Трудовые книжки (ТК) — ключевые кадровые документы‚ фиксирующие трудовую историю работника. Их правильное отражение в номенклатуре дел организации — обязательное условие для соблюдения требований архивного законодательства и обеспечения защиты прав сотрудников. В статье рассмотрим‚ как правильно формировать‚ учитывать и хранить эти документы.

Нормативная база и общие принципы

Основными документами‚ регулирующими данный вопрос‚ являются:

• Перечень типовых управленческих архивных документов‚ образующихся в процессе деятельности государственных органов‚ органов местного самоуправления и организаций‚ с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России).
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66‚ 67‚ 85).
• Правила ведения и хранения трудовых книжек.

Главный принцип: трудовые книжки работающих и уволенных сотрудников в номенклатуре обычно не являются самостоятельным делом. Они включаются в состав более крупных кадровых дел‚ чаще всего — в личные дела (ЛД) сотрудников или формируются как общее дело по учету движения ТК.

Как включать трудовые книжки в номенклатуру?

Вариант 1: Включение в личные дела (наиболее распространенный)

Трудовые книжки (как бумажные‚ так и сведения из электронных) вместе с другими документами‚ образующими личное дело (заявление‚ копия паспорта‚ диплом‚ приказы о приеме/увольнении и др.)‚ формируют одно дело. В номенклатуре это отражается одним заголовком.

Пример заголовка в номенклатуре:
«Личные дела работников (с приложением трудовых книжек)» или «Дела по личному составу (вкл. трудовые книжки)».

Обоснование: учет личных дел ведется по единому журналу (книге)‚ и ТК являются их неотъемлемой частью.

Вариант 2: Отдельное дело по учету движения трудовых книжек

Организация может вести отдельное «Дело по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них». В это дело включаются:

• Журнал (книга) учета выдачи и приема ТК.
• Копии приказов о выдаче ТК при приеме на работу.
• Копии приказов о передаче ТК при увольнении (если ТК не хранится в личном деле).
• Вкладыши (оформляемые при поступлении сведений из СЗВ-ТД или при восстановлении записей).

Важно: сами бумажные трудовые книжки физически в это дело не подшиваются. Они либо хранятся в личных делах‚ либо в сейфе/архиве отдельно‚ но их движение фиксируется в этом учетном деле.

Сроки хранения в номенклатуре

Сроки хранения зависят от того‚ в составе какого дела находятся документы:

1. Если ТК входят в состав личного дела:
   • Срок хранения личного дела в организации — 75 лет (для документов‚ образующихся после г.).
   • По истечении этого срока дела с ТК передаются на государственное хранение в архив (если не подлежат уничтожению по акту).
2. Если ведется отдельное дело по учету движения ТК:
   • Само дело (журналы‚ приказы об учете) — 10 лет (как документ по кадровому учету).
   • Но! Срок хранения самих бумажных трудовых книжек уволенных работников — 75 лет (они передаются в архив отдельно от дел).
3. Особый случай: «Дело Трудовые книжки работников» с отметкой «до востребования»

   В некоторых старых номенклатурах встречается «Трудовые книжки работников» со сроком «до востребования». Это некорректно с точки зрения современных норм. ТК — не документы оперативного управления‚ а документы строгой отчетности с длительным сроком хранения. Их необходимо включать в ЛД или учитывать отдельно‚ как указано выше.

Особенности учета электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 1 января 2026 года завершается переходный период‚ и сведения о трудовой деятельности в обязательном порядке будут вноситься работодателем в электронную трудовую книжку (форма СЗВ-ТД).

• Бумажная ТК выдается работнику по его заявлению‚ но основные сведения формируются в электронном виде.
• В номенклатуре дел для документов по ЭТК следует завести отдельный ‚ например: «Сведения о трудовой деятельности (форма СЗВ-ТД). Документы по ведению электронных трудовых книжек».
• К этому делу относятся: электронные копии forms СЗВ-ТД‚ журналы регистрации‚ служебные записки о корректировке данных.
• Срок хранения таких дел — 75 лет (как и для бумажных аналогов)‚ так как они являются основным источником информации о стаже.
• Важно: даже при наличии ЭТК‚ если у работника есть бумажная ТК с ранее внесенными записями‚ она подлежит хранению вместе с его личным делом в течение 75 лет.

Практические шаги по оформлению в номенклатуре

1. Определите систему учета. Решите‚ будете ли вы включать ТК в личные дела или вести отдельное дело по их движению. Рекомендуеться первый вариант как более унифицированный.
2. Сформулируйте . должен точно отражать содержание. Примеры:
   • «Личные дела работников (с приложением трудовых книжек и книжек учета рабочего времени)».
   • «Дела по личному составу (трудовые договоры‚ трудовые книжки‚ приказы)».
3. Укажите срок хранения. Для дел‚ содержащих ТК‚ срок — 75 лет.
4. Заполните графу «Количество дел». Обычно это количество формируемых дел (например‚ «по одному делу на каждого работника» или «1 дело на год по учету движения ТК»).
5. Включите в сводную номенклатуру дел организации‚ утвердите ее приказом руководителя.
6. Ведите журнал (книгу) учета движения дел по этой номенклатуре. При приеме/выдаче ТК (если они в ЛД) или при изменении данных в ЭТК делайте соответствующие отметки.

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка: Выделение ТК в отдельное дело со сроком «до востребования».
  Решение: Всегда присваивать ТК срок хранения 75 лет‚ включая их в ЛД или в дело по ЭТК.
• Ошибка: Разное оформление бумажных и электронных ТК в номенклатуре.
  Решение: Для электронных сведений (СЗВ-ТД) завести отдельный ‚ но с тем же сроком хранения (75 лет).
• Ошибка: Неучет вкладышей в ТК.
  Решение: Вкладыши (в т.ч. на основании СЗВ-ТД) являются частью документа «Трудовая книжка» и хранятся в том же деле‚ что и сама книжка (в ЛД или в деле по учету).
• Ошибка: Отсутствие журнала учета движения ТК.
  Решение: Вести журнал (бумажный или электронный) для фиксации: номер ТК‚ ФИО сотрудника‚ дата выдачи/приема‚ подпись получателя/сдавшего.

Правильное отражение трудовых книжек в номенклатуре дел — это не бюрократия‚ а забота о юридической безопасности как организации‚ так и ее сотрудников. Ключевые выводы:

1. Трудовые книжки (бумажные и электронные) включаются в состав личных дел или учитываются в отдельном деле по движению.
2. Срок хранения для документов‚ содержащих сведения о трудовой деятельности‚ — 75 лет.
3. Заголовки в номенклатуре должны быть точными и однозначными‚ исключающими двусмысленность.
4. Обязателен журнал учета движения трудовых книжек.
5. С 2026 года основной акцент делается на электронный учет (форма СЗВ-ТД)‚ но бумажные книжки‚ выданные ранее‚ сохраняют силу и подлежат такому же длительному хранению.

Соблюдение этих правил обеспечит порядок в кадровом делопроизводстве и беспрепятственное прохождение проверок‚ в т.ч. со стороны архивов и трудовой инспекции.