для братьев и сестер, если фамилии различались, могут потребоваться дополнительные справки из ЗАГС).
- Паспорт родственника (для идентификации личности).
Шаг 3: Оформление расписки
Это критически важный этап. Трудовая книжка выдается только под расписку. В расписке родственник собственноручно пишет, что получил документ, указывает свои данные (ФИО, паспорт) и дату получения.
Примерный текст расписки:
«Я, Иванов Иван Иванович, паспорт серии 4500 № 123456, выдан ОВД «Тверской» г; Москвы, получил трудовую книжку умершего Иванова Петра Петровича. Дата: . Подпись: ___________».
Шаг 4: Регистрация в книге учета
Факт выдачи трудовой книжки обязательно фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В графе «Подпись работника, получающего трудовую книжку» расписывается родственник, получивший документ. Также делается пометка «Выдана в связи со смертью работника».
Что делать, если родственники не объявились?
Согласно пункту 38 Порядка ведения трудовых книжек, если в течение длительного времени никто из родственников не обратился за документом и не поступило заявления о высылке по почте, работодатель обязан хранить трудовую книжку.
Срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет 50 лет. Только по истечении этого срока (или при ликвидации организации с передачей архива) документ может быть утилизирован или передан в государственный архив согласно правилам архивного дела. Самовольно выбрасывать трудовые книжки запрещено.
Частые вопросы (FAQ)
Может ли забрать трудовую книжку дальний родственник или друг?
Нет, документ выдается только близким родственникам, подтвердившим родство документально. Друзьям или коллегам документ не выдается.
Нужно ли заверять копию трудовой книжки для родственников?
По требованию родственников работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее. Это часто требуется для пенсионного фонда или нотариуса при оформлении наследства.
Что делать, если родственники живут в другом городе?
Трудовая книжка высылается почтой (заказным письмом с уведомлением о вручении) только на основании письменного заявления родственника. Без такого заявления отправлять документ почтой рискованно.
Правильное оформление документов в связи со смертью работника, это не только требование закона, но и проявление уважения к памяти усопшего и его семье. Четкое следование алгоритму: приказ → запись в ТК → проверка родства → расписка → запись в книге учета, позволит избежать юридических ошибок и поможет родственникам своевременно решить вопросы, связанные с наследством и социальными выплатами.