Должность‚ указанная в трудовой книжке‚ имеет важное юридическое значение – она подтверждает профессиональную деятельность работника и служит основанием для начисления стажа‚ расчёта пособий и пенсии. В данной статье подробно рассмотрим‚ как правильно фиксировать должность секретарь в бумажной и электронной трудовой книжке‚ какие нюансы следует учитывать при приёме‚ переводе и увольнении‚ а также как это выглядит в системе СФР (Социальный фонд России).

Что такое запись о должности в трудовой книжке?

Запись о должности в трудовой книжке – это обязательный элемент сведений о работе‚ который содержит:

• дата приёма на работу;
• наименование организации (или её структурного подразделения);
• должность‚ которую занимает работник;
• вид трудовой деятельности (постоянная‚ временная‚ совместительство и т;д.).

Согласно ст. 66 ТК РФ‚ работодатель обязан в течение пяти рабочих дней с момента приёма сотрудника внести запись в трудовую книжку (или в электронный трудовой лист).

Особенности должности «секретарь»

Секретарь – это административная позиция‚ которая может выполнять широкий спектр функций: от приёма телефонных звонков и ведения переписки до организации делопроизводства‚ подготовки совещаний и взаимодействия с внешними партнёрами. В зависимости от уровня ответственности и структуры организации должность может называться:

• секретарь-референт;
• секретарь руководителя;
• главный секретарь;
• секретарь отдела (службы).

При внесении записи в трудовую книжку важно указать точное наименование должности‚ как оно указано в трудовом договоре и штатном расписании.

Как оформить запись при приёме на работу секретаря

Бумажная трудовая книжка

1. В графе «Дата» указывается день‚ месяц и год приёма.
2. В графе «Наименование организации‚ её структурного подразделения (если есть)» пишется полное название компании и‚ при необходимости‚ отдел или служба.
3. В графе «Должность‚ профессия‚ специальность» записывается точное название должности‚ например: секретарь руководителя.
4. В графе «Вид трудовой деятельности» отмечается постоянная работа (или временная‚ если контракт срочный).
5. Запись завершается подписью уполномоченного лица (кадровика‚ руководителя) и печатью организации.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России функционирует электронная трудовая книжка‚ представляющая собой лицевой счёт застрахованного лица в СФР. Запись о должности секретаря в ЭТК формируется автоматически после подачи работодателем сведений через систему «Сообщение о приёме на работу» (форма СЗВ‑ТД).

Основные шаги:

1. Работодатель направляет в СФР электронное сообщение о приёме (форма СЗВ‑ТД) с указанием:
• ИНН организации;
• СНИЛС сотрудника;
• дата приёма;
• наименование должности (секретарь);
• вид трудовой деятельности.
2. СФР проверяет корректность данных и отражает их в лицевом счёте сотрудника.
3. Сотрудник может выписку из ЭТК получить через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в МФЦ.

Важно: если работник ведёт одновременно бумажную и электронную трудовую книжку‚ записи должны быть идентичными.

Изменение должности секретаря

Перевод на другую должность (например‚ с секретаря-референта на главного секретаря) оформляется аналогично приёму:

• Издаётся приказ о переводе;
• В трудовой книжке делается запись о переводе (в графе «Дата» – дата перевода‚ в графе «Должность» – новая должность);
• В ЭТК подаётся форма СЗВ‑ТД с видом сведений «Перевод» и указанием новой должности.

При увольнении секретаря запись делается в графе «Дата» – день увольнения‚ в графе «Должность» – последняя занимаемая должность‚ а в графе «Вид трудовой деятельности» – «уволен».

Примеры записей в трудовой книжке секретаря

Пример 1. Приём на работу (бумажная ТК)

 ООО «Альфа‑Консалтинг»‚ отдел административного обеспечения секретарь руководителя постоянная работа

Подпись: _____________________ Печать организации

Пример 2. Перевод на другую должность (ЭТК)

Сообщение СЗВ‑ТД (вид сведений – «Перевод»):

• Дата события:
• Новая должность: главный секретарь
• Вид трудовой деятельности: постоянная работа

Пример 3. Увольнение (бумажная ТК)

 ООО «Альфа‑Консалтинг»‚ отдел административного обеспечения главный секретарь уволен по собственному желанию

Подпись: _____________________ Печать организации

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли в трудовой книжке указать только «секретарь» без уточнения?

Да‚ если в штатном расписании и трудовом договоре должность называется именно так. Однако для большей точности рекомендуется добавить уточнение (секретарь руководителя‚ секретарь отдела и т.д.).

Нужно ли вносить запись о совмещении должностей (например‚ секретарь + офис‑менеджер)?

Совмещение не отражается в трудовой книжке как отдельная должность. Вносится запись о основной работе; факт совмещения фиксируется в трудовом договоре и внутренних документах.

Как отразить перевод секретаря на удалённую работу?

Перевод на удалённый формат не меняет должность. В трудовой книжке делается запись о переводе (если меняется подразделение или условия труда)‚ а в графе «Вид трудовой деятельности» можно добавить примечание «удаленная работа» (необязательно‚ но допустимо).

Что делать‚ если в ЭТК появилась ошибка в названии должности?

Работодатель должен подать уточняющее сообщение СЗВ‑ТД с видом сведений «Исправление» и указать правильное наименование должности. После обработки СФР исправит запись в лицевом счёте.

Правильное оформление должности секретарь в трудовой книжке – это не просто формальность‚ а важный элемент правовой защиты работника и соблюдения требований трудового законодательства. Независимо от того‚ ведётся ли учёт в бумажном виде или в электронной трудовой книжке СФР‚ необходимо:

• указывать точное наименование должности‚ как в трудовом договоре;
• своевременно вносить записи о приёме‚ переводе и увольнении;
• обеспечивать идентичность данных в бумажной и электронной формах;
• при возникновении ошибок оперативно подавать уточняющие сведения в СФР.

Соблюдение этих правил гарантирует корректный учёт трудового стажа‚ своевременное начисление социальных выплат и прозрачность трудовых отношений для обеих сторон.

Статья подготовлена 22 мая 2026 года с учётом актуального законодательства и практики работы с электронной трудовой книжкой.