Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий факт работы гражданина и его стаж. От правильности заполнения этого документа напрямую зависит будущее сотрудника: ошибки в записях могут привести к уменьшению размера пенсии, отсрочке ее назначения, а также к проблемам при начислении больничных и пособий по беременности и родам. Именно поэтому кадровикам и работодателям необходимо знать, как правильно аннулировать неверные сведения.
Что означает формулировка «Запись считать не недействительной»?
В кадровом делопроизводстве фраза «Запись считать не недействительной» — это стандартная формулировка, которая используется для признания ранее внесенной ошибочной записи недействительной. В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, зачеркивать или замазывать неверные данные строго запрещено. Единственный законный способ исправить ошибку — признать ее недействительной.
Таким образом, если в документе допущена ошибка (например, неверно указана должность, дата увольнения или причина расторжения договора), рядом с этой записью делается новая, которая гласит: «Запись за номером таким-то считать не недействительной». После этого ниже вносится правильная, актуальная информация.
Чем грозят неисправленные ошибки?
Как подтверждают эксперты, в т.ч. заслуженный юрист России Иван Соловьев, любые неточности в трудовой книжке могут обернуться серьезными последствиями для работника:
- Потеря стажа: неучтенные годы работы из-за неверно внесенных или не исправленных записей.
- Занижение пенсии: размер пенсионных выплат напрямую зависит от подтвержденного стажа.
- Отсрочка назначения пенсии: Пенсионный фонд может потребовать дополнительные справки с архивов или бывших мест работы, что затянет процесс.
- Проблемы с пособиями: расчет больничных и декретных выплат также базируется на стаже.
Пошаговая инструкция: как признать запись недействительной
Исправление ошибок в бумажной трудовой книжке требует максимальной внимательности. Рассмотрим алгоритм действий:
- Обнаружение ошибки. Например, в компании обнаружили, что под очередным порядковым номером внесена ошибочная запись об увольнении сотрудника, который на самом деле продолжает работать.
- Внесение признания недействительности. В графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится следующий порядковый номер по порядку.
- Дата. В графе 2 указывается текущая дата внесения исправления.
- Формулировка. В графе 3 пишется: «Запись за номером [номер ошибочной записи] считать не недействительной».
- Внесение верных данных. В этой же графе 3 (с новой строки и новым порядковым номером) вносится правильная запись;
- Реквизиты приказа. В графе 4 указываются реквизиты документа, на основании которого вносится исправление (приказ работодателя).
Пример исправления
Предположим, запись № 15 об увольнении была внесена по ошибке. Исправление будет выглядеть так:
- Графа 1: 16
- Графа 2:
- Графа 3: Запись за номером 15 считать не недействительной. Принят в отдел продаж на должность менеджера.
- Графа 4: Приказ от № 45-к
Особые случаи и частые вопросы
Внесение записи на новой странице
Роструд разъяснял ситуацию, когда кадровик вносит запись на новой странице трудовой книжки, хотя после последней записи на предыдущей странице еще осталось свободное место. Это является нарушением Правил. В таком случае ошибочную запись на новой странице нужно признать недействительной, а правильную запись внести на старую страницу (если там есть место) или продолжить ведение строго по порядку.
Ошибки в наименовании организации
Если допущена опечатка в названии компании-работодателя (которое пишется в виде заголовка перед первой записью о приеме), то зачеркивать его нельзя. Под этим заголовком в графе 3 необходимо написать: «В наименовании организации допущена опечатка», а затем указать правильное название.
Исправления по решению суда
Если работник был незаконно уволен и восстановлен по решению суда, запись об увольнении признается недействительной на основании судебного постановления. В графе 4 при этом указываются реквизиты решения суда.
Внимательная проверка, залог безопасности
Внимательная проверка документов при приеме на работу и увольнении, а также своевременное исправление ошибок позволяют избежать потери стажа и устранить риск снижения социальных выплат. Работодатель несет ответственность за ведение трудовой книжки, поэтому халатность в этом вопросе недопустима.
Если вы обнаружили ошибку в своей трудовой книжке, не откладывайте визит в отдел кадров. Помните: своевременное признание записи не недействительной — это ваша гарантия того, что ваш трудовой стаж будет учтен в полном объеме.